yksi varma tapa parantaa hallituksen tehokkuutta on ottaa parempia pöytäkirjoja. Mikä tekee minuuteista hyviä? Kuulemme ohjaajilta, että hyvät minuutit ovat lyhyitä, helppo skannata ja viitata takaisin.
selkeiden ja ytimekkäiden kokousmuistioiden tekeminen on ratkaisevan tärkeää sääntöjen noudattamista ja myös hallituksen jäsenten tulevaa käyttöä varten. Loppujen lopuksi hallituksen kokouspöytäkirjoissa ei vain tiivistetä kokouksia-ne ovat kirjallinen pöytäkirja, joka myös antaa osallistujille ymmärrystä toimista, joihin sen seurauksena on ryhdyttävä.
mutta jos olet uusi pöytäkirjanpitäjän roolissasi tai haluat parantaa kokouspöytäkirjojesi tehokkuutta, voi olla vaikea tietää, mistä aloittaa. Opi tuottamaan selkeitä, ytimekkäitä ja arvokkaita kokouspöytäkirjoja täydellisellä oppaallamme, joka sisältää:
- 10 yksinkertaisia ohjeita siitä, miten hallituksen kokouspöytäkirjat pidetään
- hallituksen pöytäkirjat kokouspohja
- hallituksen kokouspöytäkirjat
- 6 Käytännön vinkkiä hallituksen pöytäkirjojen tehostamiseksi
10 yksinkertaiset ohjeet siitä, miten pitää pöytäkirjaa hallituksen kokouksessa
ymmärrä roolisi & hallituksesi linjaukset
ennen kuin aloitat, sinun tulee ymmärtää selkeästi roolisi kokousminuuttien ottajana odotukset. Käy läpi Robertin järjestyssäännöt ja hallituksesi erityiskäytännöt ja selvitä sitten kaikki, mistä olet epävarma hallituksen puheenjohtajan tai johtajan kanssa.
valmistele pöytäkirja etukäteen
mallin valmistelu etukäteen voi auttaa sinua pysymään järjestäytyneenä ja pitämään pöytäkirjaa hallituksen kokouksen aikana. Se voi tehdä kokousmuistiinpanot paljon helpommaksi ja auttaa sinua säästämään aikaa tietämällä, mitä osioita ja tietoja on täydennettävä. Johdonmukaisen formaatin avulla myös sijainen voi noudattaa samaa tehokasta mallia tuttujen pöytäkirjojen osalta jokaisessa kokouksessa.
sapluunan laatimista varten on mahdollisuuksien mukaan saatava hallituksen kokouksen esityslista. Sitten, alkaa rakentaa seuraavista osioista tiedot sinulla on:
- kokouksen tyyppi, kuten säännöllinen tai erityinen
- kokouksen päivämäärä, kellonaika ja paikka
- hallituksen puheenjohtajan ja sihteerin nimi
- odotettujen osallistujien nimet, mukaan lukien puhujat ja vieraat
- katsaus hallituksen edellisen kokouksen pöytäkirjaan ja tuloksiin
- kaikki esityslistan kohdat
- suunniteltu keskeytystunti
- kaikki suunnitellut executive/in camera sessions
jos esityslistaan sisältyy lisämateriaalia, kuten raportteja tai almuja, ne merkitään asianmukaisiin kohtiin.
tarvitsetko mallin aloittaaksesi? Lataa Aprio board meeting minute-malli täältä.
tuo tarvittavat materiaalit hallituksen kokoukseen
jotkut hallituksen sihteerit käyttävät mieluummin läppäriä kokouspöytäkirjojen ottamiseen, kun taas toiset suosivat vanhanaikaista kynää ja paperia. Riippumatta mieltymyksistäsi, varmista, että pakkaat ja valmistat tarvitsemasi välttämättömyydet, mukaan lukien muistikirja, virtajohto, kynä jne. Haluat ehkä myös varmistaa, että sinulla on varmuuskopio menetelmä ottaen minuuttia, jos ensimmäinen vaihtoehto epäonnistuu.
miten kokouksesta pidetään pöytäkirjaa – hallituksen kokouksen aikana
Huom.hallituksen kokouksen läsnäolo
hallituksen mieltymyksestä riippuen, ota läsnäolo välittömästi ennen hallituksen kokouksen alkua tai heti sen alussa. Joitakin yleisiä menetelmiä osallistumiseen ovat yliviivaus pois nimet hallituksen kokouspöytäkirjan malli tai kiertämällä kirjautumislomake.
muista huomioida myöhästyneet ohjaajat. On tärkeää saada tarkka määrä, kuka oli ja ei ollut läsnä jokaisen liikkeen.
