이사회의 효율성을 개선하기 위해 한 가지 확실한 방법은 더 나은 분을하는 것입니다. 무엇이 좋은 분을 만드는가? 우리는 좋은 분은 짧은 것을 이사 듣고,스캔하고 다시 참조하기 쉬운.
명확하고 간결한 회의 메모를 작성하는 것은 규정 준수 목적 및 이사회 구성원의 향후 참조를 위해 매우 중요합니다. 어쨌든 이사회 회의록은 다만 회의를 요약하지 않는다-또한 그 결과로 취할 것이다 활동의 이해를 출석자를 제공하는 쓴 기록 이다.
그러나 회의록 수취인 역할을 처음 접하거나 회의록의 효율성을 향상시키고 싶다면 어디서부터 시작해야할지 알기가 어려울 수 있습니다. 포함 우리의 완전한 가이드와 함께 명확하고 간결하고 가치있는 회의록을 생성하는 방법에 대해 알아 봅니다:
- 10 이사회 회의에서 분을하는 방법에 대한 간단한 단계
- 이사회 분 회의 템플릿
- 샘플 이사회 분
- 보다 효과적인 이사회 분을위한 6 실용적인 팁
10 이사회에서 회의록을 작성하는 방법에 대한 간단한 단계
역할 이해&이사회의 정책
시작하기 전에 회의록 작성자로서의 역할에 대한 기대치를 명확히 이해해야 합니다. 로버트 순서와 너의 널 명확한 방침의 규칙을 검토하고십시요,그때 너가 너의 널 의자 또는 매니저에 관하여 불확실하다 고 아무거나를 명백하게 하십시요.
미리 의사록 템플릿 준비
미리 템플릿을 준비하면 이사회 회의 중에 의사록을 작성하는 동안 조직 상태를 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그것은 회의 노트를 훨씬 쉽게 만들 수 있습니다 및 섹션 및 정보를 완료 해야 합니다 알고 시간을 절약 하는 데 도움이 됩니다. 일관 된 형식을 사용 하 여 또한 모든 회의 친숙 한 분에 대 한 동일한 효과적인 서식 파일을 따라 서 수 있습니다.
템플릿을 준비하려면 가능한 경우 이사회 의제를 구하십시오. 그런 다음,당신이 가지고있는 정보와 함께 다음 섹션을 구축하기 시작합니다:
- 정기 또는 특별 회의 유형
- 회의 날짜,시간 및 장소
- 이사회 의장 및 총무 이름
- 발표자 및 참석자를 포함한 예상 참석자 이름
- 이전 이사회 회의록 및 결과 개요
- 모든 의제
- 계획된 휴회 시간
- 계획된 임원/카메라 세션
의제에 포함된 보고서 또는 유인물과 같은 보충 자료가 있는 경우 해당 섹션에 기록하십시오.
시작할 템플릿이 필요하십니까? 여기에 아프리오 이사회 회의 분 템플릿을 다운로드합니다.
이사회 회의에 필요한 자료를 가져와
일부 이사회 비서는 회의록을 위해 노트북을 사용하는 것을 선호하고 다른 사람들은 구식 펜과 종이를 선호합니다. 당신의 특혜가,당신이 노트북,전원,펜,등등을 포함하여 당신이 필요로 할 필요성을,포장하고 준비한ㄴ다는 것을 확인하십시오 무엇이건. 또한 첫 번째 옵션이 실패 할 경우 몇 분 동안 백업 방법을 사용할 수 있도록 할 수 있습니다.
이사회 회의록 수록 방법–이사회 회의 중
주 이사회 출석
이사회의 선호도에 따라 이사회가 시작되기 직전 또는 시작 시점에 참석한다. 출석을 가지고 가기를 위해 몇몇 일반적인 방법은 너의 이사회 회의록 템플렛에 이름떨어져 교차하나 로그인 장을 회람하는 포함한다.
늦게 도착하는 모든 이사를주의해야합니다. 각 모션에 대해 누가 존재했는지,그리고 존재하지 않았는지에 대한 정확한 카운트를 갖는 것이 중요합니다.
