kPa: n viimeaikainen HRCI: n hyväksymä ”Investigations Without Emptesses” – webinaari jäi historiankirjoihin kaikkien aikojen suosituimpana webinaarinamme! Sitä isännöi myös kPa: n yhteistyökumppanina toimiva asianajotoimisto fordharrison.
webinaariin osallistuneilla työnantajilla oli luonnollisesti paljon kysymyksiä. Alla on yleisimmät kysymykset, joita asiantuntijoiltamme kysyttiin, Ja heidän parhaat käytäntönsä.
Q: Mikä on HR: n vastuu, kun työntekijä tekee valituksen siitä, että toinen työntekijä ahdistelee häntä, mutta sitten kantelija sanoo, että hän vain purkaa tuntojaan eikä halua tehdä ”virallista” valitusta?
A: aina kun henkilöstöhallinnon tai johdon tietoon tulee valitus tai huoli, sinulla on velvollisuus tutkia asia perinpohjaisesti. Vaikka työntekijät ilmoittavat olevansa ” vain tuulettelemassa.”Jos on sopimatonta käytöstä tapahtuu, haluat olla varma ja puuttua siihen mahdollisimman pian estää tulevia kysymyksiä tai väitteitä.
Q: Jos emme kysy syytetyltä suoraan: ”ahdistelitko Nancya?”, mitä meidän sitten pitäisi kysyä?
A: kannattaa aloittaa kysymällä yleisempiä kysymyksiä, kuten” Kerro minulle työsuhteestasi Nancyyn?”tai” kerro minulle päivittäisestä kanssakäymisestäsi Nancyn kanssa.”Voit sitten siirtyä kärjekkäämpään kysymykseen tilanteesta:” kerro minulle tapauksesta, joka tapahtui XYZ-päivänä sinun ja Nancyn välillä.”
yritä välttää asettamasta syytettyä puolustuskannalle kysymällä suoraan: ”ahdistelitko Nancya seksuaalisesti?”
K: Onko työnantajalla velvollisuus ilmoittaa seksuaalisesta häirinnästä poliisille?
A: Ei, työnantajalla ei ole velvollisuutta ilmoittaa seksuaalisesta häirinnästä poliisille. Jos se kuitenkin johtaa seksuaaliseen tekoon, siitä kannattaa ilmoittaa poliisille ja kannustaa uhria tekemään rikosilmoitus. Työnantajana haluat olla varma, että suojelet koko työpaikkaasi.
K: onko perusteltua kysyä syytetyltä, suostuvatko he valheenpaljastustestiin, vaikka työnantaja ei sitä todellisuudessa suunnittelekaan?
A: Ei, jos työnantaja ei aio tehdä valheenpaljastuskoetta, en suosittele kysymään sitä. Jos työntekijä sanoo kyllä, eikä työnantaja noudata, se osoittaa työnantajan uskottavuuden puutetta.
K: saammeko NLRB: n perusteella pyytää uhria pitämään asiat salassa?
A: Vuonna 2017 annettiin tuomioistuimen päätös tutkimuksista ja luottamuksellisuudesta, jossa National Labor Relations Board (NLRB) ilmoitti uudesta säännöstä, joka kieltää työnantajia käyttämästä yleisiä käytäntöjä estäen työntekijöiden keskusteluja käynnissä olevista tutkimuksista.
NLRB totesi, että työnantaja voi kieltää käynnissä olevia tutkimuksia koskevat keskustelut vain, jos se osoittaa tapauskohtaisesti, että sillä on perusteltu ja olennainen liiketoiminnallinen peruste, joka ylittää työntekijän pykälän 7 oikeudet.
jokaisen tutkimuksen aikana työnantajan on selvitettävä, tarvitsevatko todistajat suojelua, ovatko todisteet vaarassa tuhoutua, ovatko todistajanlausunnot vaarassa väärentyä tai onko salailu tarpeen estää.
lisätietoja tästä aiheesta voit viitata:
NLRB työnantajien Luottamuksellisuuspyyntöjä Työpaikkatutkinnassa koskevat rajoitukset pysyvät D. C. Circuit-päätöksen jälkeen
K: pitäisikö tutkintakysymyksemme ja vastauksemme kirjoittaa/kirjata sanatarkasti vai voimmeko tiivistää vastaukset?
