az igazgatótanács hatékonyságának javításának egyik biztos módja az, hogy jobb perceket vesz igénybe. Mitől jó a perc? A rendezőktől azt halljuk, hogy a jó percek rövidek, könnyen beolvashatók és visszautalhatók.
a világos és tömör értekezlet-feljegyzések készítése elengedhetetlen a megfelelőségi célokhoz és az igazgatósági tagok jövőbeni referenciájához is. Végül is az igazgatósági ülés jegyzőkönyvei nem csak összefoglalják az üléseket – ezek írásbeli feljegyzések, amelyek a résztvevők számára is megértik az ennek eredményeként meghozandó intézkedéseket.
de ha még nem ismeri a jegyzőkönyvkészítő szerepét, vagy javítani szeretné az értekezlet jegyzőkönyvének hatékonyságát, nehéz lehet tudni, hol kezdje. Ismerje meg, hogyan készítsen világos, tömör és értékes találkozási jegyzőkönyveket a teljes útmutatónkkal, amely tartalmazza:
- 10 egyszerű lépések, hogyan kell jegyzőkönyvet venni az igazgatósági ülésen
- igazgatósági jegyzőkönyv ülés sablon
- minta igazgatósági ülés jegyzőkönyv
- 6 gyakorlati tipp a hatékonyabb igazgatósági percekhez
10 egyszerű lépések arról, hogyan kell jegyzőkönyvet venni az igazgatósági ülésen
értsd meg a szerepedet & az igazgatóság irányelvei
mielőtt elkezdené, tisztában kell lennie azzal, hogy milyen elvárásai vannak a találkozó percfogójának. Tekintse át Robert rendszabályait és az igazgatótanács konkrét irányelveit, majd tisztázza mindazt, amit nem biztos benne az igazgatótanács elnökével vagy vezetőjével.
készítse elő előre a jegyzőkönyv sablonját
a sablon előzetes elkészítése segíthet abban, hogy szervezett maradjon, miközben perceket vesz igénybe az igazgatósági ülés során. Sokkal könnyebbé teheti az értekezlet-jegyzeteket, és időt takaríthat meg azzal, hogy tudja, milyen szakaszokat és információkat kell kitölteni. A következetes formátum használata lehetővé teszi a stand-in számára, hogy ugyanazt a hatékony sablont kövesse az ismerős percekben minden találkozón.
a sablon elkészítéséhez, ha lehetséges, szerezze be az igazgatósági ülés napirendjét. Ezután kezdje el felépíteni a következő szakaszokat a rendelkezésére álló információkkal:
- az ülés típusa, például rendes vagy különleges
- az ülés dátuma, időpontja és helyszíne
- az igazgatóság elnökének és titkárának neve
- a várható résztvevők neve, beleértve az előadókat és a vendégeket
- az előző testületi ülés jegyzőkönyvének és eredményeinek áttekintése
- minden napirendi pont
- a halasztás tervezett órája
- bármely tervezett végrehajtó/kamera ülés
ha vannak kiegészítő anyagok, például jelentések vagy tájékoztatók, amelyek szerepelnek a napirendben, jegyezze fel azokat a megfelelő szakaszokban.
kell egy sablon kezdeni? Töltse le az Aprio igazgatósági ülés perc sablonját itt.
Hozd el a szükséges anyagokat az igazgatósági ülésre
néhány igazgatósági titkár inkább laptopot használ az ülés jegyzőkönyvének elkészítéséhez, míg mások inkább a régimódi tollat és papírt részesítik előnyben. Bármi legyen is a preferenciája, győződjön meg róla, hogy csomagolja és előkészíti a szükséges dolgokat, beleértve a notebookot, a tápkábelt, a tollat stb. Azt is érdemes biztosítani, hogy van egy biztonsági mentési módszer, amely perceket vesz igénybe, ha az első opció sikertelen.
hogyan kell jegyzőkönyvet venni egy ülésre – az igazgatósági ülés során
megjegyzés az igazgatósági ülésen való részvétel
az igazgatóság preferenciájától függően vegye figyelembe a részvételt közvetlenül az igazgatósági ülés kezdete előtt vagy a legelején. A részvétel megszerzésének néhány általános módszere a nevek átlépése az igazgatósági ülés jegyzőkönyvének sablonján vagy a bejelentkezési lap terjesztése.