이사회 회의 진행 시 템플릿 작성
이사회 회의 진행 시 이사회 회의록 템플릿을 작성합니다. 당신은 각 분에 해당하는 의제 항목의 수를 적어 메모를 구성 할 수 있습니다. 이렇게 하면 회의 후 최종 회의록 문서를 보다 쉽게 준비할 수 있습니다.
결정이 필요한 각 의제 항목에 대해 다음을 유의하십시오.:
- 취해진 조치와 그 시점
- 취해진 동의의 정확한 표현,결과 및 동의를 한 사람
- 각 동의에 대해 투표,반대 또는 기권한 이사
- 이해상충의 처리방법
이해상충의 처리방법
이해상충의 처리방법
이해상충의 처리방법이해상충의 처리방법이해상충의 처리방법이해상충의 처리방법
템플릿이 당신의 분을 안내하게하고,글을 쓸 때,가능한 한 객관적이고 명확하면서 중요한 점에 집중하려고 노력하십시오. 논의를 그대로 기록하기 보다는 주제와 결과에 집중하는 것이 도움이 됩니다. 이 옵션에 대한 논의가 계속되었다”쓰기 완벽하게 허용 것을 알고있다.”당신이 무엇이든에 정화를 필요로 하는 경우에,요구하게 확실하십시오.
회의가 연기된 시간을 기록하십시오
회의가 끝나면 반드시 휴회 시간을 기록하십시오. 다음 모임의 날짜와 시간이 결정된 경우,그 점에 유의하십시오.
모든 보고서의 사본 얻기
회의 중에 새 보고서가 제시되었거나 보고서가 누락된 경우,회의가 끝나기 전에 사본을 받도록 보고서를 제출한 담당자에게 문의하십시오.
아프리오 이사회 포털 소프트웨어에 대해 자세히 알아보기
이사회 회의 후
이사회 회의록 수록 방법
회의가 끝난 후,세부 사항이 여전히 마음에 새겨질 때 가능한 한 빨리 이사회 회의록의”좋은”사본을 작성해 보십시오.. 주의 깊게 녹음 한 분을 검토 할 시간을 가지고,필요한 경우,명확성을 위해 추가 메모를 추가 할 수 있습니다. 이사회가 취한 각 조치에는 결정에 대한 간략한 설명과 근거가 포함되어 있는지 확인하고,확실하지 않은 경우 이사회 의장에게 문의하십시오.
조직 및 이사 책임을 강화하는 것이 중요합니다. 회의록의 맨 아래에,이사회 의장이 그(것)들에게 책임을 질 수 있다 그래야 지도력 팀 및 지도자에 의해 한 활동에 투입의 주를 만드십시오.
마지막으로,추가 문서나 보고서를 부록으로 첨부하거나,적어도 어디서 찾을 수 있는지 설명해야 한다.
회의록 배포
일부 이사회는 이메일 또는 하드 카피를 통해 최종 이사회 회의록을 배포하기로 선택합니다. 그러나 보드 포털 소프트웨어를 사용하는 것이 가장 안전합니다. 보드 포털은 또한 안전하게 분 내에서 보충 문서에 링크 할 수 있도록하고 필요한 경우 이사회 구성원이 직접 토론을 위해 자신의 의견을 추가 할 수 있습니다.
향후 참조를 위한 저장 시간(분)
이사회 회의 시간은 항상 안전한 곳에 보관하고 향후 참조를 위해 액세스할 수 있어야 합니다. 많은 보드 온라인,그들의 회의록을 저장 하지만 그냥 선택 하는 방법은 안전,암호로 보호,및 이사회 구성원만 사용할 수 있는지 선택 합니다. 많은 보드 포털 소프트웨어 옵션을 사용하면 그렇게 할 수 있습니다.
또한,이사회의 향후 참조 및 회의에 참석할 수없는 이사회에 대한 최종 의사록과 함께 추가 문서를 저장해야합니다.
