päivitetty syyskuu 2020
HR-kysymys:
olemme saaneet viime aikoina paljon ansioluetteloita – osa on ollut virkoihin, joita olemme lähettäneet, osa on ollut pyytämättä. Onko meidän pidettävä kaikki nämä ansioluettelot, ja jos on, kuinka kauan meidän on säilytettävä ansioluettelot ja hakemukset?
HR vastaus:
ensin mietitään, mitä tehdään pyytämättömille ansioluetteloille. Sinulla ei ole velvollisuutta tallentaa pyytämättä ansioluetteloita; on kuitenkin tärkeää olla johdonmukainen lähestymistapasi kanssa. Jos on mitään pyytämättä ansioluetteloita, jotka olet säilyttänyt jatkokäsittelyä varten, paras lähestymistapa on pitää kaikki pyytämättä ansioluettelot yhtä kauan kuin pidät pyytämäsi ansioluettelot.
niiden ansioluetteloiden ja hakemusten osalta, joita olet saanut työpaikan avaamiseen liittyen, on olemassa muutamia liittovaltion lakeja, jotka edellyttävät työnantajien säilyttävän työhakemukset ja niihin liittyvät asiakirjat yhdestä kahteen vuoden ajan palkkaamispäätöksestä (päivä, jona paikka täytettiin, ei lähetetty). Työnantajat ovat vastuussa niiden liittovaltion lakien noudattamisesta, joiden mukaan ne kuuluvat, sekä kaikista sopimusvaatimuksista, joita niillä voi olla (eli liittosopimuksista), jotka voivat vaatia lisäaikaa tietojen ylläpitämiseen.
toinen tärkeä seikka hakijoiden kirjanpidossa on se, että henkilön on säilytettävä työhakemusten lisäksi koko työhönottorekisteri. Vuokraus kirjaa voisi sisältää esimerkiksi hakemukset, ansioluettelot, seulontatyökalut ja arvioinnit, taustatarkastukset, ja viite tarkastukset. Kaikki, mitä käytät avustamaan sinua työllistämispäätöksessä, katsotaan osaksi palkkaustietojasi.
keskeisiä liittovaltion lakeja, jotka koskevat työrekisterien säilyttämisvaatimuksia ovat:
- vuoden 1964 kansalaisoikeuslain VII osasto-velvoittaa työnantajat pitämään erilaisia työhakemuksia, myös työhakemuksia, vuoden ajan hakemuksen vastaanottamisesta.
- ikäsyrjintä työsuhteessa – laki velvoittaa työnantajia säilyttämään työhakemukset vuoden ajan. On kuitenkin kieli, joka osoittaa, jos tiedät hakijan olevan yli 40-vuotias, sinun pitäisi säilyttää se niin kauan kuin kaksi vuotta.
- Americans with Disabilities Act-vaatii työnantajia säilyttämään työhakemukset ja asiakirjat yhden vuoden ajan. Vaihtelua on jonkin verran sen mukaan, onko hakemuksia pyydetty vai ei, mutta enimmillään säilytys on kaksi vuotta.
- Executive Order 11246-jos olet Valtion urakoitsija ja on alle 150 työntekijää tai sopimuksen vähintään $150,000 sinun täytyy säilyttää nämä tiedot yhden vuoden. Jos sinulla on vähintään 150 työntekijää tai enemmän ja sopimus $150,000, sinun täytyy pitää kirjaa kaksi vuotta. Jos sinulla on ansioluettelo käsillä aiemmasta hausta ja päätät harkita sitä uuteen asentoon kuukausia eteenpäin, sinun täytyy pitää ansioluettelo tai hakemus vaaditun ajan perustuen asiakirjan viimeiseen katseluun (ts., 1-2 vuotta toisen paikan täyttöpäivän jälkeen).
varoituksen sana – jos työnantajaa vastaan on nostettu syrjintäsyyte tai lainvastainen työsuhdekäytäntö, työhakemukset on jätettävä, kunnes asia saadaan ratkaistua. Tämä voi olla hankalaa, jos joku väittää syrjintää, koska hän ei saanut ylennystä; työnantaja on sitten velvollinen säilyttämään kaikki hakemukset, jotka on saatu tätä ylennystä, kunnes vaatimus on ratkaistu. Pitkä oikeusjuttu ja käräjät, tämä voi olla pidennetty määrä aikaa.
yleisesti ottaen hyvä käytäntö on säilyttää palkattomien henkilöiden ansioluettelot ja hakemukset kahden vuoden ajan siitä päivästä, jona työhönottoprosessi on saatettu päätökseen (eli siitä hetkestä, kun uusi työntekijä aloittaa työnsä). Muista kuulla valtion lakeja lisäksi liittovaltion säädösten määritettäessä, kuinka kauan pitää työntekijän kirjaa.
tietojen säilyttäminen voi olla pelottava tehtävä, varsinkin kun yrität siivota vanhat tiedot pois ja säilyttää olennaiset tiedot, jotta ne pysyisivät vaatimusten mukaisina. strategic HR inc. ymmärtää turhautumista ja on monia kokeiltu ja luotettu vinkkejä recordkeeping-kuten kätevä Recordkeeping Desktop viittaus auttaa sinua päättämään, mitä pitää ja mitä heittää. Käy lainsäädännön noudattaminen & Kirjanpitopalveluissamme saadaksesi lisätietoja siitä, miten voimme auttaa sinua saamaan työrekisterisi kuntoon.