ügyeljen arra, hogy vegye figyelembe az igazgatókat, akik későn érkeznek. Fontos, hogy pontos szám legyen arról, hogy ki volt és nem volt jelen minden egyes mozdulatnál.
töltse ki a sablont az igazgatósági ülés előrehaladtával
az igazgatósági ülés előrehaladtával töltse ki az igazgatósági ülés jegyzőkönyvének sablonját. Dönthet úgy, hogy a jegyzeteit úgy rendezi, hogy felírja a napirendi pont számát, amelynek minden perc megfelel. Ez megkönnyíti a véglegesített értekezlet-jegyzőkönyv dokumentum elkészítését az értekezlet után.
minden döntést igénylő napirendi pont esetében feltétlenül vegye figyelembe:
- a meghozott intézkedések és mikor
- az indítványok pontos megfogalmazása, az eredmény és az indítványt benyújtó személy
- azok az igazgatók, akik az egyes indítványok mellett, ellen szavaztak vagy tartózkodtak
- bármilyen összeférhetetlenség és hogyan kezelték őket
győződjön meg róla, hogy az indítványok jegyezze fel, hogy jóváhagyták-e az előző ülések jegyzőkönyvét, az ügyrendi és fellebbezési javaslatokat, az új ügyeket és az esetleges vezetői üléseket. Vegye figyelembe, hogy az értekezlet-jegyzőkönyvek nem készülnek az Ügyvezető ülések során, de fontos, hogy feljegyezzék azok előfordulását.
hagyja, hogy a sablon irányítsa a perceit, és írás közben próbáljon a kritikus pontokra összpontosítani, miközben a lehető legobjektívebb és legvilágosabb. Hasznos, ha a témákra és az eredményekre összpontosít, ahelyett, hogy szó szerint rögzítené a beszélgetéseket. Tudja meg, hogy teljesen elfogadható írni ” a lehetőségek megbeszélése következett.”Ha bármiben tisztázásra van szüksége, feltétlenül kérdezze meg.
jegyezze fel az ülés elnapolásának idejét
Miután az ülés befejeződött, feltétlenül rögzítse a halasztás óráját. Ha a következő ülés időpontja és időpontja eldőlt, vegye figyelembe azt is.
minden jelentés másolatának beszerzése
ha új jelentéseket mutattak be az értekezlet során, vagy ha hiányzik egy jelentés, beszéljen azzal a személlyel, aki bemutatta őket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megkapja-e a másolatot az értekezlet vége előtt.
Tudjon meg többet az Aprio igazgatósági portál szoftveréről
az igazgatósági ülés után
átírni az igazgatósági ülés jegyzőkönyvét
próbálja meg megírni az igazgatósági ülés jegyzőkönyvének “jó” példányát, amilyen gyorsan csak lehet az ülés befejezése után, amikor a részletek még frissek az elméjében. Szánjon időt a rögzített percek gondos áttekintésére, és ha szükséges, adjon hozzá további megjegyzéseket az egyértelműség érdekében. Győződjön meg arról, hogy a testület minden intézkedése tartalmaz egy rövid magyarázatot és indoklást a döntéshez, és ha nem biztos benne, kérdezze meg az igazgatótanács elnökét.
fontos a szervezeti és igazgatói elszámoltathatóság érvényesítése. Az ülés jegyzőkönyvének alján jegyezze fel a vezetői csapat és az igazgatók által tett intézkedésekre vonatkozó kötelezettségvállalásokat, hogy az igazgatóság elnöke elszámoltathatóvá tegye őket.
végül feltétlenül csatoljon minden további dokumentumot vagy jelentést a jegyzőkönyv mellékleteként, vagy legalább magyarázza el, hol találhatók.
ülési jegyzőkönyvek terjesztése
egyes testületek úgy döntenek, hogy e-mailben vagy nyomtatott formában terjesztik a véglegesített igazgatósági ülés jegyzőkönyvét. A legbiztonságosabb azonban a board portal szoftver használata. Az igazgatósági portálok lehetővé teszik a kiegészítő dokumentumok biztonságos összekapcsolását a perceken belül, és az igazgatósági tagok szükség esetén közvetlenül hozzáadhatják észrevételeiket vitához.
tárolja a jegyzőkönyveket a jövőben
az Igazgatótanács üléseinek jegyzőkönyveit mindig biztonságos és hozzáférhető helyen kell tárolni a jövőben. Sok testület úgy dönt, hogy online tárolja az értekezlet jegyzőkönyveit, de csak győződjön meg arról, hogy a választott módszer biztonságos, jelszóval védett, és csak az igazgatósági tagok számára érhető el. Számos board portal szoftver opció lehetővé teszi, hogy ezt tegye.
ezenkívül ügyeljen arra, hogy minden további dokumentumot a véglegesített jegyzőkönyvben tároljon az igazgatótanács jövőbeli referenciájához és az igazgatótanács azon tagjaihoz, akik nem tudnak részt venni az ülésen.
