PRINCE2 – a Structured Project Management Methodology
PRINCE2 (PRojects in Controlled Environments) on prosessipohjainen menetelmä tehokkaaseen projektinhallintaan. PRINCE2 on Yhdistyneen kuningaskunnan hallituksen käyttämä de facto-standardi, joka on laajalti tunnustettu ja jota harjoitetaan yksityisellä sektorilla Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja kansainvälisesti.
ennen kuin tarkennetaan PRINCE2: ta, nämä ovat joitakin yleisiä kohtia projektinhallinnasta. Niiden pitäisi auttaa laittamaan kaikki asiayhteyteen.
aina kun haluamme tehdä jotain, rakentaa jotain, saavuttaa jotain tai mennä jonnekin, meidän on vastattava joihinkin kysymyksiin:
- mitä me yritämme tehdä?
- milloin aloitetaan?
- mitä me tarvitsemme?
- pystymmekö siihen yksin, vai tarvitsemmeko apua?
- kuinka kauan se kestää?
- kuinka paljon se maksaa?
nämä ovat tavallisia kysymyksiä, jotka esitetään jokaisen projektin alussa, ja vastaukset ovat projektinhallinnan rakennuspalikoita. Ne määrittelevät, mitä haluamme tehdä ja miten voimme parhaiten tehdä sen.
strukturoitu Projektinhallinta määrää projektin määriteltyihin vaiheisiin, jotta siitä tulisi looginen ja organisoitu. PRINCE2 on kirjallinen kuvaus tästä lähestymistavasta.
tiedämme kokemuksesta, että organisoimattomat, huonosti valvotut hankkeet menevät yleensä katastrofaalisesti pieleen. Lontoon ambulanssi ja Kanaalitunneli kokivat julkisesti järjestelmävikoja ja valtavia ylikuluja. Tällaisten katastrofien ehkäisemiseksi on olemassa jäsenneltyjä projektinhallintamenetelmiä.
PRINCE2-viitekehyksen mukaan hankkeessa olisi:
- organisoitu ja hallittu aloitus, ts. järjestä ja suunnittele ennen kuin hyppäät mukaan.
- organisoitu ja valvottu keskimmäinen, eli projektien pitäminen järjestettynä ja valvottuna.
- organisoitu ja hallittu loppu, eli kun olet saanut mitä haluat ja projekti on valmis, Siivoa keskeneräiset asiat.
kuvaamaan, mitä projektin tulisi tehdä ja milloin, PRINCE2: ssa on sarja prosesseja. Nämä kattavat kaikki projektissa tarvittavat toimet aloittamisesta lopettamiseen.
PRINCE2 Projektinjohtotehtävät
projektipäällikkö
projektipäällikkö ottaa organisointi-ja valvontavastuun.
projektipäällikkö valitsee henkilöt tekemään projektityön ja varmistamaan, että se tehdään oikein ja ajallaan.
projektipäällikkö laatii projektisuunnitelmat, jotka kuvaavat, mitä projektiryhmä tekee ja milloin he odottavat valmistuvansa.
asiakas, käyttäjä ja toimittaja
asiakas tai johtaja maksaa projektin.
käyttäjä on henkilö, joka aikoo käyttää projektin tuloksia tai tuloksia tai johon projektin lopputulos vaikuttaa.
joissakin projekteissa asiakas ja Käyttäjä voivat olla sama henkilö. Toimittaja tai asiantuntija tarjoaa projektityön (eli lopputuloksen suunnittelun ja rakentamisen) edellyttämän asiantuntemuksen.
ne kaikki on organisoitava ja koordinoitava niin, että hanke tuottaa vaaditun tuloksen ajoissa, budjetissa ja laadussa.
Projektilautakunta
jokaisella PRINCE2-projektilla on projektilautakunta. Se koostuu asiakas (tai executive), joku edustaa käyttäjän puolella ja joku edustaa toimittajan tai asiantuntija panos.
PRINCE2: ssa he ovat asiakas, vanhempi käyttäjä ja vanhempi toimittaja.
projektipäällikkö raportoi säännöllisesti projektihallitukselle. Johtokunta saa tiedon edistymisestä ja mahdollisista ennakoitavista ongelmista.
projektihallitus antaa projektipäällikölle tarvittavat päätökset. Ne määrittävät, miten hanke etenee ja voittavat sen ongelmat.
