a Microsoft Word az üzleti életben használt egyik leggyakoribb program. A kutatások azt mutatják, hogy az Egyesült Államokban közel 600 000 vállalat használja az Office 365-öt, és így a Microsoft Word-t használja elsődleges szövegszerkesztőként.
míg a dokumentumok írása a Microsoft Word fő funkciója, sok más módon is szolgálhatja vállalkozását.
mi az a Microsoft Word?
a Microsoft Word a nagyobb Microsoft Office csomag része, amely PowerPointot és Excelt is tartalmaz. Számos különböző verzió létezik, köztük a Home & Business, A Home & Student és a Professional.
“a Microsoft Word a legnépszerűbb és kompatibilis szövegszerkesztő, amely minden platformon elérhető” – mondta Colin Palfrey, A Majesty Coffee marketing igazgatója. “A fájlok előre és hátra kompatibilisek minden eszközön, univerzális szabványt kínálva az írók számára.”
mik a Microsoft Word üzleti felhasználási lehetőségei?
figyelembe véve, hogy a Microsoft Word olyan sok funkcióval és funkcióval rendelkezik, nem csoda, hogy az emberek egyre inkább használják üzleti tevékenységük során.
“a hivatalos javaslatok és szerződések írása nagy része annak, amit az MS Word-t használok” – mondta Palfrey. “E-maileket is készítek az MS Word-ben, hogy megbizonyosodjak arról, hogy a formázás és a nyelvtan/szintaxis helyes-e.”
az alábbiakban bemutatjuk a Microsoft Word üzleti folyamatokba történő beépítésének néhány konkrét módját.
dokumentummegosztás
mivel a Microsoft Word bármilyen platformmal vagy eszközzel kompatibilis, a szövegszerkesztőben létrehozott dokumentumok bárkivel megoszthatók, még azokkal is, akik nem rendelkeznek Microsoft Word-előfizetéssel.
“számomra egy nagyszerű funkció az, hogy fel tudom venni a Mac-en készített prezentációkat, és bármilyen eszközön megtekinthetem őket, mert minden eszközöm képes ugyanazt a fájlt megjeleníteni” – mondta Palfrey.
Sablonbeállítások
a Microsoft Word több ezer sablont tartalmaz, mind beépített, mind letölthető formában, amelyek egyszerű módon elindíthatják az üzleti dokumentumokat, például leveleket, jelentéseket és javaslatokat. Íme néhány a legnépszerűbb MS Word sablonok üzleti célokra:
- naptár
- üzleti levél
- önéletrajzok és kísérőlevelek
- hírlevél
- üzleti jelentés
- üzleti javaslatok
- számla
- költségvetés
- brosúrák és szórólapok
- Nyugdíjbejelentés
- tanúsítványok (például a hónap alkalmazottja)
- referencialevél
- marketinganyagok
- munkavállalói jelentések
“az MS Word sablonokkal rendelkezik a találkozó jegyzőkönyveitől a termékismertetőkig” – mondta Allan Borch, a Dotcom Dollar alapítója.
Szerződés létrehozása
a Microsoft Word segítségével saját Szerződést vagy szerződéssablonokat hozhat létre. Bár a programnak nincs letölthető sablonja az üzleti szerződésekhez, elég könnyű megtalálni egy olyan stílust, amely máshol tetszik, másolja és illessze be egy új dokumentumba, és csatlakoztassa az adatait. (Ne feledje, hogy bármilyen útvonalat is vesz a szerződésekkel, fontos, hogy egy ügyvéd felülvizsgálja őket.)
csapatmunka
a megosztási lehetőségekkel dokumentumokat küldhet kollégáinak, hogy dolgozhassanak. Nyomon követhetik a változásokat, így könnyebb látni, hogy mit adtak hozzá vagy távolítottak el. A nyomon követett változások lehetővé teszik számukra, hogy jegyzeteket és kérdéseket írjanak a margókba, hogy bárki más válaszoljon a dokumentumon.
