우리 모두는 이메일을 사용하지만 얼마나 많은 사람들이 실제로 이메일을 잘 처리하는 방법을 알고 있습니까? 이메일 주소 지정의 윤리 및 올바른 방법을 아는 것은 수신자를 잘못 처리하면 자격이 박탈되거나 무능한 것처럼 보일 수있는 공식 비즈니스와 관련하여 중요합니다.
우리는 먼저 이메일에서 알 수없는 수신자를 올바르게 처리하는 방법을 탐구하기 전에 이메일 커뮤니케이션과 관련된 윤리를 살펴볼 것입니다. 전자 우편 에티켓의 기초를 너가 충분하게 우측 연설 체재를 평가할것을 도울 것이다 있음것은.
목차
전문 이메일에서 고려해야 할 윤리
전문 이메일의 경우 일반 이메일을 작성하는 것보다 훨씬 더 형식적이어야합니다. 너가 발송하는 전자 우편의 유형을 통제하는 규칙은 전자 우편 에티켓 부른다. 그것은 당신이 관계없는 관련없는 정보 이메일을 보내는 것을 방지하는 데 도움이됩니다. 즉,적절하게 의사 소통하는 방법을 가르쳐줍니다.
아래의 간단한 규칙을 사용하면 전문적인 이메일에서 해야 할 일과하지 말아야 할 일을 알 수 있습니다.
1. 전문적인 이메일 주소를 사용하십시오.
고용 활동에 자신의 개인 이메일 주소를 사용하는 경우 이메일이 귀하의 전체 이름을 전달하는지 확인하십시오[email protected]
직업적인 사용을 위해 더 적합합니다. 닉네임,핸들,모호한 참조 또는 다음과 같은 이니셜을 사용하는 것과 달리 [email protected] 또는 [email protected].
회사에서 일하는 경우 회사의 이메일 주소를 사용해야 합니다. 그것은 좋은 두 개의 별도 이메일 주소,개인적인 사용에 대 한 하나 및 비즈니스 또는 작업 목적을 위해 다른. 그것은 당신이 비즈니스 서신에서 관련이없는 개인 이메일 메시지를 유지 할 수 있습니다.
전문적인 사용을 위해,그들은 가장 인기가 있기 때문에 이메일 계정이 지메일,야후 또는 핫메일에 서명되어 있는지 확인하십시오.
2. 적절한 이메일 인사말 선택
특히 이메일에서 오랜 친구를 따라 잡는 것처럼 구어체 스타일의 인사를 피하십시오. 여기에는 전문적인 이메일 설정에서’이봐”수액’또는’요’와 같은 비공식적 인 인사가 포함됩니다. 그들은 너무 편안하고 부적절합니다. 또한,받는 사람에 대 한 나쁜 인상을 할 것 이다.
조금 가볍게 가고 싶다면 수신자에게 연락 할 때’안녕하세요’또는’안녕하세요’를 사용할 수 있습니다. 그냥 안녕하세요 또는 안녕하세요 등보다 인사말을 이메일로 더있다. 너가 기사로 더 읽기 때문에,우리는 너가 사용해야 하는 전자 우편 인사말을 연설할텐데.
3. 전문적인 톤을 유지
이 이메일에 올 때,당신이 인식되는 방법을 알고 어렵다. 당신은 개인적 수 있지만 여전히 전문 남아 있습니다. 특히 이메일에서 문화적 차이로 인해 단어가 잘못 해석되거나 잘못 전달 될 수있는 상황을 피할 필요가 있습니다.
또한 메시지를 진지하게 받아들이려면 유머를 피하십시오. 귀하의 메시지는 오른쪽 톤 또는 얼굴 표정없이 손실 될 수 있습니다. 때때로,말 하 고 재미로 인식 하는 단어는 다른 때 작성. 또한 특히 그들이 당신을 짜증나거나 걱정하거나 불안하게 보이기 때문에 그렇지 않은 경우 부정적인 문구 나 극단적 인 단어를 사용하지 마십시오.
4. 잘 정의되고 짧은 제목 줄 사용
명확한 설명 제목 줄을 사용하는 것이 좋습니다. 그것은 다른 사람에게서 너의 전자 우편을 분화할 것이다. 그리고 그것은 또한 그들이 당신의 메시지를 읽기 전에 당신의 전자 우편이 대략 인 무슨을에 당신의 수령인 정보를 준다.
최대 6 개의 단어가 있어야 하며 매우 짧아야 합니다. 너의 지배를 받는 선은 정밀도에 쓰고 유머에서 해방해야 한다.
제목 줄은 대담하게 작성해야합니다. 이 받는 사람이 받은 편지함을 범람 하는 이메일을 많이 하는 경우에 특히 쉽게 식별에 도움이 됩니다. 너는 지배를 받는 선이 있지 않으나 너는 있는다 그러나 너의 수령인에게 너의 전자 우편의 내용의 아이디어를 주지 않으면,너의 전자 우편이 읽지 않을 고 높은 기회 있는다.
