kPa legutóbbi HRCI jóváhagyott “Investigations habozás nélkül” webinar ment le a történelemkönyvekben, hogy a legnépszerűbb webinar valaha! A házigazdája volt FordHarrison is, a KPA partneri ügyvédi irodája.
természetesen a webináriumon részt vevő munkáltatóknak sok kérdésük volt. Az alábbiakban bemutatjuk a szakértőink által feltett leggyakoribb kérdéseket és a legjobb gyakorlatokra adott válaszokat.
Q: Mi a HR felelőssége, ha egy alkalmazott panaszt tesz egy másik alkalmazott zaklatása miatt, de akkor a panaszos azt mondja, hogy csak szellőzik, és nem akar hivatalos panaszt benyújtani?
v: minden alkalommal, amikor egy panasz vagy aggodalom a HR vagy a menedzsment tudomására jut, kötelessége, hogy teljes körűen kivizsgálja az ügyet. Még akkor is, ha az alkalmazottak jelzik, hogy “csak szellőznek.”Ha nem megfelelő viselkedés történik, biztos akar lenni abban, hogy a lehető leghamarabb foglalkozzon vele, hogy megakadályozza a jövőbeni kérdéseket vagy igényeket.
Q: Ha nem tesszük fel a vádlottnak a közvetlen kérdést: “zaklatta Nancyt?”, akkor mi legyen a kérdésünk?
A: Kezdje azzal, hogy általánosabb kérdéseket tesz fel, például: “Mesélj nekem a Nancyvel való munkakapcsolatodról?”vagy” mondja el nekem a Nancyvel folytatott napi interakcióit.”Ezután áttérhet egy hegyesebb kérdésre a helyzetről: “Mesélj nekem egy eseményről, amely az XYZ dátumon történt közted és Nancy között.”
próbálja meg elkerülni a vádlott védekezését azzal, hogy közvetlenül megkérdezi: “szexuálisan zaklatta Nancyt?”
Q: Köteles-e a munkáltató jelenteni a szexuális zaklatást a rendőrségnek?
A: nem, a munkáltató nem köteles jelenteni a szexuális zaklatást a rendőrségnek. Ha azonban szexuális zaklatáshoz vezet, jelentenie kell a rendőrségnek, és ösztönöznie kell az áldozatot, hogy nyújtson be rendőrségi jelentést. Munkáltatóként biztos akar lenni abban, hogy az egész munkahelyét védi.
k: érvényes-e megkérdezni a vádlottat, hogy hajlandóak-e alávetni magukat a poligráfnak, még akkor is, ha a munkáltató ezt nem tervezi?
A: Nem, ha a munkáltató nem szándékozik poligráf tesztet végezni, nem javasolnám a kérdés feltevését. Ha a munkavállaló igent mond, és a munkáltató nem követi, ez a munkáltató hiteltelenségét mutatja.
k: az NLRB alapján kérhetjük az áldozatot, hogy tartsa bizalmasan a dolgokat?
A: 2017-ben bírósági határozat született a nyomozásokról és a titoktartásról, amelyben a Nemzeti Munkaügyi kapcsolatok testülete (NLRB) új szabályt jelentett be, amely megtiltja a munkáltatóknak, hogy általános politikákat alkalmazzanak, amelyek megakadályozzák a munkavállalók folyamatban lévő vizsgálatokkal kapcsolatos megbeszéléseit.
az NLRB kijelentette, hogy a munkáltató csak akkor tilthatja meg a folyamatban lévő vizsgálatokkal kapcsolatos megbeszéléseket, ha eseti alapon bizonyítja, hogy jogszerű és lényeges üzleti indoklással rendelkezik, amely meghaladja a munkavállalók 7.szakasz szerinti jogait.
bármely adott vizsgálat során a munkáltatónak meg kell határoznia, hogy a tanúknak védelemre van-e szükségük, a bizonyítékok megsemmisülésének veszélye áll fenn, a tanúvallomások hamisításának veszélye áll fenn, vagy szükség volt-e az eltussolás megakadályozására.
a témával kapcsolatos további információkért hivatkozhat:
NLRB a munkahelyi vizsgálatok során a munkáltatói titoktartási kérelmekre vonatkozó korlátozások továbbra is fennállnak a D. C. körzeti határozat után
k: a vizsgálati kérdéseinket és válaszainkat szó szerint kell megírni/rögzíteni, vagy összefoglalhatjuk a válaszokat?
