me kaikki käytämme sähköpostia, mutta kuinka moni todella osaa käsitellä sähköpostia hyvin? Tietäen etiikka ja oikea tapa käsitellä sähköposteja on ratkaisevan tärkeää, kun se tulee virallista liiketoimintaa, jossa väärin käsitellään vastaanottaja voi hylätä sinut tai tehdä sinusta näyttävät epäpätevä.
tarkastelemme ensin sähköpostin viestintään liittyvää etiikkaa ennen kuin selvitämme, miten tuntematonta vastaanottajaa käsitellään oikein sähköpostissa. Ottaa perusasiat sähköpostin etiketti auttaa täysin arvostaa oikea osoite muodossa.
Sisällysluettelo
etiikkaa pohdittaessa Ammattilaissähköpostissa
on oltava paljon muodollisempi kuin normaalien sähköpostien kirjoittamisessa. Sääntöä, joka säätelee lähettämiesi sähköpostien tyyppiä, kutsutaan Sähköpostietiketiksi. Se auttaa välttämään vieraiden ja epäolennaisten informatiivisten sähköpostien lähettämistä. Toisin sanoen, se opettaa sinulle, miten kommunikoida asianmukaisesti.
näillä alla olevilla yksinkertaisilla säännöillä tunnistaisit Ammattilaissähköpostin käskyt ja kiellot.
1. Käytä Ammattilaisen Sähköpostiosoitetta.
jos käytät omaa henkilökohtaista sähköpostiosoitettasi työllistämistoimiin, varmista, että sähköpostissa on koko nimesi; esimerkki on [email protected]
se soveltuu paremmin ammattikäyttöön. Toisin kuin nimimerkkien, kahvojen, epämääräisten viittausten tai nimikirjainten, kuten [email protected] tai [email protected].
jos työskentelet yrityksessä, käytä yrityksen sähköpostiosoitetta. On hyvä olla kaksi erillistä sähköpostiosoitetta, toinen henkilökohtaiseen käyttöön ja toinen työ-tai työtarkoituksiin. Sen avulla voit pitää Liity ja henkilökohtaisia sähköpostiviestejä liiketoiminnan kirjeenvaihto.
varmista ammattikäyttöön, että sähköpostitilisi on allekirjoitettu Gmailiin, Yahooon tai Hotmailiin, sillä ne ovat suosituimpia.
2. Valitse asialliset Sähköpostitervehdykset
Vältä puhekielisiä tervehdystyylejä, ikään kuin olisit saamassa vanhan ystävän kiinni erityisesti sähköposteissa. Tämä sisältää epävirallisia tervehdyksiä, kuten ’Hey’ ’mitä sap’ tai ’Yo’ ammattimaisessa sähköpostiasetuksessa. He ovat liian rentoja ja sopimattomia. Myös vastaanottaja saisi sinusta huonon kuvan.
jos haluat mennä hieman hilpeästi, voit käyttää sanaa ” Hei ” tai ” Hei ” puhuessasi vastaanottajallesi. On enemmän sähköpostia tervehdys kuin vain Hei tai Hei ja niin edelleen. Kun luet tarkemmin artikkeliin, osoitamme, mitä sähköpostiviestejä sinun tulisi käyttää.
3. Pidä ammattimainen sävy
kun on kyse sähköposteista, on vaikea tietää, miten sinut koetaan. Voit olla miellyttävä, mutta silti pysyä ammatillinen. Sinun täytyy välttää tilanteita, joissa sanoja voidaan tulkita väärin tai miscommunicated vuoksi kulttuurierot, erityisesti sähköposteja.
vältä myös huumoria, jos haluat viestisi otettavan vakavasti. Viestisi voi kadota ilman oikeaa sävyä tai ilmeitä. Usein puhutut ja hauskaksi koetut sanat ovat kirjoitettaessa erilaisia. Vältä myös negatiivisten lauseiden tai äärimmäisten sanojen käyttöä erityisesti silloin, kun ne on tarkoitettu toisin, koska ne saavat sinut näyttämään ärsyyntyneeltä, huolestuneelta tai ahdistuneelta.
4. Käytä tarkoin määriteltyjä ja lyhyitä Aiherivejä
on suositeltavaa, että oppiainerivillä on selkeä kuvailu. Se erottaa sähköpostisi muista. Ja se antaa myös vastaanottajalle tietoa siitä, mistä sähköpostissa on kyse ennen kuin he lukevat viestisi.
siinä tulee olla enintään kuusi sanaa ja sen tulee olla hyvin lyhyt. Aiherivi on kirjoitettava tarkasti ja ilman huumoria.
Asialinjat on kirjoitettava rohkeasti. Tämä auttaa helppo tunnistus varsinkin, jos vastaanottaja on paljon sähköposteja tulvii postilaatikkoon. Jos sinulla ei ole aiheriviä tai sinulla on, mutta se ei anna vastaanottajalle käsitystä sähköpostisi sisällöstä, on suuri mahdollisuus, että sähköpostiasi ei lueta.