5. 단락 길이를 확인하십시오.
이메일 길이는 특히 문자 수가 없을 때 매우 어려울 수 있습니다. 같은 6~10 단락 긴 단락을 피하십시오. 5 개의 절의 최대 너의 전자 우편 메시지 이어야 한다. 각 단락에 4 개의 문장이 있습니다.
이메일에 메시지의 목적이 명확하게 명시되어 있는지 확인하십시오. 너의 지배를 받는 선이 너의 독자에게 힌트를 주기 때문에,전자 우편의 목적 몸은 단 정의하,정확한 설명을 줄텐데.
할 말이 많으면 다른 채널을 통해 전달하십시오. 전자 메일 메시지는 휴대 전화가 죽을 때까지 몇 시간 동안 이야기 할 수있는 전화 채팅이 아닙니다.
너무 길면 수신자를 끕니다. 유익하고 감정적 인 것을 피하십시오.
6. 구두점을 신중하게 선택하십시오.
이메일에서 사용하는 문장 부호를 염두에 두십시오. 모든 문장은 적절한 터미널 문장 부호가 있어야합니다;그것은 물음표(?),마침표(.),쉼표(,),느낌표(!),또는 세미콜론(;).
물음표를 사용하는 것처럼 느낌표를 아껴서 사용하십시오. 느낌표는 전문가가 아닌 것으로 간주됩니다. 그래서 당신이 그들을 사용하지 않는 것이 가장 좋습니다.
세미콜론(;)을 사용 하 여 두 문장 관련 및 쉼표(,)를 연결 하 여 독립적인 절을 연결 합니다.
물음표(?)의문 문장의 끝과 모든 문장의 끝에 마침표에 사용됩니다.
예:인사 부서와 통화 했습니까? 그들이 조건에 협상하게 기꺼이 하면,그들의 수당안에 증가 있을텐데.
7. 당신이 전자 우편을 보내기 전에 당신의 메시지를 교정하십시오.
보내기 버튼을 누르기 전에 맞춤법 오류,주제-동사 일치 및 기타 문법 오류를 확인하십시오.
문장 케이스를 확인하십시오. 구경의 표준 글꼴 크기(12)와 글꼴 유형을 사용하여,타임즈 새로운 로마 또는 굴림. 메시지를 읽을 수 있을 전에 유리를 요구하는 자기의 눈을 낙상할텐데 색깔에 괴팍한 다색 글꼴을 기피하십시요.
항상 검은 색 표준 색상을 사용하고 굵게 또는 기울임 꼴을 자주 사용하지 마십시오. 너의 독자가 명확하게 위에 붙잡을 고 과오를 기피하십시요. 이모티콘,약어를 사용하거나 이메일에’내 휴대 전화에서 보낸’경고를 추가하지 마십시오. 그것은 매우 전문가가 아니며 당신에 대한 나쁜 인식을 제공합니다.
마지막으로’보내기’버튼을 누르기 전에 올바른 수신자 이름과 이메일 주소를 입력 한 경우 서명 블록이 있는지 확인하십시오.
알 수 없는 사람에게 보내는 이메일 주소 지정 방법
받는 사람의 이름이나 성별을 알고 있는지 여부에 관계없이 어떤 인사가 적절한지 아는 것이 중요합니다. 그것은 수령인이 또는 아닙니다 당신의 전자 우편을 읽는 것을 계속하는 경우에 결정할 것이다. 기사의 이 단면도안에,우리는 대략 그런 상황을 가고 너가 의향하지 않은 것을,불명한 사람에게 보내기의 경우를 기피하는 제일 방법을 확인할텐데.
알 수 없는 사람에게 이메일을 보낼 때 고려해야 할 몇 가지 팁이 있습니다.
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이름으로 받는 사람 주소 전문적인 이메일을 작성할 때 사용할 수 있는 가장 좋은 인사말은 받는 사람을 자신의 이름으로 보내는 것입니다. 당신이 그 사람의 성별을 모르는 경우,당신은 시도하고 당신이 회사에서 이메일을 보내는 사람의 세부 사항을 찾을 수 있습니다.
예를 들어’친애하는’또는’친애하는’을 사용할 수는 있지만 여러 이메일 교환 후에는 사용할 수 없습니다. 또한,그것은 조금 구식 덜 형식적인. 그런 까닭에,너의 수령인을 연설하는 공손하고 근대화한 방법은,’친애하는의 이름’또는’친애하는의 성 이어야 한다.’
즉,’친애하는 부인 캐서린’또는’친애하는 미스터 존스. 이 방법,당신은 구식 톤보다 더 공식적인 소리.
이메일 교환의 경우 이전 이메일에서 사용한 이름을 주소 지정하여 응답할 수 있습니다.
