verokausi on tulossa, ja monet työntekijät ihmettelevät, kuinka kauan heidän nykyiset tai aiemmat työnantajansa ovat säilyttäneet W-2-lomakkeitaan. Tietueiden säilyttäminen vaihtelee kyseessä olevan dokumentaation mukaan, mutta W-2: n säilyttämisestä on erityisiä säännöksiä. Internal Revenue Service (IRS) voi itse tarkastaa pienyrityksiä enintään kolme vuotta ennen kuluvaa verovuotta. Siksi on välttämätöntä oppia työnantajien säilyttämissäännökset olitpa työnantaja tai työntekijä.
jos etsit W-2-lomakkeita muutaman vuoden takaa, olet onnekas. Verovirasto käskee yritysten omistajia pitämään asiakirjat tallessa jopa neljä vuotta. Monet työnantajat haluavat pitää ne pidempään vain siinä tapauksessa, mutta liittovaltion vaatimus, kun se tulee Kopioida D (työnantaja kopioi) W-2 lomakkeita, yleissääntö on vähintään neljä vuotta. Jos haluat saada kopioita W-2-lomakkeistasi tässä ajassa, työnantajasi pitäisi pystyä lähettämään ne sinulle 30 päivän kuluessa pyynnöstäsi.
jos et ole koskaan saanut W-2: ta, kun sinun olisi pitänyt, työnantajallasi tulisi olla kopio W-2: sta kyseiseltä vuodelta aina kuutta vuotta aikaisemmin. Jotkut W-2: t päätyvät takaisin ”toimittamattomina”, ja verovirasto vaatii, että nämä W-2: t säilytetään kuuden vuoden minimissä. Kuuden vuoden pitäisi alkaa alkuperäisen toimituspäivän jälkeen. Jos olet muuttanut osoitettasi tai lomake on kadonnut postissa, sinulla on edelleen pääsy kyseisiin lomakkeisiin niin kauan kuin se on kyseisen kuuden vuoden määräajan sisällä.
verojen kirjaaminen on monelle hektinen prosessi, joten ei ole tavatonta, että verolomakkeet ovat jotenkin hukassa. Onneksi, ei väliä kuinka pieni yritys työskentelet on, ne ovat edelleen tarpeen säilyttää W-2 lomakkeet neljän vuoden aikataulussa. Ottamalla yhteyttä työnantajaasi ja pyytämällä kopion heidän D-lomakkeestaan, olet valmis kaikkiin näihin W-2: een liittyviin tuleviin toimiin.