A: kérdéseit teljes körűen meg kell írni és dokumentálni kell. A válaszok összefoglalhatók. Ha azonban van olyan kifejezés vagy idézet, amely a vizsgálat fontos eleme, akkor ezt idézetekkel teljes mértékben dokumentálnia kell, megjegyezve, hogy ez közvetlen idézet.
k: rendben van-e kérni az alkalmazottakat, hogy töltsenek ki egy kezdeti írásbeli panaszlapot, ha bejönnek az irodámba, hogy beszéljenek egy munkahelyi helyzetről?
V: Igen, a legjobb gyakorlatnak tekinthető, ha a munkavállaló írásbeli panaszt nyújt be a munkáltatóhoz. A munkavállalónak alá kell írnia és dátumoznia kell az írásbeli nyilatkozatot.
kiképezheti őket, hogy a lehető legtöbb részletet közöljék a helyzettel kapcsolatban, és nevezzék meg a lehetséges tanúkat.
K: Milyen ajánlásai vannak a tanúkkal kapcsolatban, akik a kihallgatási folyamat részeként nyilatkozatokat írnak?
A: nagyon bátorítjuk a vádló, a vádlott és a tanúk írásbeli nyilatkozatainak gyűjtését. Ezek a kijelentések segítenek biztonsági másolatot készíteni az interjú jegyzeteiről.
Q: Vannak-e aggályok azzal kapcsolatban, hogy az interjúalanyok az interjú után aláírják a beszélgetés jegyzeteit, hogy ellenőrizzék a jegyzetek helyességét?
A: nincs probléma arra kérve az interjúalanyokat, hogy írják alá írásbeli nyilatkozataikat. Valójában a legjobb gyakorlatnak számít, ha az interjúalanyok aláírják és dátumozzák az írásbeli nyilatkozatot.
K: Mi a dokumentáció megőrzésére vonatkozó javaslat?
V: A vizsgálati dokumentációt mindaddig meg kell őriznie, amíg a munkavállaló aktív alkalmazott, és legalább 3 évig a felmondás dátuma után.
k: van valami ötlete az interjúk felvételéről?
A: nem javasoljuk interjúk rögzítését.
k: mennyi ideig tart a vizsgálat? Ha egy panaszos nagyon ideges, és azt akarja, hogy most gondoskodjanak róla, hogyan kezeljem ezt?
A: a vizsgálatot azonnal meg kell kezdeni, miután tudomást szerzett egy helyzetről. Attól függően, hogy hány tanú van, és hány embert kell kihallgatni, a nyomozásnak 24-72 órát kell igénybe vennie.
Q: Milyen ponton, miután írásbeli vagy e-mailben panaszt kapott egy zaklatott alkalmazotttól, tudatja-e a vádlottal, hogy zaklatási igény van velük szemben? Megvárja, amíg a nyomozás lezajlik?
V: Ön nem köteles nyilvánosságra hozni a követelés sajátosságait, sem azt a személyt, aki a követelést előterjesztette. Javasoljuk, hogy ne tegye közzé ezeket az információkat a megtorlás és az esetleges visszahatás elleni védelem érdekében.
az interjúk során azt javasoljuk, hogy összpontosítson arra, hogy kérdéseket tegyen fel a jelentett helyzet(ek) körül.
Q: Ha a tanúk megbeszélnek egy interjút/vizsgálatot a csapattársakkal, fegyelmezhetjük őket ezért?
v: biztosítani szeretné, hogy a vizsgálati interjú során megadta a megfelelő nyilvánosságra hozatalt. Hangsúlyozzuk, hogy a vizsgálati folyamat során megosztott információknak bizalmasnak kell maradniuk, és az interjún kívül senkivel nem szabad megvitatni őket.
ha a munkavállaló megsérti ezt a politikát, fegyelmezhető.