2. 알 수없는 성별
이것은 공식적인 이메일을 작성할 때 가장 어려운 부분입니다. 받는 사람의 이름을 얻을 수 없는 경우 사용할 수 있습니다’친애 하는 선생님/부인’이후 덜 개인적이 고 예의. 그것은 아프리카 맥락에서 자주 사용되었습니다. 그것은 중립,그래서 당신이받는 사람의 성별을 모르는 경우에도 사용할 수 있습니다.
하지만 수신자의 성별을 알고 있는 경우’디어마담’또는 디어시르’를 사용할 수 있습니다. 그것은 또한 전문적인 이메일과 공식적인 편지 모두에 관해서 사용할 수있는 최고의 옵션 중 하나입니다.
3. 직함 사용
받는 사람의 직함을 알고 있을 때 적용됩니다. 받는 사람 위치와 일치 하는 직책을 사용 해야 합니다. 예를 들어,’친애 하는 인적 자원 관리자’또는’인사 관리자’. 이것은 당신이 그들이 보유하고있는 위치를 잘 알고 있으며,이 작업 응용 프로그램의 경우 당신에게 여분의 신용을 제공받는 사람을 알려줍니다.
받는 사람의 직함을 모르는 경우에도 회사 이름을 사용할 수 있습니다. 명확한 예는’친애하는 회사.”이 이메일은 회사를 위해 의도 된 것을 보여줍니다. 이것은 당신이받는 사람의 회사에 대해 알고있는 메시지를 묘사하고이 또한 작업 응용 프로그램의 경우 특히 당신에게 점수를 제공합니다.
4. 일반 이메일 주소
일반 이메일 주소로 이메일을 보내는 경우’관련 이메일 주소’를 사용할 수 있습니다. 그것은 수동적이고 약간 공격적인 소리;이 사용 된 상황에 따라. 어떤 경우에,수령인은 그들을 염려하지 않으며 독서를 중단하지 않는다는 것을 믿을지도 모르다.
그것은 매우 냉정하기 때문에 작업 응용 프로그램에 대한 커버 레터를 작성할 때 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 그것이 사무실 전자 우편을 위해 예정되는 경우에 당신은 음색을 연화하기 위하여 문장에서’감사한다 당신을 위해’추가하고 싶을지도 모르다.
5. 덜 공식적인 인사말 사용
어떤 상황에서도’안녕하세요’,’인사말’또는’안녕하세요’또는’안녕하세요’를 사용하면 알 수없는 사람에게 이메일을 보내는 데 가장 적합한 옵션이 아닙니다. 당신이받는 사람을 알고 있고 비공식적 인 콘텐츠에 대한 경우 당신은 그들을 사용할 수 있습니다.
덜 형식적이거나 엄격하게 유지하려면’안녕하세요 이름’또는 안녕하세요 이름으로 가야합니다.’즉,’헬롬잠즈’또는’히르슬로라’입니다.’이들은 당신의 전자 우편 메시지를 시작하는 간단하고 가벼운 방법 이다. 받는 사람이 여자이고 그녀가 사용하는 제목을 알고하기 위해 결혼하는 경우 당신이 확실하지 않은 경우,그것은 최고의 당신은’리를 사용,이 모두 결혼과 미혼 여성을 포함.
결론
전문적인 인사말을 사용하는 것은 이메일에서 받는 사람이 가장 먼저 보는 것이기 때문에 매우 중요합니다. 이것은 당신이 당신의 전자 우편을 아름답게 시작하고 무섭게 끝내야 한ㄴ다는 것을 의미하지 않는다,당신의 수령인 입에 있는 신 맛을 남겨두기. 너의 수령인이 읽는 마지막 것 이기 때문에 우측 전자 우편 결산 선 및 사인 오프를 사용하여 우측 느낌을 남겨둔다.
당신은’감사합니다’,’시간 내 주셔서 감사합니다’,’당신과 함께 일하기를 기대합니다’,’멋진 하루 되세요’또는’다음 대화를 기대합니다’로 끝낼 수 있습니다. 그리고’진심으로’,’안부 또는 친절한 안부’,’충실하게’,’정중하게’또는’진심으로 서명 한 다음 서명 블록과 성명과 같은 좋은 사인 오프가 있습니다.
이러한 닫는 줄과 사인 오프를 사용하면 인사말 및 전자 메일 메시지가 보완됩니다. 그리고 그것은 빠르고 긍정적 인 반응에 영향을 미칠 가능성이 높습니다.
이메일 에티켓에 대한 팁은 무엇이며 알 수없는 청중에게 이메일을 보내는 방법은 무엇입니까?
다섯 가지 주요 테이크 아웃;
- 너의 지배를 받는 선을 총명하게 선택하십시요. 그것은 짧고 간결해야합니다.
- 전문 인사말,닫는 줄 및 사인 오프를 사용하십시오.
- 메시지를 통해 친절하고 형식적이며 풍자를 피하십시오.
- 문법,구두점 및 철자를 확인하십시오.
- 자주 확인하고 신속하게 이메일에 회신.