5. Tarkista Kappaleesi Pituus.
sähköpostin pituus voi olla hyvin haastava varsinkin silloin, kun merkkilukua ei ole. Vältä pitkiä kappaleita, kuten kuudesta kymmeneen kappaletta. Enintään viisi kappaletta pitäisi olla sähköpostiviesti. Jokaisessa kappaleessa on neljä virkettä.
ja varmista, että sähköpostissa lukee selkeästi viestisi tarkoitus. Koska aiherivi antaa lukijalle vihjeen, sähköpostin Käyttötarkoitus antaa vain määritellyn ja tarkan selityksen.
huomaa, että jos sinulla on paljon sanottavaa, ilmoita se muiden kanavien kautta. Sähköpostiviesti ei ole puhelinkeskustelu, josta voi puhua tuntikausia, kunnes puhelin sammuu.
kun se on liian pitkä, se laittaa vastaanottajan pois. Ole valistava ja vältä tunteellisuutta.
6. Valitse Täsmällisyytesi Huolellisesti.
muista sähköpostissasi käyttämäsi täsmennykset. Jokaisessa lauseessa pitäisi olla asianmukaiset päätteen välimerkit; olkoon se kysymysmerkki (?), täyskäännös (.), Pilkku (,), huutomerkki (!), tai puolipiste (;).
käytä huutomerkkejä yhtä säästeliäästi kuin kysymysmerkkejä. Huutomerkkejä pidetään epäammattimaisina. Joten on parasta välttää niiden käyttöä.
käytä puolipisteitä (;), joihin haluat liittää kaksi toisiinsa liittyvää lausetta ja pilkkua (,) konjunktiona liittääksesi itsenäisiä lausekkeita.
kysymysmerkit (?) käytetään kyseenalaisten lauseiden lopussa ja täyttä stoppia jokaisen lauseen lopussa.
esimerkki: Oletko puhunut henkilöstöosastolle? Jos he ovat valmiita neuvottelemaan ehdoista, heidän korvauksiaan korotetaan.
7. Oikolukea Viestisi Ennen Sähköpostin Lähettämistä.
ennen kuin painat Lähetä-nappia, tarkista kirjoitusvirheet, subjekti-verbi-sopimus ja muut kieliopilliset virheet.
Tarkista lausekotelo. Käytä standard fontin kokoa 12 ja kirjasintyyppi Calibri, Times New Roman tai Arial. Vältä sekopäisiä tai monivärisiä fontteja, joiden värit satuttaisivat silmiäsi ja jotka vaativat silmälasit ennen kuin ehtivät lukea viestin.
käytä aina vakioväriä, joka on musta, älä käytä lihavointia tai kursivointia usein. Vältä virheitä, jotka lukija varmasti kiinni. Älä käytä emojeja, lyhenteitä tai lisää sähköpostiisi ”sent from my phone” – varoitus. Se on erittäin epäammattimaista ja antaa huonon kuvan sinusta.
tarkista lopuksi, onko allekirjoituslohko, jos olet syöttänyt oikean vastaanottajan nimen ja sähköpostiosoitteen ennen kuin painat ”Lähetä” – painiketta.
miten lähettää sähköpostia tuntemattomalle henkilölle
vaikka et tietäisi vastaanottajan nimeä tai sukupuolta, on tärkeää tietää, mikä tervehdys on sopiva. Se ratkaisee, lukeeko vastaanottaja sähköpostiasi jatkuvasti vai ei. Tässä osassa artikkelin, voisimme tunnistaa parhaita tapoja edetä tällaisia tilanteita ja välttää tapauksessa lähettää mitä ei ole tarkoitus, tuntemattomalle henkilölle.
Tässä muutamia vinkkejä, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun lähettää sähköpostia tuntemattomalle henkilölle;
1. Puhuttele vastaanottajaa nimellä
paras tervehdys ammattisähköpostia kirjoittaessa on puhutella vastaanottajaa tämän nimellä. Jos et tiedä henkilön sukupuolta, voit yrittää selvittää yritykseltä sen henkilön tiedot, jolle lähetät sähköpostisi.
esimerkiksi voi käyttää ”Dear” – tai ”Dear” – sanoja, mutta ei useiden sähköpostivaihtojen jälkeen. Se on myös hieman vanhanaikainen ja vähemmän muodollinen. Siksi kohtelias ja modernisoitu tapa puhutella vastaanottajaa olisi ”rakas etunimi” tai ” rakas sukunimi.”
toisin sanoen ”Dear Mrs Catherine” tai ” Dear Mr Jones. Näin kuulostat muodollisemmalta kuin vanhanaikainen sävy.
sähköpostinvaihtoon pystyi vastaamaan osoittamalla hänelle nimen, jota he käyttivät aiemmassa sähköpostissaan.
