mindannyian használjuk az e-mailt, de hányan tudják, hogyan kell jól címezni egy e-mailt? Az etika ismerete és az e-mailek kezelésének helyes módja döntő fontosságú a hivatalos üzleti ügyekben, ahol a címzett helytelen kezelése kizárhatja Önt, vagy inkompetensnek tűnhet.
először megvizsgáljuk az e-mail kommunikáció etikáját, mielőtt elmélyülnénk abban, hogyan lehet helyesen megszólítani egy ismeretlen címzettet egy e-mailben. Az e-mail etikett alapjainak ismerete segít teljes mértékben értékelni a megfelelő címzési formátumot.
Tartalomjegyzék
etika, amelyet figyelembe kell venni egy professzionális e-mailben
amikor a professzionális e-mailről van szó, sokkal formálisabbnak kell lennie, mint a normál e-mailek írásakor. Az e-mailek típusát szabályozó szabályt e-mail etikettnek nevezzük. Segít elkerülni az idegen és irreleváns informatív e-mailek küldését. Más szavakkal, megtanítja, hogyan kell megfelelően kommunikálni.
ezekkel az alábbi egyszerű szabályokkal professzionális e-mailben ismerheti meg a Dos-t és a Don ‘ ts-t.
1. Használjon Professzionális E-Mail Címet.
ha saját személyes e-mail címét használja foglalkoztatási tevékenységekhez, győződjön meg arról, hogy az e-mail tartalmazza a teljes nevét; egy példa [email protected]
megfelelőbb professzionális használatra. A becenevek, fogantyúk, homályos hivatkozások vagy kezdőbetűk, például [email protected] vagy [email protected].
ha vállalatnál dolgozik, akkor a vállalat e-mail címét kell használnia. Jó, ha két külön e-mail cím van, az egyik személyes használatra, a másik üzleti vagy munkahelyi célokra. Ez lehetővé teszi, hogy független és személyes e-mail üzeneteket tartson az üzleti levelezésből.
professzionális használatra ellenőrizze, hogy e-mail fiókja alá van-e írva a Gmailbe, a Yahoo-ba vagy a Hotmailbe, mivel ezek a legnépszerűbbek.
2. Válassza ki a megfelelő e-mail üdvözleteket
kerülje a köszöntések köznyelvi stílusait, mintha egy régi baráttal felzárkózna, különösen az e-mailekben. Ez magában foglalja az informális üdvözleteket ,mint például a’ Hey ” What sap ‘vagy a’ Yo ‘ professzionális e-mail környezetben. Túl lazák és alkalmatlanok. Szintén, a címzettnek rossz benyomása lenne rólad.
ha azt szeretnénk, hogy menjen egy kicsit könnyelmű, akkor használja a ‘Hello’ vagy ‘Hi’, amikor megszólítja a címzett. Van még e-mailben üdvözlő, mint hello vagy hi, és így tovább. Ahogy tovább olvassa a cikket, foglalkoznánk azzal, hogy melyik e-mail üdvözletet kell használnia.
3. Tartson professzionális hangot
amikor az e-mailekről van szó, nehéz tudni, hogyan érzékelik Önt. Lehet, hogy kedves, de továbbra is profi marad. Kerülnie kell azokat a helyzeteket, amikor szavait kulturális különbségek miatt félreértelmezhetik vagy félreérthetik, különösen az e-mailjeiben.
kerülje a humort is, ha azt szeretné, hogy az üzenetét komolyan vegyék. Üzenete elveszhet a megfelelő hang vagy arckifejezés nélkül. Gyakran a kimondott és viccesnek vélt szavak különböznek, amikor írják. Kerülje a negatív kifejezések vagy extrém szavak használatát is, különösen akkor, ha másképp szánják, mert ezek bosszúsnak, aggódónak vagy szorongónak tűnnek.
4. Használjon jól definiált és rövid Tárgysorokat
célszerű világos leíró tárgysorral rendelkezni. Meg fogja különböztetni az e-mailt a többitől. Ezenkívül információt ad a címzettnek arról, hogy mi az e-mailje, mielőtt elolvassa az üzenetet.
legfeljebb hat szóból kell állnia, és nagyon rövidnek kell lennie. A téma kell írni pontossággal és mentes a humor.
a Tárgysorokat bátran kell írni. Ez segít a könnyű azonosításban, különösen akkor, ha a címzettnek sok e-mail elárasztja a beérkező leveleket. Ha nincs tárgysora, vagy van, de ez nem ad képet a címzettnek az e-mail tartalmáról, akkor nagy az esély arra, hogy az e-mailt nem olvassa el.
