hankkeen laajuuden selkeä määrittely auttaa hallinnoimaan tehokkaasti sidosryhmien odotuksia ja varmistaa, että kaikki hankkeen osatekijät ovat linjassa tavoitteiden kanssa, mikä lisää onnistumismahdollisuuksia. Tässä on mitä sinun tarvitsee tietää määrittelystä projektin laajuus.
hankkeen soveltamisalan määritelmä
hankkeen soveltamisala on yksityiskohtainen kuvaus hankkeen kaikista näkökohdista, mukaan lukien kaikki siihen liittyvät toimet, resurssit, aikataulut ja tuotokset sekä hankkeen rajat. Projektin laajuudessa hahmotellaan myös keskeiset sidosryhmät, prosessit, oletukset ja rajoitukset sekä se, mistä hankkeessa on kyse, mitä siihen sisältyy ja mitä ei.
hankkeen soveltamisalaa koskeva selvitys
hankkeen soveltamisalaa koskeva selvitys on keskeinen asiakirja, joka antaa kaikille sidosryhmille selkeän käsityksen siitä, miksi hanke käynnistettiin, ja määrittelee sen keskeiset tavoitteet. Useimmat hankkeen laajuus lausunnot sisältävät nämä tekijät.
- hankkeen työselonteko (SoW), joka on yksityiskohtainen erittely kaikesta projektiryhmän suorittamasta työstä ja kaikista tärkeistä tekijöistä, jotka voivat vaikuttaa lopputulokseen
- rajoitteet, jotka saattavat rajoittaa tai vaikuttaa kielteisesti hankkeen lopputulokseen, mukaan lukien resurssit, hankintakysymykset, ajoitus tai tiedon puute
- soveltamisalan ulkopuolelle jättämiset, jotka voivat olla mitä tahansa, joka ei ole osa hanketta tai sen tuloksia
- virstanpylväät, jotka antavat tarkan päivämäärän, jolloin jotain toimitetaan tai saatetaan päätökseen
- lopulliset suoritteet, jotka toimitettava asiakkaalle projektin lopussa — esimerkiksi raportti, ohjelmistotoiminto, kaikki prosessin oivallukset tai analyysit tai mikä tahansa tuote tai palvelu, jota asiakas tarvitsee
- hyväksymiskriteerit, joissa täsmennetään, miten menestys mitataan
- lopullinen hyväksyntä, jossa asiakas allekirjoittaa soveltamisalalausunnon, jossa vahvistetaan, että kaikki parametrit on otettu mukaan ja asiakirja on täydellinen ja tarkka
keskeiset vaiheet projektin laajuuden määrittelemiseksi
projektin laajuuden asianmukainen määrittely on avain onnistuneeseen hallinnointiin hanke. Tässä ovat vaiheet voit määrittää projektin laajuus.
- työskennellään keskeisten sidosryhmien kanssa määrittelemään ja luomaan soveltamisalaa koskeva selvitys yksilöimällä, mikä on soveltamisalan sisällä ja sen ulkopuolella. Yhteistyö sidosryhmien kanssa auttaa varmistamaan, että olennaiset asiat eivät putoa raiteiltaan.
- tunnista, dokumentoi ja ilmoita oletukset. Oletuksilla tarkoitetaan hankkeeseen liittyviä seikkoja, joiden oletetaan olevan totta hankkeen keston ajan. Oletukset ovat tarpeen, jotta saadaan arvio kustannuksista ja aikataulusta hankkeen laajuuden toteuttamiseksi hankkeen suunnitteluvaiheessa.
- Laajuuslausekkeen sisäänosto niiden sidosryhmien kanssa, joihin se vaikuttaa eniten, jotta varmistetaan, että kaikki ovat samalla sivulla.
Project scope esimerkki
sanotaan, että olet projektipäällikkö, joka määrittelee sisältömarkkinointiprojektin laajuuden. Hyvin yksinkertainen hankkeen laajuus selvitys voi sisältää seuraavat.