K: képes-e arra kényszeríteni egy tanút, hogy részt vegyen egy nyomozásban, ha a zaklatott tanúként nevezte meg? Mit teszel, ha a lehetséges tanúk megtagadják a részvételt?
V: Ha az alkalmazottak megtagadják a munkahelyi vizsgálatban való részvételt, okuk miatt megszüntethetők.
volt egy bírósági ügy 2016-ban, Gilman kontra Marsh & McLennan Cos., No.15-0603-cv(L), amelyben az Egyesült Államok Fellebbviteli Bírósága kimondta, hogy a munkavállaló ok miatt felmondható, ha megtagadja a vizsgálatban való részvételt.
a második körzeti bíróság kijelentette, hogy a döntő tényező az volt, hogy az interjúkban való együttműködésre vonatkozó utasítások ésszerűek-e. Ha igen, az alkalmazottakat megfelelően meg lehet szüntetni azért, mert megtagadták “a munkáltató közvetlen, egyértelmű, ésszerű parancsának való megfelelést.”
k: mit csinálsz, ha a viselkedést jelentették, és a vezetés nem foglalkozik a viselkedéssel, és folytatódik?
A: Ha az a személy, akihez a követelést benyújtották, nem tesz semmit a követelés kivizsgálása érdekében, a munkavállaló a követelést a vezetés másik tagjához viheti, vagy közvetlenül az illetékes állami ügynökséghez vagy az EEOC-hoz viheti. Ha Ön a menedzsment tagja, és tisztában van egy követeléssel, akkor felelőssége, hogy azt magasabb szintű vezetéshez vagy tulajdonoshoz vigye.
K: felkerestem az EEOC honlapját, és nem találtam meg azokat a kérdéseket, amelyeket a vizsgálat során használnak. Vagy a linkre kellett volna kattintanom a jelentés benyújtásához?
A: az EEOC oldalon található interjúkérdések eléréséhez szükséges link eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. a kérdések az oldal felénél találhatók.
K: Mi van, ha senki sem tehet panaszt a HR-nél? Szervezetünkben az alkalmazottaknak azt mondják, hogy semmiért nem léphetnek kapcsolatba a HR-rel, és csak a felettesükhöz fordulhatnak, még akkor is, ha problémájuk van a felettesükkel.
A: az emberi erőforrások egyik fő feladata az alkalmazottak támogatása és a vállalat állami és szövetségi foglalkoztatási törvényeknek való megfelelésének elősegítése. Az emberi erőforrások jelentős szerepet játszanak abban, hogy enyhítsék a vállalat foglalkoztatási kérdésekkel kapcsolatos potenciális felelősségének való kitettségét.
javasoljuk, hogy vizsgálja felül jelenlegi politikáját, és határozottan javasoljuk, hogy hajtson végre nyitott ajtó politikát. A hatékony, megfelelő zaklatásellenes politika jelentős része az, hogy többféle módszert biztosítson a követelések bejelentésére, beleértve nemcsak a munkavállaló közvetlen vezetőjét, hanem az emberi erőforrásokat, a vezetés bármely tagját és a külső ügynökségeket is.
csak az, hogy az alkalmazottak jelentsék a problémákat a vezetőjüknek, nagyon korlátozó, különösen, ha a probléma a vezetőjükre vonatkozik. A munkavállalóknak egynél több lehetőséget kell biztosítani a problémák és aggályok bejelentésére.
Q: Hogyan ígérheti meg az alkalmazottaknak, hogy nem lesz megtorlás, ha amint a felügyelők megtudják a munkavállalói panaszokat, másképp ütemezik az embereket, másképp kezelik őket, nehezebb feladatokat adnak nekik stb.?