5. Ellenőrizze A Bekezdés Hosszát.
az e-mail hossza nagyon nehéz lehet, különösen akkor, ha nincs karakterszám. Kerülje a hosszú bekezdéseket, mint ilyen hat-tíz bekezdést. Legfeljebb öt bekezdésnek kell lennie az e-mail üzenetnek. Négy mondat minden bekezdésben.
és győződjön meg róla, hogy az e-mail egyértelműen jelzi az üzenet célját. Mivel a tárgy ad az olvasó egy csipetnyi, a cél törzs az e-mail csak ad egy meghatározott és pontos magyarázatot.
ne feledje, hogy ha sok mondanivalója van, kommunikálja azt más csatornákon keresztül. Az e-mail üzenet nem olyan telefonos csevegés, amelyen órákig beszélgethet, amíg a telefon lemerül.
ha túl hosszú, akkor kikapcsolja a címzettet. Legyen informatív, és ne legyen érzelmi.
6. Gondosan Válassza Ki Az Írásjeleket.
ügyeljen az e-mailben használt írásjelekre. Minden mondatnak rendelkeznie kell a megfelelő terminál írásjelekkel; legyen az kérdőjel (?), pont (.), Vessző (,), felkiáltójel (!), vagy pontosvessző (;).
a felkiáltójeleket ugyanolyan takarékosan használja, mint a kérdőjeleket. A felkiáltójeleket szakszerűtlennek tekintik. Ezért a legjobb, ha nem használja őket.
használjon pontosvesszőt (;), ahol két kapcsolódó mondatot és vesszőt (,) szeretne összekapcsolni a független záradékok összekapcsolásához.
kérdőjelek (?) a megkérdőjelezhető állítások végén, minden mondat végén pedig egy pont.
példa: beszélt már a HR részleggel? Ha hajlandóak tárgyalni a feltételek feltételeiről, növekedne a juttatásuk.
7. Olvassa El Az Üzenetet, Mielőtt Elküldi Az E-Mailt.
mielőtt megnyomná a küldés gombot, ellenőrizze a helyesírási hibákat, a tárgy-ige egyezést és az egyéb nyelvtani hibákat.
ellenőrizze a mondat esetét. Használja a 12-es szabványos betűméretet, valamint a Calibri, Times New Roman vagy Arial betűtípust. Kerülje a szokatlan vagy többszínű betűtípusokat olyan színekkel, amelyek megsértik a szemét, és szemüveget igényelnek, mielőtt elolvasnák az üzenetet.
mindig a normál színt használja, amely fekete, ne használjon gyakran félkövér vagy dőlt betűt. Kerülje el azokat a hibákat, amelyeket az olvasó biztosan meg fog ragadni. Ne használjon hangulatjeleket, rövidítéseket, vagy adjon hozzá ‘elküldve a telefonomról’ figyelmeztetést az e-mailben. Ez nagyon szakszerűtlen és rossz képet fest rólad.
végül ellenőrizze, hogy van-e aláírási blokk, ha a helyes címzett nevét és e-mail címét adta meg, mielőtt megnyomná a ‘küldés’ gombot.
hogyan lehet e-mailt címezni egy ismeretlen személynek
függetlenül attól, hogy ismeri-e a címzett nevét vagy nemét, fontos tudni, hogy melyik üdvözlet megfelelő. Meghatározza, hogy a címzett folyamatosan olvassa-e az e-mailt, vagy sem. A cikk ezen részében azonosítjuk az ilyen helyzetek kezelésének legjobb módjait, és elkerüljük azt az esetet, amikor az ismeretlen személynek elküldjük azt, amit nem szándékozott.
Íme néhány tipp, amelyet figyelembe kell venni, amikor e-mailt küld egy ismeretlen személynek;
1. Címezze meg a címzettet
a professzionális e-mail írásakor a legjobb üdvözlés az, ha a címzettet a nevével szólítja meg. Ha nem ismeri a személy nemét, megpróbálhatja megtudni annak a személynek a részleteit, akinek e-mailt küld a cégtől.
például használhatja a ‘kedves’ vagy a ‘kedves’ szót, de nem több e-mail csere után. Ez egy kicsit régimódi és kevésbé formális. Ezért egy udvarias és modernizált módja annak, hogy a címzettet megszólítsa, kedves keresztnév vagy kedves vezetéknév.’
más szavakkal: ‘kedves Mrs Catherine’ vagy ‘Kedves Mr Jones. Ily módon formálisabban hangzik, mint a régimódi hang.
e-mail csere esetén válaszolhat úgy, hogy az előző e-mailben használt névvel szólítja meg.
