sok különböző típusú pénzügyi dokumentum létezik, amelyeket az életed során felhalmozol, és ahogy öregszel, és több pénzügyi terméket veszel ki, a szám valószínűleg növekszik és diverzifikálódik. A pénzügyi dokumentumok nagyon fontosak lehetnek, nem csak a kiadások, a hitel és a jövedelem nyomon követéséhez, hanem a hitelek igényléséhez, a banki hibák kijavításához vagy az adómegállapítás felülvizsgálatához a HM Revenue and Customs (HMRC) segítségével.
e dokumentumok egy része papíron lesz, de egyre inkább elektronikus úton küldik el a nyilatkozatokat és a számlákat. Az Online papírmunka helyet, pénzt és fákat takaríthat meg, de teljesen új problémákat is okozhat a dokumentumok tárolásában és védelmében. Például a dokumentumok ellopásának vagy elvesztésének lehetősége, ami növelheti a személyazonosság-lopás esélyét.
milyen pénzügyi dokumentumokat kell megőriznem és mennyi ideig?
a kulcsfontosságú dokumentumok olyan fizetéssel kapcsolatos elemeket tartalmaznak, mint a fizetési bizonylatok, a p60s és a P45s, amelyek hasznosak lehetnek, ha adóbevallási vagy hitelezési okokból be kell bizonyítania jövedelmét. A HMRC azt javasolja, hogy a fizetési bizonylatokat legalább tartsák meg 22 hónapokkal annak az adóévnek a vége után, amelyben kiadták őket. Azonban, ha lehetséges, hasznos lehet az összes fizetési bizonylatra, vagy legalábbis a P60-asokra, hogy bizonyítékai legyenek olyan dolgokra, mint a nemzeti biztosítási járulékok az élet későbbi szakaszában.
a bankszámlakivonatokat és a közüzemi számlákat nem kell meghatározott ideig megőrizni, ha Ön nem önálló vállalkozó, de ismét hasznos lehet az ilyen típusú nyilvántartásokat legalább két évig, ha nem tovább megőrizni. Még akkor is, ha jelenleg nem tervezi kölcsön vagy más pénzügyi termék felvételét, ha a hitelező bankszámlakivonatokat kér az elmúlt évből, sokkal könnyebb ezeket a dokumentumokat kézben tartani. Hasonlóképpen, a hitelkivonatokat az összes visszafizetés elvégzése után is meg kell őrizni, így bármilyen vita esetén bizonyíték van.
a biztosítási dokumentációt a kötvény lejártáig meg kell őrizni, és még a régi kötvényeket is meg kell tartania, hogy összehasonlítsa a feltételeket, feltételeket és költségeket az új megállapodásokkal.
ha jelzálogot kér, a fenti dokumentumok még fontosabbá válnak. Jelentkezéskor be kell nyújtania a jövedelem igazolását a bankjának vagy az épülettársadalomnak, hogy kiszámolhassák, mennyit tud majd visszafizetni. Ez magában foglalja az utolsó három hónapos fizetési bizonylatokat, a legutóbbi P60-at és a hat hónapos bankszámlakivonatokat. Ha előnyöket igényel, vagy bármilyen befektetése van, akkor dokumentációt is be kell mutatnia, hogy a hitelezők teljes képet kapjanak jövedelméről.
Hogyan tudom biztonságban tartani a pénzügyi dokumentumokat?
mind a papír, mind az elektronikus dokumentumokat biztonságban kell tartani az elvesztéstől, sérüléstől és lopástól. A pénzügyi dokumentumok rendkívül értékesek lehetnek a személyazonosság-lopás elkövetésére törekvő bűnözők számára, különösen bankszámlakivonatok és közüzemi számlák, amelyek személyazonosság vagy cím igazolására használhatók. Az elveszett vagy megsemmisített nyilatkozatok fájdalmat is okozhatnak, ha be kell bizonyítania jövedelmét, vagy meg kell oldania egy pénzügyi termékkel kapcsolatos vitát.
A megőrizni kívánt papíralapú dokumentumokat biztonságos helyen kell tárolni, például zárt iratszekrényben vagy akár széfben, ha van ilyen. A régebbi dokumentumokat, amelyeket úgy döntött, hogy nem tartja meg, meg kell aprítani, mielőtt az újrahasznosításba vagy a szemétkosárba dobnák. A levél felszakítása nem mindig elegendő, mivel össze lehet rakni a legfontosabb információk feltárására.
az elektronikus dokumentumokat biztonságos jelszavakkal és titkosítással is el kell zárni. Ha bankszámlakivonatokat vagy számlákat tárol e-mailben vagy felhőszerveren, ügyeljen arra, hogy erős, véletlenszerű jelszót használjon a fiókhoz, és ahol lehetséges, engedélyezze a kétlépcsős ellenőrzést. Ha a dokumentumokat merevlemezen tárolja, ellenőrizze, hogy azok egy biztonságos számítógép jelszóval védett mappájában vannak-e.
ha megszabadul egy számítógéptől vagy merevlemeztől, feltétlenül helyezze át a fájlokat biztonságos helyre, majd törölje le a meghajtót az összes fájl törléséhez. A fájlok törlése nem mindig elegendő, mivel a megfelelő szoftverrel letölthetők. Speciális programok tölthetők le, amelyek felülírják a régi adatokat, és vannak olyan szolgáltatások is, amelyek merevlemez-aprítást kínálnak, amelyek fizikailag megsemmisítik a régi számítógépeket és merevlemezeket.
ha aggódik személyes adatainak biztonsága miatt, az Equifax Hiteljelentése & pontszám, amely magában foglalja a WebDetect-et is, az első 30 napban ingyenes, majd havonta 7,95-ig elérhető, és naponta figyelmezteti Önt, ha személyes adatait csalók által használt weboldalakon találjuk meg.