Johdanto
tämä sisältömarkkinointiprojekti toteutetaan XYZ-yhtiölle tarkoituksena luoda artikkeli, joka julkaistaan heidän sivustollaan bränditietoisuuden luomiseksi.
projektin laajuus
tähän projektiin kuuluu tutkimus, sisältöstrategia, artikkelin kirjoittaminen ja sen julkaiseminen XYZ: n verkkosivuilla XYZ-blogissa. Se sisältää myös artikkelin jakamisen sosiaalisessa mediassa huhtikuussa 2020. Kaikesta toiminnasta vastaa ABC-yhtiön Joe Smith.
projektin suoritteet
projektin suoritteet sisältää yhden tutkitun, enintään 1000 sanan artikkelin, joka toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen [email protected] viimeistään _ _ _ päivämäärä.
projektin hyväksymiskriteerit
Jane XYZ-yhtiössä tarkistaa ja hyväksyy lopullisen artikkeliversion ennen julkaisua.
hankkeen poissulkemiset
tämä hanke ei sisällä ulkopuolisille toimittajille suoritettavia maksuja tutkimuspalveluista tai ulkoistetuista palveluista.
hankkeen rajoitteet
rajoitteet voivat sisältää viestinnän viivästymistä, laajuuden muutoksia tai teknisiä vaikeuksia.
kun hankkeen soveltamisalaa koskeva selvitys on valmis ja hyväksytty ja hanke on käynnissä, hankkeen soveltamisalaa on hallittava huolellisesti, jotta vältetään soveltamisalan hiipuminen.
mikä on scope creep?
Scrope creep tarkoittaa skenaariota, jossa muutokset tapahtuvat sen jälkeen, kun hanke on aloitettu eikä muutoksia ole määritelty tai ennakoitu soveltamisalalausunnossa. Kun scope creep tapahtuu, se voi vaikuttaa negatiivisesti projektin aikajanaan, toimitettavaan laatuun, resursseihin, budjettiin ja muihin näkökohtiin. Projektisi laajuuden hallinta voi auttaa välttämään ei-toivottuja yllätyksiä.
hankkeen soveltamisalan hallinnointi
hanketoimintojen jatkuvan tarkastelun ja seurannan lisäksi on toteutettava toimenpiteitä, joilla hallitaan hankkeen laajuutta, jotta vältetään soveltamisalan hiipuminen.
- tunnista, onko projektisi vaatimuksiin tehty muutoksia. Tämä on tärkeä askel, sillä muutokset vaikuttavat suoraan hankkeen tavoitteisiin ja kaikkeen siihen liittyvään toimintaan.
- tunnista, miten muutokset vaikuttavat hankkeeseen. Ennen kuin voit tehdä muutoksia projektin laajuuteen, sinun täytyy ymmärtää, missä ja miten muutokset vaikuttavat lopputulokseen.
- Hanki hyväksyntä muutoksille ennen kuin jatkat toiminnan tai suunnan muutosta.
- toteuta hyväksytyt muutokset ajoissa viivästysten ja riskien vähentämiseksi.
hankkeen soveltamisalamalli
– hankkeen laajuus
Johdanto
Johdanto antaa korkean tason yleiskuvan hankkeesta.
hankkeen laajuus
ilmoitetaan hankkeen laajuus. Tähän pitäisi sisältyä se, mitä hanke sisältää ja mitä se ei sisällä. Tämä auttaa selventämään, mitä hankkeeseen sisältyy, ja auttaa välttämään sekaannuksia projektiryhmän jäseniltä ja sidosryhmiltä.
hankkeen suoritteet
ilmoitetaan hankkeen suunnitellut suoritteet.
hankkeen hyväksymiskriteerit
määrittelevät hyväksymiskriteerit. Mitkä tavoitteet saavutetaan, ja miten menestystä mitataan?
hankkeen poissulkemiset
se, mikä ei kuulu tämän hankkeen piiriin.
Projektirajoitukset
sisältävät kaikki projektiin liittyvät rajoitukset, kovat päivämäärät, henkilöstö-tai kalustorajoitukset, taloudelliset tai budjettirajoitukset tai tekniset rajoitukset.
kehittämällä vankka käsitys projektin tarkoituksesta ja määrittelemällä, dokumentoimalla ja hallinnoimalla projektisi laajuutta voit varmistaa, että sinulla on hyvät edellytykset toteuttaa onnistunut projekti ilman, että sinun tarvitsee käsitellä scope creepiä.