Microsoft Word on yksi yleisimmistä liiketoiminnassa nykyisin käytetyistä ohjelmista. Tutkimusten mukaan lähes 600 000 yhdysvaltalaista yritystä käyttää Office 365: tä ja siten Microsoft Wordia ensisijaisena tekstinkäsittelyohjelmanaan.
vaikka dokumenttien kirjoittaminen on Microsoft Wordin päätehtävä, se voi palvella yritystäsi monella muullakin tavalla.
mikä on Microsoft Word?
Microsoft Word on osa suurempaa Microsoft Office-kokonaisuutta, johon kuuluvat myös PowerPoint ja Excel. Siitä on useita eri versioita, kuten koti & Business, koti & Student ja Professional.
”Microsoft Word on suosituin ja yhteensopiva tekstinkäsittelyohjelma, joka on saatavilla kaikilla alustoilla”, kertoi Majesty Coffeen markkinointijohtaja Colin Palfrey. ”Tiedostot ovat eteen-ja taaksepäin yhteensopivia kaikissa laitteissa, tarjoten universaalin standardin kirjoittajille.”
mitä liiketoimintaa Microsoft Wordilla käytetään?
ottaen huomioon, että Microsoft Wordissa on niin paljon toimintoja ja ominaisuuksia, ei ole ihme, että ihmiset ovat alkaneet käyttää sitä yhä enemmän liiketoiminnassaan.
”virallisten ehdotusten ja sopimusten kirjoittaminen on iso osa sitä, mihin käytän MS-sanaa”, Palfrey sanoi. ”Olen myös luonnostella sähköposteja MS Word varmistaa muotoilu ja kielioppi/syntaksi on oikea.”
Seuraavassa on joitakin erityisiä tapoja sisällyttää Microsoft Word liiketoimintaprosesseihisi.
asiakirjojen jakaminen
koska Microsoft Word on yhteensopiva minkä tahansa alustan tai laitteen kanssa, tekstinkäsittelyohjelmassa luomasi asiakirjat voidaan jakaa kenelle tahansa, myös niille, joilla ei ole Microsoft Word-tilausta.
”minulle hieno ominaisuus on se, että pystyn vetämään Macilla tekemäni esitykset ylös ja katsomaan ne millä tahansa laitteella, koska kaikki laitteeni pystyvät näyttämään saman tiedoston”, Palfrey sanoi.
Template options
Microsoft Wordissa on tuhansia malleja, sekä sisäänrakennettuja että ladattavia, jotka antavat sinulle helpon tavan aloittaa liiketoimintadokumentit, kuten kirjeet, raportit ja ehdotukset. Tässä muutamia suosituimpia MS Word-malleja liiketoimintaan:
- Kalenteri
- liikekirje
- ansioluettelo
- Liikekertomus
- yritysehdotukset
- lasku
- talousarvio
- Eläkeilmoitus
- todistukset (esim. kuukauden työntekijä)
- viitekirje
- markkinointimateriaalit
- työntekijöiden raportit
esitteet ja lentolehtiset
”MS Wordilla on malleja kaiken luomiseen kokouspöytäkirjoista tuote-esitteisiin”, Dotcom dollarin perustaja Allan Borch sanoi.
sopimusten luonti
voit luoda Microsoft Wordilla omia sopimus-tai sopimuspohjia. Vaikka ohjelmassa ei ole ladattavaa mallia liikesopimuksille, on helppoa löytää sellainen tyyli, josta pidät muualla, kopioida ja liittää se uuteen asiakirjaan ja liittää tietosi. (Huomaa, että mitä reittiä otat kanssa sopimukset, on tärkeää, että ne tarkistetaan asianajaja.)
Tiimiyhteistyö
jakamisvaihtoehdoilla voi lähettää asiakirjoja kollegoille työstettäväksi. He voivat seurata muutoksia, joten on helpompi nähdä, mitä he ovat lisänneet tai poistaneet. Seurattujen muutosten avulla he voivat myös kirjoittaa muistiinpanoja ja kysymyksiä marginaaleihin, joihin kuka tahansa muu asiakirjan parissa työskentelevä voi vastata.
