- 29varaa
oikein kirjoitetut, selkeät työpaikkakäytännöt auttavat sinua saavuttamaan jatkuvasti laadukkaan tuotteen ja pitämään tiimisi turvassa.
jos ohjeet ovat epäselviä tai monelle tulkinnalle avoimia, asiat menevät pieleen. Tämä vahingoittaa tuotteesi laatua ja voi vaarantaa työntekijöidesi turvallisuuden—jotka molemmat lopulta maksavat sinulle rahaa.
noudata näitä viittä yksinkertaista askelta pienentääksesi tiimisi ja yrityksesi huonojen tulosten riskiä.
tunne yleisösi
Kirjoita yleisöäsi ajatellen. Älä oleta, että lukija tietää mistä puhut. Heillä on todennäköisesti monenlaisia ikiä, kokemuksia, erilaisia kulttuureja ja kieliä sekä erilaisia kykyjä oppia uutta.
lähesty prosessia huolellisesti; et yritä ”mykistää” antamiasi ohjeita. Olet jo antanut tälle henkilölle työn, joka perustuu tiettyyn kykyyn ja kokemukseen. Kirjoita työpaikan menettelytavat tämä mielessä.
älä unohda, että ne, jotka ovat tehneet sitä vuosia, ovat usein niitä, jotka todennäköisimmin jättävät kirjalliset menettelyt huomiotta, koska he ’tietävät, miten se tehdään’.
prosessi ja menetelmät ovat hyvinkin voineet muuttua sen jälkeen, kun ne alun perin opittiin. Menettelyjen jatkuva vahvistaminen on tärkeää tuotteiden laadun ja työturvallisuuden johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
hajota se
mikä tahansa suuri tai monimutkainen prosessi tai projekti voidaan aina jakaa pienempiin ja pienempiin vaiheisiin. Kukaan ei koskaan sanonut: ’rakennetaan suuri Hadronitörmäytin’, ja sitten aloitettiin rakentaminen seuraavana päivänä. Monimutkaiset projektit ja menettelyt pelkistetään aina erillisiksi osiksi, joita voidaan työstää ja ymmärtää, eivätkä prosessisi eroa toisistaan.
joka kerta, kun luet toimenpiteen seuraavan vaiheen, kysy itseltäsi miksi, muistaen, että ’koska olemme aina tehneet niin’, on täysin väärä vastaus! Kun olet jakanut prosessin tarpeeksi pieniin vaiheisiin, on paljon helpompaa kouluttaa ihmisiä ja tunnistaa, milloin koulutettava henkilö on ’saanut sen’.
Käytä valokuvia
pyytämällä jotakuta lukemaan toimenpide on alku, kertomalla hänelle, miten se tehdään, saadaan viesti perille, annetaan kuvia ja ollaan melkein perillä. Kun ihmiset lukevat tai kuulevat tietoa, on todennäköistä, että he muistavat siitä vain 10% kolme päivää myöhemmin. Näytä heille kuva samojen tietojen rinnalla, niin he säilyttävät siitä jopa 65% kolme päivää myöhemmin.
käytä aina valokuvia olennaisena osana toimenpiteitäsi.
varmista, että ne ovat selkeitä ja kuvaavat todella sitä, mitä yrität saada yli.
Käytä valokuvia:
- yksilöi erityislaitteet
- tunnista prosessin vaiheet
- laitteen perustamisen selittämiseksi
- Korosta menettelyn erityiset tärkeät yksityiskohdat
- Korosta mahdolliset vaarat
niiden on:
- oltava riittävän selkeä laitteen tai prosessin tunnistamiseksi
- voidaan valokopioida mustavalkoisena ilman, että kadotetaan asiayhteyttä tai yksityiskohtia
- ei sisällä taustasotkua
- Korosta keskeiset kohdat nuolinäppäimillä ja tekstillä
- Käytä tekstiä säästeliäästi mutta riittävän yksityiskohtaisesti kohteen tai prosessivaiheen tunnistamiseksi
- 29shares
kysy asiantuntijoilta
prosessin tuntemus on kriittistä. Keskustele näitä tehtäviä tekevien kanssa usein ja selvitä, miten he tekevät ne ja jos he ajattelevat, että niitä voitaisiin parantaa.
Kysy prosessin läpikotaisin tuntevilta, mitkä vaiheet on erityisesti korostettava. Nämä ovat vaiheita, jotka väärin tehtynä aiheuttavat eniten haittaa-tehtävää suorittavalle henkilölle tai työstettävälle tuotteelle.
sisäänoston saaminen niiltä, jotka oikeasti tekevät työtä, on tärkeää. Neuvottele heidän kanssaan ja he ottavat vastuun, kun menettelyt ovat käytössä.
testaa se
kokeile. Anna uusi menettely henkilölle, joka suorittaa tehtävän ja saada palautetta, onko se toimii ja on järkevää. Muutetaan vastaavasti. Toista kunnes se on oikein.
kirjaa työntekijöiden pätevyys kussakin menettelyssä ja auditoi säännöllisesti. Nämä ovat päivittäin käytettäviä eläviä asiakirjoja, joita ei ole kirjoitettu, allekirjoitettu ja jätetty hyllylle.
miksi kaikki tämä on tärkeää
haluat tuottaa tasaisen korkealaatuisen tuotteen. Kun olet kirjoittanut ylös, miten voit saavuttaa sen, voit välittää nämä tiedot kenelle tahansa työllistät ja saat haluamasi tulokset.
kun jokaisen prosessin jokainen vaihe kirjataan ja jokin menee pieleen, voi helposti paikantaa, missä virheitä on tehty ja miksi.
nämä tiedot on tallennettava standardien ja lainsäädännön noudattamiseksi.
työpaikkasi menettelyt takaavat, että saavutat yhdenmukaisen laadun, turvallisuuden ja yhdet asiakirjat.
jos tämä kaikki kuulostaa paljolta työltä, se johtuu siitä, että se on, mutta palkkiot ovat valtavat.
jos tiedät, että sinun on tehtävä se, mutta sinulla ei ole aikaa, soita meille. Teemme sen mielellämme puolestasi tai keskustelemme tavoista, joilla prosessia voidaan helpottaa talon sisällä.