PRINCE2 Project Management Techniques
Project assurance
Project assurance tarjoaa riippumattoman näkemyksen projektin etenemisestä. PRINCE2: ssa on kolme varmennusnäkökulmaa: business, user ja specialist. Jokainen näkemys kuvastaa kolmen hankkeen hallituksen jäsenen intressejä.
Business assurance tarkistaa, että hanke on kustannuksiltaan ja hyödyiltään elinkelpoinen. User assurance tarkistaa, että käyttäjien vaatimukset täyttyvät. Asiantuntija tai tekninen varmuus varmistaa, että projekti tuottaa sopivan ratkaisun.
joissakin projekteissa varmennuksen tekee oma project assurance-tiimi. Muutoin projektihallituksen yksittäiset jäsenet voivat tehdä varmistustyön.
Hanketuki
useimmissa hankkeissa tarvitaan paljon hallinnollista työtä: pidetään Kaikki ajan tasalla, järjestetään kokouksia, pidetään suunnitelmat ajan tasalla, seurataan asioita, pidetään kansioita jne. Projektipäälliköt tekevät usein kaiken tämän työn itse, erityisesti pienemmissä projekteissa. Jos useita projekteja on menossa samaan aikaan, voidaan perustaa Projektitukitoimisto, joka ottaa vastaan jonkin verran työtä.
PRINCE2 Scope
nykyhankkeissa on usein mukana erilaisia ihmisryhmiä. Niihin kuuluvat asiakas, yksi tai useampi tavarantoimittaja ja tietenkin käyttäjä. Projektinhallinnassa laajuus tarkoittaa sen selvittämistä, mitä hankkeella pitäisi saavuttaa ja miten se tehdään. Se ei ole aina helppoa, kun kaikki nämä eri ryhmät ovat mukana.
PRINCE2 tarjoaa kaikille asianosaisille yhteisen kielen. Asiakkaiden ja tavarantoimittajien saattaminen yhteen edellyttää yleensä sopimuksia ja sopimusten hallintaa. Nämä näkökohdat ovat PRINCE2: n ulkopuolella. Menetelmässä kuitenkin tunnustetaan projektin ohjaus-ja keskeytyspisteiden tarve. Näin hankkeet voivat onnistua sopimuksellisissa puitteissa.
Controlling Change
PRINCE2 tekee enemmän kuin kuvaa projektiin osallistuvia eri ihmisiä ja sitä, mistä he ovat vastuussa. Menetelmässä kerrotaan myös, miten riskejä hallitaan, miten laatua hallitaan ja miten muutoksia hallitaan projektissa. Riskienhallinnassa on kyse siitä, että selvitetään, mikä voisi mennä pieleen ja suunnitellaan, mitä tehdä, jos niin käy. Laadunhallinta on projektissa tehdyn työn laadun tarkistamista. Tämä tapahtuu joko testaamalla sitä tai tarkastelemalla työtä jollakin tavalla.
projektin aikana tapahtuu aina muutoksia. Ihmiset muuttavat mieltään ja tapahtuu muita asioita, jotka vaikuttavat siihen, mitä projekti tekee. PRINCE2: lla on tekniikka, jolla muutosten vaikutuksia hallitaan. Tällä halutaan estää hankkeen eteneminen väärään suuntaan. PRINCE2 Agile menee vielä pidemmälle. Se yhdistää menetelmiä, jotka tekevät hankkeista joustavampia ja reagoivampia.
niin, PRINCE2 on menetelmä projektien hallintaan. Se auttaa selvittämään, ketkä kannattaa ottaa mukaan ja mitkä ovat heidän vastuunsa. Se antaa sinulle joukon prosesseja läpi ja selittää, mitä tietoa kerätä matkan varrella. Mutta PRINCE2 ei tee työtä puolestasi. Se ei voi taata, että hankkeesi onnistuvat. Hyvät hankkeet, jotka tuottavat laadukkaita tuloksia ajallaan talousarvion puitteissa, riippuvat osallistujien laadusta. Tämä koskee kaikkia Projektilautakunnasta yksittäisiin tiimin jäseniin.
luettuasi tämän lyhyen johdannon PRINCE2: een, seuraava askel on lähteä harjoittelemaan ja selvittää lisää!