이사회 회의록 템플릿
이러한 필수 사항이 회의록 템플릿에 포함되어 있는지 확인:
- 날짜,시간,위치
- 이사회 유형—정기,특별 또는 연례
- 이사회 의장,이사회 구성원,비서 및 기타 손님의 출석
- 정족수 요구 사항이 충족되는 경우
- 이전 회의록 승인
- 발표자의 이름과 직함을 포함한 보고서 및 발표
- 작업 단계 필요
- 배포된 프레젠테이션 또는 문서의 첨부
- 휴회 시간소인,다음 회의 날짜 및 시간,다음 회의 날짜 및 시간,다음 회의 날짜 및 시간,다음 회의 날짜 및 시간,다음 회의 날짜 및 시간,다음 회의 날짜 및 시간,다음 회의 날짜 및 시간,다음 회의 날짜 및 시간,다음 회의 날짜 및 대통령
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샘플 이사회 회의록
(주)레이너
이사회 회의록:2021 년 6 월
태평양 표준시 오후 1 시,줌으로,밴쿠버,기원전
이사회 참석자:
현재:캐롤 데보,라이언 산토스,니콜라스 파울리노,키스 루이스,다이앤 윌슨,매튜 로웰,딘 스티븐스,태미 버크
후회:카라 존슨
손님:간부. 이사 쉴라 스완슨,찰스 스톨 워스,컨설팅 회계사
정족수 현재? 예
주문 전화
- 1:00 스완슨은 마케팅 활동,영업,신규 채용 및 제품 개발에 대한 업데이트를 포함하여 회사의 다양한 목표에 대한 요약을 이사회에 제출했다. 이사들은 몇 가지 질문을했고,그들의 만족에 대한 답변이 있었고 토론이 계속되었습니다.
의장이 제공한 재무위원회 보고서,캐롤 데보
- 데보는 찰스 스톨워스를 소개했으며,그는 조직의 회계 절차를 검토하고 향후 연례 재무 감사를 준비하기 위해 만족스러운 것으로 나타났습니다. 스톨워스는 감사인이 감사 재무 보고서와 함께 관리 서신을 제공하는지 확인하는 것이 좋습니다.
- 다음 분기 재무 보고서는 다음 달 이사회 회의에 공유 할 준비가 될 것입니다.
미완성 사업
- 2021 년 5 월 14 일부터 개정 및 승인
신규 사업
- 데보는 최근 칼라 포터 새 비서를 고용했다고 발표했다.
- 루이스는 다이앤 윌슨이 개인적인 이유로 이사회에서 사임하는 것을 확인,금융위원회에 격차를 떠나. 또한 루이스는 검색위원회가 검색 컨설턴트로부터 매주 업데이트를 받고 있으며 이사회의 질의를 환영한다고 이사회에 조언했다.
미래 행동 단계
다음 회의를 앞두고 2021 년 7 월 15 일까지 다음 분기 재무 준비를 담당합니다.
마감
- 회의가 오후 2:30 에 연기됨
- 다음 회의 날짜:2021 년 7 월 26 일 오후 2:00
의사록 제출:태미 버크
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회장의 서명
이제 당신은 기본 사항을 가지고 이사회 회의록의 예를 보았으므로,여기에 메모를보다 효과적으로 작성하기위한 6 가지 추가 팁이 있습니다.
아프리오 이사회 포털 소프트웨어에 대해 자세히 알아보기
6 보다 효과적인 이사회 회의록을 위한 실용적인 팁
준비는 모든 것입니다.
당신이 메모 할 특정 이사회 회의에 대비하십시오. 이 요약 하 고 작업을 훨씬 쉽게 관련 될 것입니다 알고 안내할 것입니다.. 다가오는 예정표아울러 이전 이사회 회의록을 검토하는 충분한 시간을 주십시요. 곧 회의 목적을 알고 해야-그것은 정기 또는 특별 한 회의 참석,논의 될 것 이다 무엇 및 검토 또는 유통 될 모든 문서 예상.
간결하고 정확한 목표.
좋은 분은 일어난 일과 합의 된 것을 요약 한 것이지 말한 모든 것에 대한 기록이 아닙니다. 그래서,긴 설명을 생략하고 분에게 사실과 행동의 짧고 간결 요약을 유지. 예를 들어,”우리는 임명,에,에,에”.