A: Ha egy menedzser negatív lépéseket tesz egy alkalmazott ellen, annak alapján, hogy a munkavállaló panaszt vagy aggodalmat terjeszt elő az adott vezetővel vagy bármely más személlyel kapcsolatban, a vezetőt fegyelmezni kell, és emlékeztetni kell a vállalat megtorlásellenes politikájára. A munkavállaló védett tevékenységért való megtorlása illegális, és nagyon költséges pert eredményezhet a vállalat számára.
az alábbiakban egy link található az EEOC-hoz, amely további információkat tartalmaz a megtorlásról.
megtorlás: megfontolások a szövetségi ügynökség vezetői számára
K: Mi van, ha ez nem verbális szexuális zaklatás, hanem vizuális bűncselekmény? Szintén, mi van, ha az alkalmazottak tévednek a szexuális zaklatásról, mint “csak ló körül?”
A: függetlenül attól, hogy a bűncselekmény verbális vagy vizuális, akkor eldönthetjük, hogy vizsgálja meg az ügyet.
a vizsgálat lefolytatása során gyakrabban megállapíthatja, hogy a zaklatási panasz nem megfelelő munkahelyi magatartást jelent. A nem megfelelő viselkedést megjelenítő alkalmazottnak tanácsot kell adni és potenciálisan fegyelmezni kell.
ez egy lehetőség arra is, hogy minden alkalmazottnak közölje a munkahelyi viselkedés elvárásait.
k: ha valaki panaszt tesz valaki ellen, a vádlottnak nincs joga tudni, hogy ki a vádló és a konkrét panasz? Tudom, hogy azt tanácsolta, hogy ne tegyen fel vezető kérdéseket, és ne csak nyíltan kérdezze meg: “csináltad xyz-t…?”, de egy bizonyos ponton tudniuk kell, hogy mi a pontos panasz, és ki panaszkodott, mivel a vizsgálat során nem szabad elvárni a titoktartást.
A: a vizsgálatot mindig bizalmasan kell kezelni, és csak a vizsgálatot végző személyek rendelkezhetnek a teljes részletességgel.
a munkáltató nem köteles vagy köteles nyilvánosságra hozni, hogy ki nyújtott be aggodalmat és az aggodalom/panasz sajátosságait. Azt szeretné, hogy biztosítsa bizalmasan, amennyire csak lehetséges. A megtorlás és a visszaütési aggodalmak még fontosabbá válnak, ha a vádlót és a konkrét követelést nyilvánosságra hozzák a vádlottnak.
mint ilyen, önnek nem kell tájékoztatnia a vádlót a nyomozás konkrét eredményeiről, sem a konkrét intézkedésről, csak arról, hogy a vizsgálatot lefolytatták, és a megfelelő intézkedést megtették.
k: ha valaki panaszt tesz, tanú, vádlott stb. a vizsgálat során visszamegy a munkaterületére vagy akár a munkán kívülre, és megvitatja az esetet, a feltett kérdéseket, a válaszokat más potenciális tanúkkal… fegyelmezheti-e őket a munkáltató, vagy legalább tudatosítsuk velük, hogy tevékenységüket jelentették, és szóbeli figyelmeztetést adjunk nekik. Úgy érzem, hogy addigra már megfertőzhettek más tanúkat, sőt még további zavarokat okoztak a műveletekben.
A: Biztosítani szeretné, hogy a vizsgálati interjúkat a titoktartási nyilatkozattal és a titoktartás megsértésének következményeivel kezdje.
ha aggódik a titoktartás miatt, érdemes az érintett embereket fizetett adminisztratív szabadságra helyezni, amíg a vizsgálat befejeződik. Ha egy alkalmazottat adminisztratív szabadságra helyeznek, akkor biztos lehet benne, hogy a szabadság ideje alatt közli a titoktartási elvárásokat és a munkatársakkal való kommunikációt.
ha egy alkalmazott beszél munkatársaival vagy más tanúkkal, akkor biztosnak kell lennie abban, hogy azonnali és azonnali fegyelmi eljárást hajt végre, amely magában foglalhatja a felmondást is. A kPa Vera HR online és ügyeleti hozzáférést biztosít egy hitelesített HR szakértőkből álló csapathoz, akik ismerik mind az állami, mind a szövetségi törvényeket.
ez csak egy kis ízelítő a kPa webináriumain megosztott hasznos információkból. Regisztráljon egy közelgő ülésre ma.
- Megosztás +
- Nyomtatás