on olemassa monia erilaisia taloudellisia asiakirjoja, joita kertyy läpi elämäsi, ja kun vanhenet ja otat lisää rahoitustuotteita, määrä todennäköisesti kasvaa ja monipuolistuu. Taloudelliset asiakirjat voivat olla erittäin tärkeitä, ei vain menojen, luottojen ja tulojen seurantaan, vaan myös käytettäväksi todisteena, kun haet lainaa, korjaat virheitä pankissasi tai tarkistat veroilmoitustasi HM Revenue and Customs (HMRC) – järjestelmällä.
osa asiakirjoista on paperilla, mutta yhä useammin tiliotteet ja laskut lähetetään sähköisesti. Online paperityö voi säästää tilaa, rahaa ja puita, mutta se voi myös luoda kokonaan uusia ongelmia, kun se tulee tallentaa ja suojella asiakirjoja. Esimerkiksi asiakirjojen varastamisen tai katoamisen mahdollisuus voi lisätä identiteettivarkauden mahdollisuutta.
mitä taloudellisia asiakirjoja minun on säilytettävä ja kuinka kauan?
keskeisiä asiakirjoja ovat palkkasidonnaiset erät, kuten palkkalaskelmat, P60: t ja P45: t, joista voi olla hyötyä, jos sinun on todistettava tulosi vero-tai luottosyistä. HMRC ehdottaa palkkakuittien säilyttämistä vähintään 22 kuukauden ajan sen verovuoden päättymisestä, jona ne on annettu. Kuitenkin, jos mahdollista, se voisi olla hyödyllistä pitää kiinni kaikki palkkakuitteihin, tai ainakin teidän P60, jotta sinulla on todisteita asioita, kuten kansallisen vakuutusmaksut myöhemmin elämässä.
tiliotteita ja sähkölaskuja ei tarvitse säilyttää tiettynä ajanjaksona, jos ei ole itsenäinen ammatinharjoittaja, mutta tämänkaltaisten tietojen säilyttäminen voi olla hyödyllistä ainakin kahden vuoden ajan, ellei pidempäänkin. Vaikka et tällä hetkellä aio ottaa lainaa tai muuta rahoitustuotetta, jos lainanantaja pyytää tiliotteita viime vuodelta, se on paljon helpompi pitää nämä asiakirjat käteen. Samoin lainasitoumukset kannattaa säilyttää senkin jälkeen, kun on tehnyt kaikki lyhennykset, joten on näyttöä mahdollisten riitojen varalta.
vakuutusasiakirjat on säilytettävä vakuutuksen voimassaolon päättymiseen asti, ja saatat jopa haluta säilyttää vanhat vakuutukset, jotta voit vertailla ehtoja ja kustannuksia uusiin sopimuksiisi.
jos olet hakemassa asuntolainaa, edellä mainitut asiakirjat korostuvat entisestään. Kun haet, sinun täytyy toimittaa todiste tuloista pankille tai rakennusyhteisölle, jotta he voivat laskea, kuinka paljon voit maksaa takaisin. Tämä sisältää viimeisen kolmen kuukauden palkkakuittisi, viimeisimmän P60: n ja kuuden kuukauden tiliotteesi. Jos haet etuja tai sinulla on sijoituksia, sinun on myös näytettävä dokumentaatio, jotta lainanantajat saavat täyden kuvan tuloistasi.
Miten voin pitää taloudelliset asiakirjat turvassa?
sekä paperiset että sähköiset asiakirjat on säilytettävä turvassa katoamiselta, vahingoittumiselta ja varkaudelta. Taloudelliset asiakirjat voivat olla erittäin arvokkaita rikollisille, jotka haluavat tehdä identiteettivarkauksia, erityisesti tiliotteet ja sähkölaskut, joita voidaan käyttää henkilöllisyyden tai osoitteen todisteena. Kadonneet tai tuhoutuneet tiliotteet voivat olla myös tuskaa, jos pitää todistaa tulonsa tai ratkaista rahoitustuotetta koskeva riita.
paperiset asiakirjat, jotka haluat säilyttää, tulee säilyttää turvallisessa paikassa, kuten lukitussa arkistokaapissa tai jopa kassakaapissa, jos sinulla on sellainen. Vanhemmat asiakirjat, joita olet päättänyt olla säilyttämättä, kannattaa silputa ennen kuin ne heitetään kierrätykseen tai roskikseen. Kirjeen repiminen ylös ei aina riitä, sillä se voidaan koota takaisin avaintietojen paljastamiseksi.
myös sähköiset asiakirjat tulee lukita suojattuja salasanoja ja salausta käyttäen. Jos tallennat tiliotteita tai laskuja sähköpostiisi tai pilvipalvelimelle, varmista, että käytät vahvaa, satunnaista salasanaa tilille ja ota käyttöön kaksivaiheinen varmennus, jos mahdollista. Jos tallennat asiakirjoja kiintolevylle, varmista, että se on salasanalla suojatussa kansiossa suojatussa tietokoneessa.
jos hankkiudut eroon tietokoneesta tai kiintolevystä, varmista, että siirrät tiedostot johonkin turvalliseen paikkaan ja pyyhi sitten asema tyhjentääksesi kaikki tiedostot. Pelkkä tiedostojen poistaminen ei aina riitä, sillä ne voi hakea oikeilla ohjelmistoilla. Erikoistuneita ohjelmia voidaan ladata, jotka korvaavat vanhat tiedot, ja on myös palveluita, jotka tarjoavat kiintolevyn ”silppuamista”, joka fyysisesti tuhoaa vanhat tietokoneet ja kiintolevyt.
jos olet huolissasi henkilötietojesi turvallisuudesta, Equifax – luottoraporttisi & Score, joka sisältää Webdetectin, on ilmainen ensimmäisten 30 päivän ajan, sitten saatavilla £7.95 kuukausihintaan, ja ilmoittaa sinulle päivittäin, jos löydämme henkilötietosi huijareiden käyttämiltä verkkosivustoilta.