täytä mallipohja hallituksen kokouksen edetessä
hallituksen kokouksen edetessä täytä hallituksen kokouspöytäkirjan malli. Voit järjestää muistiinpanosi kirjoittamalla muistiin sen esityslistan kohdan numeron, jota kukin minuutti vastaa. Tämä helpottaa viimeistellyn kokouspöytäkirjan laatimista kokouksen jälkeen.
jokaisesta päätösasiakirjaa edellyttävästä esityslistan kohdasta on mainittava:
- toteutetut toimet ja kellonaika
- tehtyjen esitysten tarkka sanamuoto, lopputulos ja esityksen tekijä
- johtajat, jotka äänestivät puolesta, vastaan tai pidättyivät äänestämästä jokaisesta esityksestä
- mahdolliset eturistiriidat ja niiden käsittely
muista myös merkitään muistiin, onko aikaisempien kokousten pöytäkirjat hyväksytty, työjärjestyspuheenvuorot ja muutoksenhaut, mahdolliset uudet asiat ja mahdolliset hallituksen istunnot. Huomaa, että kokouspöytäkirjoja ei tehdä johdon istunnoissa, mutta on tärkeää saada pöytäkirja niiden esiintymisestä.
anna sapluunasi ohjata pöytäkirjaasi, ja kun kirjoitat, yritä keskittyä kriittisiin kohtiin olemalla mahdollisimman objektiivinen ja selkeä. On hyödyllistä keskittyä teemoihin ja tuloksiin eikä yrittää tallentaa keskusteluja sanatarkasti. Tiedä, että se on täysin hyväksyttävää kirjoittaa ”keskustelu vaihtoehdoista seurasi.”Jos tarvitset selvennystä johonkin, muista kysyä.
merkitse muistiin, milloin kokous keskeytettiin
kokouksen päätyttyä, muista tallentaa tauon hetki. Jos seuraavan kokouksen päivämäärä ja kellonaika on päätetty, huomioi sekin.
Hanki jäljennökset kaikista raporteista
jos kokouksessa on esitetty uusia raportteja tai jos sinulta puuttuu raportteja, keskustele niiden esittäjän kanssa, jotta varmistat, että saat kopion niistä ennen kokouksen päättymistä.
Lue lisää Aprio Board Portal-ohjelmistosta
hallituksen kokouksen jälkeen
litteroi hallituksen kokouspöytäkirja
yritä kirjoittaa ”hyvä” kopio hallituksen kokouspöytäkirjasta niin pian kuin mahdollista kokouksen päätyttyä, kun yksityiskohdat ovat vielä tuoreina mielessäsi.. Käytä aikaa kirjaamiesi pöytäkirjojen tarkkaan läpikäymiseen ja lisää tarvittaessa lisäsäveliä selkeyden vuoksi. Varmista, että jokainen hallituksen toimenpide sisältää lyhyen selityksen ja perustelut päätökselle, ja jos olet epävarma jostakin, kysy asiasta hallituksen puheenjohtajalta.
on tärkeää auttaa valvomaan organisaation ja johtajan vastuullisuutta. Kirjatkaa kokouspöytäkirjan loppuun johtoryhmän ja johtajien tekemiin toimiin liittyvät sitoumukset, jotta hallituksen puheenjohtaja voi saattaa heidät vastuuseen.
muista lopuksi liittää mukaan kaikki lisäasiakirjat tai raportit, joiden liitteenä on pöytäkirja, tai ainakin selittää, mistä ne löytyvät.
Jaa kokouspöytäkirjat
jotkut johtokunnat haluavat jakaa viimeistellyn kokouspöytäkirjan sähköpostitse tai paperiversiona. Kuitenkin, se on turvallisinta käyttää board portal ohjelmisto. Johtokunnan portaalien avulla voit myös turvallisesti linkittää lisäasiakirjoihin pöytäkirjastasi, ja hallituksen jäsenet voivat tarvittaessa lisätä kommenttejaan suoraan keskustelua varten.
säilytä pöytäkirja myöhempää käyttöä varten
hallituksen kokouspöytäkirjat on aina säilytettävä turvallisessa paikassa ja saatavilla myöhempää käyttöä varten. Monet lautakunnat haluavat tallentaa kokouspöytäkirjat verkossa, mutta varmista vain, että valitsemasi menetelmä on turvallinen, salasanalla suojattu ja vain hallituksen jäsenten käytettävissä. Monet board portal ohjelmisto vaihtoehtoja voit tehdä juuri niin.
muista lisäksi tallentaa lopulliseen pöytäkirjaan mahdolliset lisäasiakirjat hallituksesi tulevaa käyttöä varten ja niille hallituksen jäsenille, jotka eivät voi osallistua kokoukseen.