A: kysymyksesi tulee olla täysin kirjallisia ja dokumentoituja. Vastaukset voi tiivistää. Kuitenkin, jos on lause tai lainaus, joka on tärkeä osa tutkimusta, sinun pitäisi täysin dokumentoida, että lainauksia, notating, että se on suora lainaus.
K: Onko OK pyytää työntekijöitä täyttämään ensimmäinen kirjallinen valituslomake, jos he tulevat toimistooni puhumaan työpaikalla sattuneesta tilanteesta?
A: Kyllä, parhaana käytäntönä pidettäisiin sitä, että työntekijä tekisi kirjallisen valituksen työnantajalle. Työntekijän on allekirjoitettava ja päivättävä kirjallinen lausunto.
heitä voi valmentaa kertomaan mahdollisimman paljon yksityiskohtia tilanteesta ja nimeämään mahdolliset todistajat.
K: mitkä ovat suosituksesi todistajista, jotka kirjoittavat lausuntoja osana haastatteluprosessia?
A: kehotamme voimakkaasti keräämään kirjallisia lausuntoja syyttäjältä, syytetyltä ja kaikilta todistajilta. Nämä lausunnot auttavat varmuuskopioimaan haastattelumuistiinpanosi.
Q: Onko huolta siitä, että haastateltavat allekirjoittavat keskustelun muistiinpanot haastattelun jälkeen varmistaakseen, että muistiinpanot ovat oikein?
A: ei ole ongelma pyytää haastateltavia allekirjoittamaan kirjallisia lausuntojaan. Parhaana käytäntönä pidetäänkin sitä, että haastateltavat allekirjoittavat ja päiväävät kirjallisen lausunnon.
K: Mikä on dokumentaation säilyttämissuosituksesi?
A: tutkintapöytäkirjat on säilytettävä niin kauan kuin työntekijä on aktiivinen työntekijä ja vähintään 3 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen.
K: Onko sinulla ajatuksia haastattelujen nauhoittamisesta?
A: emme suosittele haastattelujen nauhoittamista.
Q: kuinka kauan tutkimuksen pitäisi kestää? Kun kantelija on hyvin järkyttynyt ja haluaa, että asia hoidetaan nyt, miten hoidan sen?
A: tutkimus tulee aloittaa heti, kun tulee tieto tilanteesta. Riippuen siitä, kuinka monta todistajaa on mukana ja kuinka monta ihmistä pitää haastatella, tutkinnan pitäisi kestää 24-72 tuntia.
Q: Missä vaiheessa, kun olet saanut kirjallisen tai sähköpostin valituksen häirityltä työntekijältä, ilmoitat syytetylle osapuolelle, että häntä vastaan on esitetty ahdisteluväite? Odotatteko, kunnes tutkimukset ovat valmiit?
A: sinulla ei ole velvollisuutta paljastaa vaatimuksen yksityiskohtia eikä vaatimuksen esittäjää. Suosittelemme, ettet paljasta näitä tietoja suojautuaksesi kostotoimilta ja mahdollisilta vastareaktioilta.
haastattelujen aikana suosittelemme, että keskityt esittämään kysymyksiä raportoitavan tilanteen ympärillä.
Q: Jos todistajat keskustelevat haastattelusta/tutkinnasta joukkuetovereiden kanssa, voimmeko kurittaa heitä siitä?
A: haluat varmistaa, että olet antanut asianmukaisen paljastuksen tutkintahaastattelussa. Korostaa, että kaikki tutkintaprosessin aikana jaetut tiedot on pidettävä salassa, eikä niistä saa keskustella kenenkään haastattelun ulkopuolisen kanssa.
jos työntekijä rikkoo tätä käytäntöä, häntä voidaan rangaista.