igazgatósági ülés perc sablonja
győződjön meg arról, hogy ezek a lényeges elemek szerepelnek az ülés perc sablonjában:
- dátum, idő, helyszín
- az igazgatósági ülés típusa — Rendszeres, különleges vagy éves
- az igazgatósági elnök, az igazgatósági tagok, a titkár és más vendégek részvétele
- ha a határozatképesség követelményei teljesülnek
- az előző ülés jegyzőkönyvének jóváhagyása
- jelentések és előadások, beleértve a műsorvezető nevét és címét
- műveleti lépések szükségesek
- a terjesztett prezentációk vagy dokumentumok mellékletei
- záró összefoglaló, amely tartalmazza a elnapolás időbélyegét, a következő ülés dátumát és időpontját, valamint a jóváhagyás aláírását elnök
kell egy sablon kezdeni? Töltse le az Aprio igazgatósági ülés perc sablonját itt.
minta igazgatósági ülés jegyzőkönyv
Raynor Inc.
igazgatósági ülés jegyzőkönyve: 2021. június
1: 00 p. m. PST, Zoom, Vancouver, BC
igazgatósági résztvevők:
jelen: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
sajnálja: Cara Johnson
vendégek: Exec . Sheila Swanson igazgató, Charles Stallworth, tanácsadó könyvelő
határozatképesség jelen? Igen
megrendelés
- 1:00 P. M. elnök, Carol Devoe
megbízások
jelentések
a vezérigazgató jelentése Sheila Swanson Ügyvezető Igazgató
- Swanson bemutatta az igazgatóságnak a vállalat különböző célkitűzéseinek összefoglalását, beleértve a marketing kezdeményezések, az értékesítés, az új bérlők és a termékfejlesztések frissítéseit. Az igazgatók számos kérdést tettek fel, amelyekre megelégedésükre válaszoltak, majd vita következett.
Pénzügyi Bizottság által benyújtott jelentés elnöke, Carol Devoe
- Devoe bemutatta Charles Stallworth, aki áttekintette a szervezet könyvelési eljárások és megállapította, hogy azok kielégítőek, a felkészülés a közelgő éves pénzügyi ellenőrzés. A Stallworth azt javasolja, hogy cégünk biztosítsa, hogy a könyvvizsgáló vezetői levelet nyújtson be a könyvvizsgálói pénzügyi jelentéssel együtt.
- a következő negyedéves pénzügyi jelentés készen áll a következő havi igazgatósági ülés megosztására.
befejezetlen üzlet
- a Május 14-i jegyzőkönyvet 2021-ben módosították és jóváhagyták
új üzlet
- Devoe bejelentette, hogy nemrégiben új titkárt, Karla Portert vett fel.
- Lewis megerősítette, hogy Diann Wilson személyes okokból lemond az Igazgatóságról, így hiány van a pénzügyi Bizottságban. Ezenkívül Lewis azt tanácsolta az Igazgatóságnak, hogy a keresési Bizottság heti frissítéseket kap a keresési tanácsadótól, és hogy a testület kérdéseit szívesen fogadják.
jövőbeli cselekvési lépések
Devoe felelős a következő negyedéves pénzügyi előkészítéséért 15.július 2021-ig a következő ülés előtt.
záró
- az ülés 2:30-kor elnapolva
- következő ülés időpontja:július 26, 2021 nál nél 2: 00 délután
jegyzőkönyv beküldő: Tammy Burke
________________
elnök aláírása
most, hogy már az alapokat, és látta példák igazgatósági ülés jegyzőkönyv, itt van 6 további tippeket, hogy jegyzetelés hatékonyabb.
Tudjon meg többet az Aprio Board Portal szoftverről
6 gyakorlati tipp a hatékonyabb igazgatósági ülés jegyzőkönyvéhez
a felkészülés minden.
készüljön fel arra a konkrét testületi ülésre, amelyre jegyzeteket készít. Ez végigvezeti Önt, hogy tudja, mi lesz releváns összefoglalni, és hogy a feladat sokkal könnyebb. Adjon magának elegendő időt az előző testületi ülés jegyzőkönyvének, valamint a közelgő napirend áttekintésére. Győződjön meg róla, hogy ismeri a közelgő találkozó célját – rendszeres vagy különleges találkozó, aki várhatóan részt vesz, mit fognak megvitatni, és minden olyan dokumentumot, amelyet felülvizsgálnak vagy terjesztenek.
cél a tömör és pontos.
a jó percek összefoglalják a történteket és megállapodtak, nem pedig feljegyzik mindazt, amit mondtak. Tehát hagyja ki a hosszú leírást, és tartsa a perceket a tények és cselekvések rövid és tömör összefoglalásával. Például: “kineveztük, hogy, mert, tovább”.