hallituksen kokousminuuttipohja
varmista, että nämä olennaiset asiat sisältyvät kokousminuuttipohjaan:
- päivämäärä, kellonaika ja paikka
- hallituksen kokouksen tyyppi — säännöllinen, erityinen tai vuosittainen
- hallituksen puheenjohtajan, hallituksen jäsenten, sihteerin ja muiden vieraiden läsnäolo
- jos päätösvaltaisuusvaatimukset täyttyvät
- edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
- raportit ja esitykset, mukaan lukien juontajan nimet ja tittelit
- vaadittavat toimet
- esitysten tai jaettujen asiakirjojen liitteet
- loppupäätelmät, joihin sisältyy lykkäyksen aikaleima, seuraava kokouspäivä ja-aika sekä hyväksyntämerkintä puheenjohtaja
Tarvitsetko mallin aloittaaksesi? Lataa Aprio board meeting minute-malli täältä.
Esimerkkilautakunnan kokouspöytäkirjat
Raynor Inc.
johtokunnan kokouspöytäkirjat: Kesäkuu 2021
1: 00 PST, By Zoom, Vancouver, BC
johtokunnan osallistujat:
läsnä: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
Regrets: Cara Johnson
vieraat-johtaja. Johtaja Sheila Swanson, Charles Stallworth, konsultoiva kirjanpitäjä
päätösvaltainen? Kyllä
Tilauskutsu
- 1:00 p.m. puheenjohtaja Carol Devoe
liiketoiminnan tilaukset
raportit
toimitusjohtaja Sheila Swansonin toimittama raportti
- Swanson esitti hallitukselle yhteenvedon yhtiön eri tavoitteista, mukaan lukien päivitykset markkinointialoitteista, myynnistä, uusista palkkauksista ja tuotekehityksestä. Ohjaajat esittivät useita kysymyksiä, joihin he olivat tyytyväisiä, ja keskustelua syntyi.
talouskomitean raportin toimitti puheenjohtaja Carol Devoe
- Devoe esitteli Charles Stallworthin, joka tarkasteli järjestön kirjanpitomenettelyjä ja totesi ne tyydyttäviksi valmistellessaan tulevaa vuosittaista tilintarkastusta. Stallworth suosittelee, että yhtiömme varmistaa, että tilintarkastaja toimittaa johdon kirjeen tilintarkastuskertomuksen ohella.
- seuraava neljännesvuosikatsaus on valmis jaettavaksi ensi kuun hallituksen kokousta varten.
keskeneräiset asiat
- pöytäkirjat 14.toukokuuta 2021 muutettiin ja hyväksyttiin
uudet asiat
- Devoe ilmoitti hiljattain palkanneensa uuden sihteerin, Karla Porterin.
- Lewis vahvisti, että Diann Wilson eroaa hallituksesta henkilökohtaisista syistä, mikä jättää aukon valtiovarainvaliokuntaan. Lisäksi Lewis ilmoitti johtokunnalle, että hakukomitea saa viikoittain päivityksiä Hakukonsultilta ja että kyselyt hallitukselta ovat tervetulleita.
Future action steps
Devoe vastaa seuraavan neljännesvuosittaisen rahoituksen valmistelusta 15.heinäkuuta 2021 mennessä ennen seuraavaa kokousta.
päättävä
- kokous keskeytetty klo 14.30
- Seuraava kokouspäivä: 26. heinäkuuta 2021 klo 14.00
pöytäkirja lähettäjä: Tammy Burke
________________
puheenjohtajan allekirjoitus
nyt kun sinulla on perusasiat ja olet nähnyt esimerkkejä hallituksen kokouspöytäkirjoista, Tässä 6 lisävinkkiä, joilla muistiinpanojen ottaminen tehostuu.
Lue lisää Aprio Board Portal-ohjelmistosta
6 Käytännön vinkkiä tehokkaampaan hallituksen kokouspöytäkirjaan
valmistelu on kaikki kaikessa.
valmistaudu siihen hallituksen kokoukseen, josta teet muistiinpanoja. Tämä opastaa sinua tietää, mikä on olennaista tiivistää ja tehdä tehtävästä paljon helpompaa. Anna itsellesi runsaasti aikaa käydä läpi hallituksen aikaisemmat kokouspöytäkirjat sekä tuleva esityslista. Muista tietää tulevan kokouksen tarkoitus-onko se säännöllinen tai erityinen kokous, jonka odotetaan osallistuvan, mitä keskustellaan ja kaikki asiakirjat, jotka tarkistetaan tai jaetaan.
pyri ytimekkääseen ja tarkkaan.