K: Voiko todistajan pakottaa osallistumaan tutkintaan, jos kiusattu nimeää hänet todistajaksi? Mitä teet, kun mahdolliset todistajat kieltäytyvät sekaantumasta asiaan?
A: Jos työntekijä kieltäytyy osallistumasta työpaikkaselvitykseen, hänet voidaan irtisanoa syystä.
vuonna 2016 käytiin oikeusjuttu, Gilman v. Marsh & McLennan Cos., Nro 15-0603-cv(L), jossa Yhdysvaltain vetoomustuomioistuin päätti työntekijä voidaan irtisanoa syystä, jos he kieltäytyvät osallistumasta tutkimukseen.
toinen piirioikeus totesi ratkaisevaksi sen, olivatko yhteistoimintamääräykset kuulusteluissa kohtuullisia. Jos näin oli, työntekijät voitiin asianmukaisesti irtisanoa, koska he kieltäytyivät ”tottelemasta työnantajan suoraa, yksiselitteistä, kohtuullista määräystä.”
K: Mitä teet, kun käyttäytymisestä on raportoitu ja johto ei puutu käyttäytymiseen ja se jatkuu?
A: Jos henkilö, jolta vaatimus on esitetty, ei tee mitään vaatimuksen tutkimiseksi, työntekijä voi viedä vaatimuksen toiselle johdon jäsenelle tai hän voi viedä sen suoraan asianomaiselle valtion virastolle tai EEOC: lle. Jos olet johdon jäsen ja olet tietoinen korvausvaatimuksesta, sinulla on vastuu viedä se ylemmälle johdolle tai omistajalle.
K: menin EEOC: n verkkosivuille enkä löytänyt, millaisia kysymyksiä he käyttävät tutkimuksessa. Vai olisiko pitänyt klikata linkkiä tehdäkseni ilmoituksen?
A: linkki EEOC: n sivuilla oleviin haastattelukysymyksiin on eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. kysymykset sijaitsevat noin puolivälissä sivua.
K: entä jos kukaan ei saa tehdä kantelua HR: lle? Organisaatiossamme työntekijöille kerrotaan, että he eivät voi ottaa yhteyttä HR: ään mistään ja he voivat kääntyä esimiehensä puoleen vain silloin, kun heillä on ongelmia esimiehensä kanssa.
A: yksi henkilöresurssien tärkeimmistä tehtävistä on tukea työntekijöitä ja auttaa pitämään yritys osavaltion ja liittovaltion työlakien mukaisena. Henkilöstöresursseilla on merkittävä rooli lievitettäessä yrityksen altistumista mahdolliselle vastuulle työhön liittyvissä kysymyksissä.
kehotamme teitä tarkastelemaan uudelleen nykyistä politiikkaanne ja kannustamme teitä voimakkaasti avoimien ovien politiikan toteuttamiseen. Merkittävä osa tehokasta yhdenmukaista häirinnän vastaista politiikkaa on tarjota useita raportointimenetelmiä, mukaan lukien paitsi työntekijän suora johtaja, myös henkilöstöhallinto, kaikki johdon jäsenet ja ulkopuoliset tahot.
vain se, että työntekijät voivat raportoida asioista esimiehelleen, on hyvin rajoittavaa, varsinkin jos asia liittyy heidän esimieheensä. Työntekijöille tulisi tarjota useampi vaihtoehto raportoida ongelmista ja huolenaiheista.
Q: Miten voit luvata työntekijöille, että mitään kostoiskuja ei tule, jos heti kun esimiehet saavat tietää työntekijöiden valituksista, he aikatauluttavat ihmiset eri tavalla, kohtelevat heitä eri tavalla, antavat heille vaikeampia tehtäviä jne.?
