mikä on työntekijöiden tiedosto?
työnantajien tulisi käyttää työntekijätiedostoa kaikkien HR -, palkka -, etuus-ja vaatimustenmukaisuusasiakirjojen tallentamiseen ja ylläpitämiseen yhdessä paikassa. HR-teknologian kehityksen myötä työnantajien tulisi tallentaa jokaisen työntekijän kaikki olennaiset henkilöstöasiakirjat HR-järjestelmäänsä. Jos dokumentaatiota ei ylläpidetä ja tuoteta asianmukaisesti, siitä voi seurata sääntöjen noudattamista koskevia rikkomuksia tai mahdollisia sakkoja.
yksityisyyslain suojaamia asiakirjoja, kuten sairauskertomuksia/vakuutustietoja ja viite – /taustatarkistuksia, ei pitäisi sisällyttää työntekijän perustietokantaan.
tässä on tilannekuva eristä, jotka voidaan sisällyttää työntekijöiden perustietokantaan:
-
toimenkuva
-
työhakemus ja / tai ansioluettelo
-
työtarjous
-
IRS-lomake W-4
-
työntekijän käsikirjan vastaanottaminen tai allekirjoittaminen
-
Suoritusarvioinnit
-
työsuhde-etuuksiin liittyvät lomakkeet
-
lomakkeet, joissa annetaan hätäyhteyksiä
-
asiakkaiden ja / tai työtovereiden valitukset
-
palkinnot tai kunniamaininnat erinomaisesta suorituksesta
-
läsnäolotiedot tai niiden täyttyminen koulutusohjelmat
-
Varoitukset ja / tai muut kurinpitotoimet
-
huomioita läsnäolosta tai myöhästymisestä
-
työntekijän ja työnantajan välinen sopimus, kirjallinen sopimus, kuitti tai vahvistus
-
työntekijän lähtöön yrityksestä liittyvät asiakirjat
Paycorin HR-ratkaisu tarjoaa yhtenäisen henkilöstörekisterin ja paljon muuta. Tutustu HR-tuotesivullemme oppiaksemme, miten poistamme paperitiedostot ja pidämme tietosi turvassa. Lue lisää uuden työntekijän perehdyttämisestä ja veroilmoitusten tekemisestä ilman W2: ta.