형용사,부사,감정 또는 다채로운 언어의 부족을 주목하십시오. 약어 및 전문 용어를 피하십시오-모든 이사는 업계 용어,법률 용어 및 내부자에 익숙하지 않을 수 있습니다. 그것은 노트 작성에 새로운 사람들을 위해 연습과 근면 한 편집을합니다. 에 대 한 두 번 확인 해야 합니다:
- 해석 하기 쉬운 간단한 언어의 사용
- 적절 한 문법 및 구두점
- 올바른 맞춤법
객관적인 음성을 사용 합니다.
회의록은 짧고 사실에 기반하며 편견이 없어야합니다. 당신의 분은 객관적 있는지 확인하려면 다음 지침을 따르십시오:
- 어조 중립 유지하면서 엄격하게 사실과 의사 결정을보고 스틱.
- 비판,개인적인 논쟁 또는 불일치,정치를 기록하지 마십시오.
- 유휴 채팅,농담,현재 이벤트 요약 또는 개인 일화를 몇 분 안에 남겨 둡니다. 채팅은 보드 참여를 개선하는 데 도움이 될 수 있지만,그들은 지배 구조에 가치를 보유하지 않는 경우,문서화하지 않습니다.
- 과도한 책임을 야기하는 모든 것을 제거하십시오.
이사회의 책임을 유지.
이사회 회의록은 행동 및 결의안에 대한 기록으로 사용된다. 분 복용에 대 한 가장 중요 한 작업 중 하나는 명확 하 게 어떤 과제,대표단,및 마감 이사회 구성원 책임을 회의 밖으로 왔다.
특별히 해상도를 포맷하거나 굵은 글씨 또는 밑줄이 있는 테이블에서 작업을 수행하는 것이 유용할 수 있습니다. 각 결의안은 나머지 분부터 설명이나 문맥없이 쉽게 이해할 수 있어야합니다. 그것을 단계 더 가지고 가고 쉬운 회고를 위해 문서의 끝에 회의 결의안을 나중에 요약하십시요.
설명을 요청하는 것을 두려워하지 마십시오.
회의는 빠르게 움직이고 많은 땅을 덮고 있습니다. 당신이 뭔가를 놓치거나 일이 당신에게 불분명 한 경우 결정 또는 다음 단계가 무엇인지 정확하게 기록 할 수 있도록,즉시 설명을 추구합니다. 때로는 법률 또는 산업 언어가 익숙하지 않을 수 있으므로 확실하지 않은 경우 중지하고 물어보십시오.
타이밍이 핵심입니다.
최대한 빨리 당신이 할 수있는 분을 작성하고 편집 주제는 여전히 당신의 마음에 신선한 동안 필기 쉽게 만들 것입니다. 그것은 또한 그들의 기억은 또한 신선 하 고 과제 및 마감일은 가장 관련성이 때 회의록 승인을 위해 적시에 이사회에 회람 된다 보장 합니다.
이사회 회의 분 효율 향상
이제 이사회 회의에서 분을하는 방법을 알고,아프리오와 같은 보드 관리 소프트웨어에 제공되는 도구를 사용하여 분 복용 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
당신은 아프리오가 분 빌더 도구가 포함되어 있다는 사실을 알고 계십니까? 이 기능은 참석자 목록,회의 날짜 및 위치,이사회 의제 항목 등의 항목을 미리 채우는 시작 이사회 회의록 템플릿을 제공합니다. 보안 보드 포털 내에서 패키지 내의 각 문서를 쉽게 액세스하고 공유 할 수 있도록 개별 의제 항목에 대한 빠른 참조를위한 편리한 하이퍼 링크를 포함 할 수있는 옵션도 있습니다.
아프리오와 함께 회의록을 쉽게 검색할 수 있는 중앙도서관에 보관하여 승인을 안전하고 쉽게 얻을 수 있도록 합니다. 또한 편리한 복제 기능을 통해 관리자는 회의 폴더 및 문서를 쉽게 복제하여 시간을 절약하고 보드 팩과의 일관성을 유지할 수 있습니다.
아프리오가 이사회 회의에서 몇 분 더 빨리 도울 수 있는 방법을 보여드리겠습니다. 개인 데모를 가져옵니다.