figyeljük meg a melléknevek, határozószók, érzelmek vagy színes nyelv hiányát. Kerülje a rövidítéseket és a zsargont – előfordulhat, hogy minden igazgató nem ismeri az iparág feltételeit, a jogi és a bennfentes beszél. Gyakorlást és szorgalmas szerkesztést igényel azok számára, akik újak a jegyzeteléshez. Győződjön meg róla, hogy ellenőrizze a:
- egyszerű, könnyen értelmezhető nyelv használata
- helyes nyelvtan és írásjelek
- helyes írásmód
objektív hang használata.
az ülés jegyzőkönyvének rövidnek, tényeken alapulónak és elfogulatlannak kell lennie. Kövesse ezeket az irányelveket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy percei objektívek-e:
- szigorúan ragaszkodj a tények és döntések jelentéséhez, miközben semleges hangon maradsz.
- a kritikákat, a személyes érveket vagy nézeteltéréseket, valamint a politikát ne vegye nyilvántartásba.
- hagyja tétlen chat, viccek, aktuális események recaps, vagy személyes anekdoták ki a perc. Míg a Csevegések segíthetnek a testület elkötelezettségének javításában, ha nincs értékük a kormányzásban, ne dokumentáljon.
- távolítson el mindent, ami indokolatlan felelősséget okozna.
tartsa igazgatósági tagok elszámoltatható.
az Igazgatótanács üléseinek jegyzőkönyvei a cselekvések és állásfoglalások nyilvántartásaként szolgálnak. A percfelvétel egyik legfontosabb feladata annak egyértelművé tétele, hogy milyen megbízások, delegációk és határidők jöttek ki az ülésből, hogy az igazgatósági tagok elszámoltathatók legyenek.
hasznos lehet a felbontások speciális formázása vagy a műveletek nyomon követése egy táblázatban félkövérrel vagy aláhúzással. Minden állásfoglalást könnyen meg kell érteni magyarázat vagy kontextus nélkül a jegyzőkönyv többi részéből. Tegyen egy lépést tovább, és foglalja össze a találkozó határozatait a dokumentum végén, hogy később könnyen visszahívhassa.
ne féljen felvilágosítást kérni.
az ülések gyorsan haladnak, és nagy területet fednek le. Ha hiányzik valami, vagy a dolgok nem világosak számodra, azonnal kérjen tisztázást, hogy pontosan rögzíthesse, mi döntött, vagy mi a következő lépés. Néha a jogi vagy ipari Nyelv Ismeretlen lehet, ezért győződjön meg róla, hogy megáll, és megkérdezi, hogy nem biztos benne.
az időzítés kulcsfontosságú.
a jegyzőkönyvek írása és szerkesztése, amint csak lehet, miközben a témák még frissek a fejedben, megkönnyíti a jegyzetelést. Azt is biztosítja, hogy az ülés jegyzőkönyvét időben eljuttassák jóváhagyásra az igazgatósági tagokhoz, amikor az emlékeik is frissek, és a megbízások és a határidők a legfontosabbak.
javítsa az igazgatósági ülés perchatékonyságát az Aprio segítségével
most, hogy tudja, hogyan kell perceket venni egy igazgatósági ülésen, javítsa a percfelvétel hatékonyságát az olyan igazgatósági szoftverekben található eszközökkel, mint az Aprio.
tudta, hogy az Aprio tartalmaz egy percépítő eszközt? Ez a funkció egy kezdőtábla-értekezlet-jegyzőkönyv sablont biztosít, amely előre feltölti az elemeket, például a résztvevők listáját, az értekezlet dátumát és helyét, valamint a testületi értekezlet napirendjének elemeit. Lehetőség van arra is, hogy praktikus hiperhivatkozásokat tartalmazzon az egyes napirendi pontok gyors áttekintéséhez, így a csomag minden egyes dokumentuma könnyen elérhető és megosztható a biztonságos tábla portálján.
az Aprio-val az értekezletek jegyzőkönyvei egy központi könyvtárban vannak tárolva, amely könnyen kereshető, így a jóváhagyások megszerzése biztonságos és egyszerű. A kényelmes klónozási funkcióval az adminisztrátorok könnyedén lemásolhatják az értekezlet mappáit és dokumentumait, hogy időt takarítsanak meg, és biztosítsák a táblacsomagokkal való összhangot.
hadd mutassuk meg, hogyan segíthet az Aprio abban, hogy még gyorsabban vegye be a perceket egy igazgatósági ülésen. Kap egy személyre szabott demo.