Mail merge
tämän ominaisuuden avulla voit luoda erilaisia dokumentteja, jotka voidaan personoida jokaiselle sen vastaanottavalle henkilölle. Tämä voi olla sähköpostiuutislehti, kokouskutsu tai yleinen liiketoiminnan kirjeenvaihto.
tässä tapauksessa dokumenttiin on liitettävä jonkinlainen taulukkolaskenta tai lista, jotta Microsoft Word tietää, mitkä nimet ja osoitteet vetää paikkamerkintöihin.
mitä muita käyttökohteita Microsoft Wordille on?
Microsoft Wordia voi käyttää paitsi liiketoimintaan,myös hauskanpitoon ja yleiseen mukavuuteen. Voit käyttää tätä toimisto-ohjelmistoa lukuisiin muihin tehtäviin kuin kirjeen kirjoittamiseen, esseen kirjoittamiseen tai muistion laatimiseen.
Kalenteri
Microsoft Office sisältää kalenterimalleja, jotka ovat valmiita muokattaviksi. Jos et halua käyttää yhtä Microsoft kalenterit, voit luoda oman ja muokata sitä miten haluat ohjelmisto. Yksinkertaisesti kääntämällä asettelu asiakirjan maisema ja lisäämällä taulukon, joka on seitsemän saraketta leveä ja viisi tai kuusi riviä pitkä, voit luoda koko sivun Kuukausikalenteri seurata aikataulusi.
pienemmän kalenterin luomiseksi voit käyttää muotokuvasuuntausta ja lisätä sivun yläreunaan otsakkeen ja sivun alalaitaan kalenteriosion. Voit jopa lisätä kuvia, vesileimoja tai muita kuvia muokata sitä ennen läpsiminen se jääkaapillesi.
Stationery tai letterhead
Microsoft Officen laajan valikoiman klipsitaiteen avulla voit helposti luoda henkilökohtaisia paperitarvikkeita tai ammattimaisia kirjelomakkeita. Valitse ensin kokokehys tai osittainen kehys, joka lisätään sivulle. Sieltä voit muokata sitä omilla kuvillasi, vesileimoilla ja erilaisilla fonteilla kaunistaaksesi sivua. Microsoft Word sisältää myös paperi-ja kirjelomakemalleja, joita voit käyttää, jos et halua luoda omia.
Postikortit
sen sijaan, että maksaisit matkallasi kalliita postikortteja, voit odottaa kotiin pääsyä ja luoda ne itse oman kamerasi kuvilla. Microsoft Word on helppo luoda postikortteja 4 x 6 tuuman asetukset. Klikkaamalla sivun asettelu-välilehteä ja muuttamalla asiakirjan kokoa postikortin kokoiseksi voit alkaa muokata sitä. Voit jopa tulostaa postikortin valokuva – tai korttivarastoon, jotta se olisi kestävämpi, kun lähetät sen postissa.
Newsletters
Microsoft Wordin monipalstaisen ominaisuuden ansiosta voit helposti luoda perhe-tai yritystiedotteita. Valitse ensin pysty-tai maisemasuunta. Voit sitten muokata sitä miten haluat. Voit lisätä sarakkeita ja laittaa kiinteän linjan niiden välillä selkeämpi erottaminen. Microsoft Office sisältää joitakin käyttövalmis uutiskirjeen malleja voit työskennellä, jos et halua ottaa aikaa luoda omia.
lentolehtisiä tai kutsuja
tarvitsit sitten lentolehtisen pihakirppikselle tai työjuhliin tai kutsun lapsesi syntymäpäiväjuhliin, voit helposti luoda sen Microsoft Wordissa. Jos haluat olla luova, voit aloittaa tyhjästä asiakirjasta ja luoda esitteen tai kutsun tyhjästä. Jos et tunne sitä, voit valita monista käyttövalmiista esite-ja kutsumalleista Microsoft Officessa nopeaa luomista varten.
olitpa laatimassa sähköposteja, kirjoittamassa ehdotuksia tai muokkaamassa yhtä monista Microsoft Wordissa saatavilla olevista malleista, ei ole epäilystäkään siitä, että tekstinkäsittelyohjelma on arvokas liiketoiminnallisiin tarkoituksiin.