A: Jos johtaja ryhtyy kielteiseen toimeen työntekijää vastaan sen perusteella, että työntekijä esittää valituksen tai huolen tästä johtajasta tai kenestä tahansa muusta henkilöstä, johtajaa tulee kurittaa ja muistuttaa yhtiön kostotoimien vastaisesta politiikasta. Työntekijän kostaminen suojatusta toiminnasta on laitonta ja voi johtaa yhtiölle erittäin kalliiseen oikeusjuttuun.
alla on linkki EEOC: hen ja lisätietoja kostotoimista.
kosto: Considerations for Federal Agency Managers
Q: What if it ’ s not a verbal sexual häirintä issue but it was a visual rike? Entä jos työntekijät erehtyvät luulemaan seksuaalista häirintää ” vain pelleilyksi?”
A: riippumatta siitä, onko rikos sanallinen vai visuaalinen, asiaa kannattaa tutkia.
tutkintaa tehdessä voi useammin todeta, että häirintäilmoitus edustaa epäasiallista työpaikkakäyttäytymistä. Sopimatonta käytöstä osoittavaa työntekijää tulee neuvoa ja mahdollisesti kurittaa.
tämä on myös mahdollisuus viestiä kaikille työntekijöille työpaikan käyttäytymisen odotuksista.
K: jos henkilö tekee kantelun jotakuta vastaan, eikö syytetyllä ole oikeus tietää, kuka on syyttäjä ja millainen valitus on? Tiedän, että neuvoit olemaan kysymättä johdattelevia kysymyksiä ja älä vain avoimesti Kysy ” Teitkö xyz…?”, mutta jossain vaiheessa heidän pitäisi tietää, mikä on tarkka valitus ja kuka valitti, koska tutkimuksen aikana ei pitäisi odottaa luottamuksellisuutta.
A: tutkimus olisi aina pidettävä luottamuksellisena, ja vain tutkimuksen suorittajilla olisi oltava täydelliset tiedot.
työnantajaa ei velvoiteta tai velvoiteta paljastamaan, kuka on tehnyt huolen tai valituksen. Haluat varmistaa luottamuksellisesti niin paljon kuin mahdollista. Kosto-ja vastareaktiohuolista tulee sitäkin merkittävämpiä, jos syyttäjä ja nimenomainen väite paljastetaan syytetylle.
sinällään sinun ei tarvitse kertoa syyttäjälle tutkinnan konkreettisista tuloksista eikä konkreettisista toimista, joihin on ryhdytty, ainoastaan siitä, että tutkimus on suoritettu ja asianmukaiset toimet on toteutettu.
K: jos joku tekee valituksen, on todistaja, on syytetty jne. tutkimuksen aikana ei mennä takaisin työalueella tai jopa työn ulkopuolella ja keskustelee tapauksesta, kysymyksiä, heidän vastauksensa muiden mahdollisten todistajien kanssa … voiko työnantaja kurittaa heitä tai pitäisikö meidän ainakin kertoa heille, että heidän toimintansa on raportoitu ja antaa heille suullinen varoitus. Minusta tuntuu, että siinä vaiheessa he ovat jo saattaneet saastuttaa muita todistajia ja jopa aiheuttaa lisää häiriöitä operaatioihin.
A: Haluatte varmistaa, että aloitatte tutkintahaastattelunne salassapitolausunnolla ja sen seurauksella, jos salassapitoa rikotaan.
jos salassapitovelvollisuus huolettaa, asianomaiset henkilöt kannattaa saattaa palkalliselle virkavapaalle, kunnes tutkinta on saatu päätökseen. Jos työntekijä on asetettu virkavapaalle, haluat olla varma siitä, että välität odotuksen luottamuksellisuudesta ja yhteydenpidosta työkavereiden kanssa vapaalla.
jos työntekijä puhuu työtovereiden tai muiden todistajien kanssa, sinun on varmistettava, että ryhdyt pikaisiin ja välittömiin kurinpitotoimiin, joihin voi sisältyä irtisanominen. KPa: n Vera HR tarjoaa verkossa ja päivystyksessä pääsyn sertifioitujen HR-asiantuntijoiden tiimiin, joka tuntee sekä osavaltion että liittovaltion lait.
tämä on vain esimakua hyödyllisestä tiedosta, jota jaetaan KPA: n webinaareissa. Ilmoittaudu tulevaan istuntoon tänään.
- Jaa +
- Sähköposti
- Printti