Körlevél
ez a funkció lehetővé teszi különféle dokumentumok létrehozását, amelyek személyre szabhatók minden fogadó személy számára. Ez lehet e-mailes hírlevél, értekezlet-meghívó vagy általános üzleti levelezés.
ebben az esetben valamilyen típusú táblázatot vagy listát kell társítani a dokumentumhoz, hogy a Microsoft Word tudja, milyen neveket és címeket kell behúzni a helyőrzőkbe.
milyen egyéb felhasználási lehetőségei vannak a Microsoft Word-nek?
a Microsoft Word nem csak üzleti célokra használható, hanem szórakozásra és általános kényelemre is. Ezt az irodai szoftvert rengeteg feladathoz használhatja, kivéve a levélírást, az esszé beírását vagy a feljegyzés elkészítését.
naptár
a Microsoft Office olyan naptársablonokat tartalmaz, amelyek készen állnak a testreszabásra. Ha nem szeretné használni a Microsoft egyik naptárát, létrehozhat saját naptárat, és testreszabhatja azt a kívánt módon a szoftverben. Ha a dokumentum elrendezését egyszerűen fekvő helyzetbe állítja, és egy hét oszlop széles és öt vagy hat sor hosszú táblázatot illeszt be, létrehozhat egy teljes oldalas havi naptárat az ütemezés nyomon követéséhez.
kisebb naptár létrehozásához használhatja az álló tájolást, és az oldal tetején egy fejlécet, az oldal alján pedig a naptárrészt is tartalmazhat. Akár képeket, vízjeleket vagy más illusztrációkat is beilleszthet a testreszabáshoz, mielőtt a hűtőszekrényre csapná.
levélpapír vagy levélpapír
a Microsoft Office clip art széles választékával könnyedén létrehozhat személyes írószereket vagy professzionális levélpapírokat. Először válasszon egy teljes vagy részleges keretet az oldalra való beillesztéshez. Innen testreszabhatja saját képeivel, vízjeleivel és különböző betűtípusaival, hogy szépítse az oldalt. A Microsoft Word Írószer-és levélpapír-sablonokat is tartalmaz, amelyeket akkor használhat, ha nem szeretne sajátot létrehozni.
képeslapok
ahelyett, hogy drága képeslapokat fizetne az utazás során, megvárhatja, amíg hazaér, és saját fényképezőgépének képeivel elkészítheti őket. A Microsoft Word megkönnyíti a képeslapok létrehozását 4 x 6 hüvelykes beállítással. Az Oldalelrendezés fülre kattintva, majd a dokumentum méretének a képeslap méretére változtatásával elkezdheti testreszabni. A képeslapot akár fényképen vagy kártyakészleten is kinyomtathatja, hogy tartósabb legyen, amikor levélben küldi el.
hírlevelek
a Microsoft Word több oszlopos funkciójának köszönhetően könnyedén létrehozhat családi vagy üzleti hírleveleket. Először válassza az Álló vagy Fekvő tájolást. Ezután testreszabhatja azt a kívánt módon. Oszlopokat adhat hozzá, és egy folytonos vonalat helyezhet el közöttük a megkülönböztethetőbb elválasztás érdekében. A Microsoft Office tartalmaz néhány használatra kész hírlevél-sablont, amelyekből dolgozhat, ha nem akar időt szánni saját létrehozására.
szórólapok vagy meghívók
szükség van-e szórólapra egy udvari kiárusításhoz vagy munkabulihoz, vagy meghívóra gyermeke születésnapi partijára, könnyen létrehozhatja azt a Microsoft Word programban. Ha kreatív akar lenni, akkor egy üres dokumentumból indulhat, és létrehozhat egy szórólapot vagy meghívót a semmiből. Ha nem érzi jól magát, a Microsoft Office számos használatra kész szórólap-és meghívósablonja közül választhat a gyors létrehozáshoz.
függetlenül attól, hogy e-maileket készít, javaslatokat ír, vagy testreszabja a Microsoft Wordben elérhető sok sablon egyikét, nem kétséges, hogy a szövegszerkesztő üzleti célokra használható.