2. Ismeretlen nemhez
ez a legnehezebb rész hivatalos e-mail írásakor. Ha nem tudja megkapni a címzett nevét, használhatja a ‘Kedves Uram/Asszonyom’ szót, mivel ez kevésbé személyes és udvarias. Gyakran használják afrikai kontextusban. Semleges, így akkor is használható, ha nem ismeri a címzett nemét.
de ha ismeri a címzett nemét, használhatja a ‘DearMadam vagy a DearSir’ szót attól függően, hogy ő vagy ő. Ez az egyik legjobb lehetőség mind a professzionális e-mailek, mind a hivatalos levelek esetében.
3.
munkakörök használata Ez akkor alkalmazható, ha ismeri a címzett munkaköri címét. Olyan munkaköröket kell használnia, amelyek megfelelnek a címzett pozíciójának. Például: ‘Kedves emberi erőforrás menedzser ‘vagy’ a HR menedzsernek’. Ez azt mondja a címzettnek, hogy jól ismeri az általuk betöltött pozíciót, és extra hitelt ad Önnek, amikor az álláspályázatokra vonatkozik.
akkor is használhatja a cég nevét, ha nem ismeri a címzett címét. Világos példa, ‘ kedves Incorp Társaság. Ez azt mutatja, hogy az e-mailt a vállalatnak szánták. Ez azt az üzenetet ábrázolja, amelyet tud a címzett cégéről, és ez is pontszámot ad, különösen, ha egy álláspályázatra vonatkozik.
4. Általános e-mail cím
abban az esetben, ha e-mailt küld egy általános e-mail címre, használhatja a ‘kinek vonatkozhat’szót. Passzívnak és kissé agresszívnek hangzik; a használt kontextustól függően. Bizonyos esetekben a címzett úgy gondolja, hogy nem érinti őket, és abbahagyja az olvasást.
ez rendben van, hogy használja írásakor kísérőlevelek munkahelyek alkalmazások, mert ez nagyon személytelen. De ha irodai e-mailekre szánják, érdemes hozzáadni a ‘Thankyouforyourtime’ – t a mondatban, hogy tompítsa a hangot.
5. Kevésbé formális üdvözletek használata
semmilyen körülmények között ne használja a ‘Szia ‘, ‘üdvözlet’ vagy ‘Szia ott’ vagy ‘Hello ott’ szavakat, ezek nem a legjobb lehetőségek az e-mailek ismeretlen személynek történő címezésére, különösen akkor, ha formális maradni próbál. Használhatja őket, ha ismeri a címzettet, és ha informális tartalomra szolgál.
ha kevésbé formális vagy szigorú szeretne maradni, akkor a ‘Hello Name’ vagy a Hi Name.’Más szavakkal, ‘HelloMrJames’ vagy ‘ Higrslaura. Ezek egyszerű és könnyű módszerek az e-mail üzenetek elindításához. Ha a címzett nő, és nem biztos abban, hogy házas-e, hogy megtudja, melyik címet használja, a legjobb, ha Ms-t használ, ez mind a házas, mind a Nőtlen nőkre vonatkozik.
következtetés
a professzionális üdvözlések használata nagyon fontos, mert ez az első dolog, amit a címzett lát az e-mailben. Ez nem azt jelenti, hogy szépen el kell kezdenie az e-mailt, és szörnyen véget kell vetnie, savanyú ízt hagyva a címzett szájában. A megfelelő e-mail záró sor és a kijelentkezések használata a megfelelő benyomásokat hagyja, mivel ez az utolsó dolog, amit a címzett olvas.
befejezhetnéd a ‘Köszönöm’, ‘Köszönöm az idődet’, ‘várom, hogy veled dolgozhassak’, ‘csodálatos napot’ vagy ‘várom a következő beszélgetésünket’, mint záró sorokat. És olyan jó aláírásokkal, mint ’tisztelettel, ”tisztelettel vagy kedves Üdvözlettel’, ‘hűségesen’, ’tisztelettel’ vagy ‘ szívélyesen, akkor az aláírási blokkod és a teljes neved.
ezen záró sorok és aláírások bármelyikének használata kiegészítené az Ön üdvözletét és e-mail üzenetét. És ez valószínűleg befolyásolja a gyors és pozitív választ.
milyen tippek vannak az e-mail etikettre vonatkozóan, és hogyan címezheti az e-maileket ismeretlen közönségnek?
öt kulcs elvihető;
- válassza ki okosan a tárgysorát. Rövidnek és tömörnek kell lennie.
- használjon szakmai üdvözletet, záró sorokat és aláírásokat.
- legyen barátságos, formális és kerülje a szarkazmust az üzenet során.
- ellenőrizze a nyelvtant, az írásjeleket és a helyesírásokat.
- gyakran ellenőrizze és azonnal válaszoljon e-mailjeire.