vaikka maailma saattaa olla siirtymässä yhä enemmän kohti paperittomia toimistoja, todellisuus on, että useimmat yritykset toimivat edelleen paljon paperityötä. Vaikka paljon asiakirjoja on säilytettävä, tiedät, että on olemassa paljon, jotka voidaan hävittää. Jotkut matalan riskin asiakirjat voidaan mahdollisesti heittää pois tai kierrättää, mutta monet korkean riskin asiakirjat sisältävät arkaluonteisia tietoja, jotka voivat asettaa sinut ja yrityksesi vaaraan, jos joku hankkii ne haitalliseen tarkoitukseen.
Mitkä Asiakirjat Pitäisi Silputa?
eri asiakirjojen silppuamisen ja säilytysaikojen seuraaminen voi tuntua kokopäivätyöltä ihan itsekseen. Joten mitä asiakirjoja sinun pitäisi silputa ja milloin sinun pitäisi silputa ne?
vaikka yrityksesi voi vaihdella, on olemassa tiettyjä asiakirjoja, jotka täytyy silputa oman turvallisuutesi vuoksi. Toistaiseksi pysymme viidenlaisissa asiakirjoissa, joiden pitäisi olla listallanne korkealla.
- luottokortti-ja käyttölaskut
- tiliotteet
- I – 9 lomakkeet
- W-2-ja W-4-lomakkeet
- verotiedot
luottokortti-ja käyttölaskut ovat asiakirjoja, joiden pitäisi olla korkealla kenen tahansa silppulistalla. Tällaisissa laskuissa on yleensä hyvin arkaluonteisia tietoja. Joten kun maksu on vahvistettu ja sinun ei enää tarvitse viitata että lasku, varmista, että asiakirja on tuhottu.
niin houkuttelevaa kuin tällaisten laskujen säilyttäminen voikin olla myös maksuvahvistuksen ja ratkaisun saamisen jälkeen, paras tapa estää identiteettivarkaus näistä asiakirjoista on niiden tuhoaminen. Se sanoi, Jos nämä laskut ovat merkityksellisiä veroilmoituksen, sitten murskaamiseen ohjeita, jotka koskevat.
on suositeltavaa pitää tiliotteita vuoden ajan ja sitten silpputa ne. Sama koskee palkkakantoja. Kyse on jälleen asiakirjoista, joista löytyy sellaisia tärkeitä taloudellisia tietoja, joista varkaat tunnistavat.
jos etsit tiliotteiden vastaanottamista verkossa – tai laskuja itse asiassa-haluat varmistaa, että yrityksesi on paperittomassa turvallisesti.
I-9 verolomakkeet vahvistavat työntekijän henkilöllisyyden, ja ne on säilytettävä joko kolme vuotta tai yhden vuoden ajan työntekijän irtisanomisesta sen mukaan, kumpi on pidempi aika, joten yleensä se on kolme vuotta. Nämä asiakirjat sisältävät kaikki tiedot, joita joku tarvitsee varastaakseen jonkun henkilöllisyyden, ja ne on tuhottava turvallisesti.
W-2-ja W-4-asiakirjat pitäisi hävittää turvallisesti, kun niitä on pitänyt kiinni neljä vuotta. Kyse on jälleen henkilöasiakirjoista, jotka sisältävät erittäin arkaluonteisia tietoja, kuten sosiaaliturvatunnuksia ja verotunnuksia.
yrityksen kannattaa säilyttää verotiedot kolmen vuoden ajan, sillä veroilmoitusta voi muuttaa siinä ajassa. Seitsemän vuotta on tavanomainen numero, koska jos verovirasto tarkastaisi sinut, he tarvitsisivat nämä tiedot ennen kuin voit turvallisesti tuhota nämä asiakirjat.
Pitäisikö Minun Silputa Tiliotteet Suljetuilta Tileiltä?
Kyllä. Kun olet varmistanut, että tili on suljettu ja rahat on siirretty (tai poistettu), sinun tulee tuhota tiliotteet ja muut tiliin liittyvät arkaluonteiset tiedot. Sama koskee vanhentuneita luottokortteja ja muita vastaavia asiakirjoja. Jos jotakin näistä tiedoista voidaan kuitenkin vaatia tilintarkastusta varten, sovelletaan verotietoja koskevia sääntöjä, ja ne olisi tuhottava kyseisen ajanjakson päätyttyä.
Miten Yritysasiakirjat Hävitetään?
vaikka jotkut tuntevat olonsa turvalliseksi, kun he käyttävät kotitoimiston Silppuria asiakirjojen hävittämistarpeidensa hoitamiseen, he eivät ole varustautuneet niin suureen määrään asiakirjoja, joita monilla yrityksillä on. Myös henkilökohtainen silppuaminen voi olla aikaa vievää, eivätkä ne ole yhtä turvallisia kuin ammattimaisen palvelun käyttäminen. Dokumenttien tuhoaminen ei ole vain hyväsydämistä, vaan se on laki.
varastotilat ovat asiantuntijoita asiakirjojen Hävittämistarpeiden käsittelyssä
varastotilojen ammattilaiset ovat varustettuja auttamaan sinua käsittelemään kaikkia asiakirjaturvallisuus-ja hävittämistarpeitasi. Tarjoamme suojattua asiakirjatallennusta arkaluonteisen materiaalin pitämiseksi poissa työmaalta. Meillä on myös liikkuvia murskausyksiköitä, jotka voivat tulla suoraan toimistoosi, noutaa asiakirjasi paikan päällä ja tuhota ne heti, jotta saat mielenrauhan. Voit ajoittaa mobiili murskausyksiköt säännöllisesti pitää toimistosi turvallinen ja decluttered. Ota yhteyttä tietoasiantuntijoihin varastotiloissa tänään ilmaiseksi tarjous.