on tärkeää säilyttää kiinteistötiedot useista taloudellisista ja oikeudellisista syistä. Olipa kyse veroasiakirjoista, tulevista lainahakemuksista tai oikeudellisista asiakirjoista, sinun on varmistettava, että sinulla on pääsy fyysiseen kopioon asiaankuuluvista tiedoista. Mutta ei ole olemassa lopullista käytäntöä, kuinka kauan omaisuustiedot säilytetään: on olemassa monia erilaisia asiakirjoja, ja jotkut, jotka sinun tarvitsee säilyttää vain tietyn ajan.
millaisia merkintöjä sinun tulee pitää?
on olemassa kaksi pääryhmää kiinteistörekisteriä, jotka tulisi säilyttää: pysyvät ja väliaikaiset tietueet.
pysyvät rekisterit
pysyvät rekisterit ovat sellaisia, joita on pidettävä kiinteistössä oleskelun ajan. Tällaisia asiakirjoja ovat:
- Stamp duty land tax
- Land transaction tax (saatavilla vain Walesissa)
- the purchase contract
- Solicitor ’ s letters and documents
- Mortgage documents
- Ale contract
Temporary records
tilapäiset tiedot koskevat kiinteistön toimintaa sekä kiinteistössä olevia laskuja, kuitteja ja laskuja. Näitä ovat:
- asianajajan palkkiot
- kaasun ja sähkön turvallisuustarkastukset
- asuntolainan korot
- neuvoston vero-ja käyttölaskut
- Kiinteistövakuutusasiakirjat
- yleinen korjaus-ja huoltopalvelu
jos rakennusta käytetään muuhun kuin kotitalouskäyttöön (kuten kauppa, toimisto tai varasto, esimerkiksi) joudut todennäköisesti maksamaan liiketoiminnan hinnat. Nämä ovat verotiedot, jotka kannattaa myös säilyttää kiinteistön käytön ajan.
joten, kuinka kauan omaisuustietoja kannattaa pitää?
väliaikaista kirjanpitoa tulisi pitää kolmesta seitsemään vuotta, sillä se auttaa sinua pitämään huolta asuntolainasi (jos sinulla on sellainen) ja omaisuutesi hoidosta yleisemmin.
voi olla houkuttelevaa tallentaa kaikki levyt digitaalisesti, mutta on tärkeää säilyttää alkuperäiset paperiversiona. Jos joudut oikeuteen, tarvitset paperikopiot näistä tiedoista.
on myös todella tärkeää säilyttää kaikki painetut kopiot turvallisessa paikassa, joka sisältää tunkeutujahälyttimet, palohavainnot ja valvontakamerat. Jos se ei ole välittömästi käytettävissä oleva laitos, voit saada asianajajat laittamaan asiakirjasi turvalliseen säilytykseen tai voit ulkoistaa arkistojen hallintapalveluun. Ne olisi myös pidettävä aikajärjestyksessä, jotta ne olisi helpompi hakea.
omaisuustietojen hallinta
totuttautuminen hyvään asiakirjahallintaan voi kestää jonkin aikaa. Sinun täytyy luoda tallennustilaa tietueille ja aikataulu säilyttämistä ja mahdollista tuhoamista varten. Käytä jonkin aikaa kunkin kuukauden alussa uusien tietueiden lajitteluun ja arkistointiin ottaen huomioon, ovatko ne pysyviä vai väliaikaisia ja voidaanko ne tallentaa loputtomiin vai onko ne haettava säännöllisesti.
jos aikoo säilyttää tietojaan pitkään, kannattaa sijoittaa erikoistuneisiin arkistolaatikoihin dokumenttien suojaamiseksi. Jos aiot tehdä vain sähköisiä kopioita, ainakin varmista, että luot useita varmuuskopioita tiedostoistasi. On kuitenkin syytä toistaa, että alkuperäisasiakirjojen fyysiset kopiot on säilytettävä aina, kun se on mahdollista.
jos haluat lisätietoja omaisuustietojen hallinnasta, ota yhteyttä asiakirjahallintaamme ja asiakirjojen skannauksen asiantuntijoihimme Access Records Managementissa tänään. Voimme auttaa sinua hallinnoimaan ja tallentamaan kaikki tietosi, kiinteistöistä liiketoimintaan ja henkilökohtaisiin.
lokakuu 24, 2019
lokakuu 21, 2019
lokakuu 14, 2019
syyskuu 27, 2019