2. Tuntemattomalle sukupuolelle
tämä on vaikeinta virallisen sähköpostin kirjoittamisessa. Jos et saa vastaanottajan nimeä, voit käyttää sanaa ”Hyvä herra / rouva”, koska se on vähemmän henkilökohtainen ja kohtelias. Sitä on käytetty usein afrikkalaisissa yhteyksissä. Se on neutraali, joten sitä voi käyttää, vaikka ei tietäisi vastaanottajan sukupuolta.
mutta jos tiedät vastaanottajan sukupuolen, voit käyttää joko ”DearMadam tai DearSir” riippuen siitä, onko se hän. Se on myös yksi parhaista vaihtoehdoista käyttää, kun se tulee sekä ammatillisia sähköposteja ja virallisia kirjeitä.
3. Käyttämällä työnimikkeitä
tämä pätee, kun tiedät vastaanottajan työnimikkeen. Kannattaa hyödyntää työnimikkeitä, jotka sopivat vastaanottajan asemaan. Esimerkiksi ”hyvä henkilöstöpäällikkö” tai ”henkilöstöjohtajalle”. Tämä kertoo vastaanottajalle, että olet hyvin tietoinen heidän asemastaan ja antaa sinulle lisäpisteitä, kun kyse on työhakemuksista.
voit käyttää myös yrityksen nimeä, jos et tiedä vastaanottajan titteliä. Selvä esimerkki on: ’hyvä Incorp Company.”Tämä osoittaa, että sähköposti on tarkoitettu yritykselle. Tämä kuvaa viestin, että tiedät yrityksen vastaanottajan ja tämä myös antaa sinulle pisteet varsinkin, jos se on työhakemus.
4. Yleinen sähköpostiosoite
jos lähetät sähköpostia yleiseen sähköpostiosoitteeseen, voit käyttää ilmaisua ”kenelle se voi koskea”. Se kuulostaa passiiviselta ja hieman aggressiiviselta; asiayhteydestä riippuen sitä on käytetty. Joissakin tapauksissa vastaanottaja saattaa uskoa, ettei se koske heitä ja lopettaa lukemisen.
on hienoa käyttää sitä kirjoitettaessa saatekirjeitä jobs-sovelluksiin, koska se on hyvin persoonaton. Mutta jos se on tarkoitettu toimistosähköposteihin, voit lisätä lauseeseen ”Kiitos ajastasi” pehmentääksesi sävyä.
5. Käyttämällä vähemmän muodollisia tervehdyksiä
missään tapauksessa, jos käytät ilmaisua ”Hei”, ”terveiset”, ”Hei siellä” tai ”Hei siellä”, nämä eivät ole parhaita vaihtoehtoja lähettää sähköpostia tuntemattomalle henkilölle, varsinkin kun yrität pysyä virallisena. Voit käyttää niitä, jos tunnet vastaanottajan ja jos se on epävirallista sisältöä.
jos haluaa pysyä vähemmän muodollisena tai tiukkana, kannattaa valita ”Hello Name” tai ”Hi Name”.’Toisin sanoen’ HelloMrJames ’ tai ’ HiMrsLaura.”Nämä ovat yksinkertaisia ja kevyitä tapoja aloittaa sähköpostiviestejä. Jos vastaanottaja on nainen ja et ole varma, onko hän naimisissa, jotta tiedät, mitä titteliä käyttää, se on parasta käyttää ’Ms, tämä kattaa sekä naimisissa olevat että naimattomat naiset.
johtopäätös
ammattilaistervehdysten käyttäminen on erittäin tärkeää, koska se on ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee sähköpostissasi. Tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi aloittaa sähköpostisi kauniisti ja lopettaa se kammottavasti, jättäen hapan maku vastaanottajan suuhun. Oikean sähköpostin sulkurivin ja allekirjoitusten käyttäminen jättää oikeat vaikutelmat, koska se on viimeinen asia, jonka vastaanottaja lukee.
voit päättää sanat ”Thank you”, ”Thank you for your time”, ”looking forward to working with you”, ”Have a wonderful day” tai ”Looking forward to our next conversation”, kuten loppusanat. Ja hyviä allekirjoituksia, kuten ”vilpittömästi”, ”terveisin tai Ystävällisin terveisin”, ”uskollisesti”, ”kunnioittavasti” tai ” sydämellisesti, sitten allekirjoituspalikka ja koko nimi.
näiden loppurivien ja kuittausten käyttö täydentäisi tervehdystä ja sähköpostiviestiä. Ja se todennäköisesti vaikuttaa nopeaan ja positiiviseen vastaukseen.
mitkä ovat vinkkisi sähköpostietiketistä ja miten osoitat sähköpostit tuntemattomalle yleisölle?
viisi keskeistä Takeawaysia;
- valitse aihepiiri viisaasti. Sen on oltava lyhyt ja ytimekäs.
- käytä ammattilaisen tervehdyksiä, loppusanoja ja kuittauksia.
- pysy ystävällisenä, virallisena ja vältä sarkasmia koko viestisi ajan.
- Tarkista kielioppi, välimerkit ja kirjoitusasut.
- tarkista usein sähköpostisi ja vastaa niihin viipymättä.