Hyvät minuutit ovat yhteenveto siitä, mitä tapahtui ja sovittiin, ei tallenne kaikesta, mitä sanottiin. Niin, ohita pitkä kuvaus ja pitää minuuttia lyhyt ja ytimekäs Yhteenveto tosiasioista ja toimista. Esimerkiksi ”me nimitetty, to, for, on”.
huomaa adjektiivien, adverbien, emootion tai värikkään kielen puuttuminen. Vältä lyhenteitä ja jargonia – kaikki johtajat eivät ehkä tunne alan termejä, legalese ja sisäpiirin puhetta. Uusilta muistiinpanojen tekeminen vaatii harjoittelua ja ahkeraa muokkaamista. Varmista, että tarkistat:
- yksinkertaisen, helposti tulkittavan kielen käyttö
- oikea kielioppi ja välimerkit
- oikea kirjoitusasu
käytä objektiivista ääntä.
kokouspöytäkirjan on oltava lyhyt, faktapohjainen ja puolueeton. Noudata näitä ohjeita ja varmista, että pöytäkirja on puolueeton:
- pitäydy tiukasti faktojen ja päätösten ilmoittamisessa pysyen sävyltään neutraalina.
- pidä kritiikki, henkilökohtaiset argumentit tai erimielisyydet ja politiikka poissa julkisuudesta.
- jätä tyhjänpäiväinen rupattelu, Vitsit, ajankohtaiset kerraukset tai henkilökohtaiset anekdootit pois pöytäkirjastasi. Vaikka keskustelut voivat auttaa parantamaan hallituksen sitoutumista, jos niillä ei ole arvoa hallinnoinnissa, älä dokumentoi.
- Poista kaikki, mikä aiheuttaisi aiheetonta vastuuta.
pidä hallituksen jäsenet tilivelvollisina.
hallituksen kokouspöytäkirjoja käytetään pöytäkirjoina toimista ja päätöksistä. Yksi tärkeimmistä tehtävistä minuuttien ottamisessa on tehdä selväksi, mitä tehtäviä, delegaatioita ja määräaikoja kokouksesta on tullut hallituksen jäsenten vastuuseen saattamiseksi.
voi olla hyödyllistä muotoilla päätöslauselmia tai seurata toimia taulukkoon, jossa on lihavointi tai alleviivaus. Jokainen päätöslauselma olisi ymmärrettävä helposti ilman selitystä tai asiayhteyttä muusta pöytäkirjasta. Ota askel eteenpäin ja tee yhteenveto kokouksen päätöksistä dokumentin lopussa, jotta ne voidaan palauttaa helposti myöhemmin.
älä pelkää pyytää selvitystä.
kokoukset etenevät nopeasti ja kattavat paljon maata. Jos jotain jää huomaamatta tai asiat ovat sinulle epäselviä, hae heti selvitystä, jotta voit kirjata tarkasti, mitä on päätetty tai mikä on seuraava askel. Joskus juridinen tai alan kieli voi olla vierasta, joten muista pysähtyä kysymään, jos et ole varma.
ajoitus on avainasemassa.
pöytäkirjan kirjoittaminen ja muokkaaminen mahdollisimman pian aiheiden ollessa vielä tuoreina mielessä helpottaa muistiinpanojen tekemistä. Se myös varmistaa, että kokouspöytäkirja toimitetaan hallituksen jäsenille hyväksyttäväksi oikea-aikaisesti, kun myös heidän muistinsa ovat tuoreita ja toimeksiannot ja määräajat ajankohtaisimmat.
Paranna hallituksen kokousten minuuttitehokkuutta Aprio
nyt kun osaat käyttää pöytäkirjaa hallituksen kokouksessa, paranna minuuttitehokkuuttasi hallituksen hallintaohjelmistoissa, kuten Aprio.
Tiesitkö, että Aprio sisältää minuutin rakentajan työkalun? Tämä ominaisuus tarjoaa sinulle starter board meeting minutes-mallin, joka esipopuloi kohteita, kuten osallistujaluettelon, kokouspäivän ja-paikan sekä hallituksen kokouksen esityslistan kohteet. Mukana on myös mahdollisuus sisällyttää käteviä hyperlinkkejä nopeaa viittausta varten yksittäisiin esityslistan kohtiin, jolloin jokainen asiakirja paketissasi on helposti saatavilla ja jaettavissa suojatun board-portaalin sisällä.
Aprion kanssa kokouspöytäkirjat tallennetaan keskustakirjastoon, joka on helposti haettavissa, jolloin hyväksymisten saaminen on turvallista ja helppoa. Ja kätevä Kloonaus ominaisuus, ylläpitäjät voivat helposti kopioida kokouskansioita ja asiakirjoja säästää aikaa ja varmistaa johdonmukaisuus hallituksen pakkauksissa.
Näytetäänpä, miten Aprio voi auttaa ottamaan minuutteja hallituksen kokouksessa entistä nopeammin. Hanki henkilökohtainen demo.