a pályáztatás talán a leggyakoribb a közszférában, az egyetemek, a tanácsok, a kórházak és a kormányzati szervek rendszeresen használják áruk és szolgáltatások beszerzésére – legyen az vendéglátás és biztonság, vagy informatikai berendezések és digitális marketing.
rengeteg izgalmas lehetőség kínálkozik a nagy magánszektorbeli vállalatokkal való együttműködésre, különösen az építőiparban, amely nagymértékben támaszkodik a vállalkozókra és alvállalkozókra a projektek megvalósításában.
ha nincs tapasztalata a pályázati eljárásokban, az első lépések megtétele ijesztő lehet. Az ok, amiért olyan sok ajánlat-író cég létezik, azért van, mert időbe és készségbe telik, hogy helyes legyen. De sok kisvállalat látta, hogy a vagyonuk átalakul, amikor új és ismétlődő üzleti tevékenységet biztosítanak jóváhagyott szállítóként, így erőfeszítései minden bizonnyal megtérülnek.
függetlenül attól, hogy úgy dönt, hogy valakit alkalmaz az ajánlat megírására, vagy azt tervezi, hogy maga csinálja meg, ez az útmutató megmutatja, hogyan kell pályázni a munkára.
mi a pályázat?
a pályázati eljárás olyan formális folyamat, amelynek során a vállalkozásokat felkérik arra, hogy pályázzanak olyan köz-vagy magánszektorbeli szervezetektől származó szerződésekre, amelyeknek egy projekthez speciális készségekre vagy árukra és szolgáltatásokra van szükségük.
kevés szervezet rendelkezik azzal a képességgel, hogy mindent házon belül elvégezzen, ezért érdemes kiszervezni azokat, akik rendelkeznek az erőforrásokkal és szakértelemmel ahhoz, hogy a nevükben szállítsák. A vállalkozások mindig a look-out szakemberek, akik segíthetnek nekik semmit épület egy honlap, hogy egy út.
a pályázati eljárás célja, hogy tisztességes és átlátható legyen. Amikor a projektek állami finanszírozásúak, vagy egyszerűen nagy összegek forognak kockán, a szervezeteknek a legjobb ár-érték arányt kell elérniük az adófizetők vagy az érdekeltek számára, és bizonyítaniuk kell, hogy nem ítéltek oda igazságtalanul szerződéseket.
a pályáztatás sem korlátozódik a nagyvállalatokra – a kkv-k az üzleti lakosság több mint 99,9% – át teszik ki, és a kormány kötelezettséget vállalt arra, hogy 2022-ig közbeszerzési költségvetésének egyharmadát velük költi el.
a pályázati eljárás magyarázata
egy jó dolog a pályáztatásban, hogy nem kell egy sor üzleti kapcsolat a munka megnyeréséhez – az online keresés jó ötletet ad a rendelkezésre álló lehetőségekről.
az Egyesült Királyság kormánya Contracts Finder szolgáltatást működtet minden olyan jelenlegi vagy jövőbeli közszektorbeli szerződéshez, amelynek értéke meghaladja a 10 000-et. Keresheti a legújabb lehetőségeket iparága, elhelyezkedése, értéke alapján, sőt akár kkv-k számára is alkalmas-e.
a Contracts Finder mellett a kormányzati weboldal más útvonalakat is javasol, többek között az EU-ban végzett munkára vonatkozó Tenders Electronic Daily (TED), a digitális szolgáltatók digitális piaca és a Small Business Research Initiative (Sbri). Az is jó ötlet, hogy vegye fel a kapcsolatot a helyi önkormányzattal, hogy megtudja, hogyan válik jóváhagyott szállítóvá, és keresse meg az értesítéseket a vonatkozó iparági kiadványokban.
a Skóciára, Walesre és Észak-Írországra vonatkozó közbeszerzési szerződések külön weboldalakon jelennek meg, közbeszerzési szerződések Skócia, Sell 2 Wales és eSourcing NI és eTenders NI.
a közszférával ellentétben nincs egyablakos ügyintézés a magánszektorral való együttműködésre. A rendezvényeken, a vállalati weboldalakon, a kereskedelmi kiadványokban vagy közvetlenül a vállalkozásokkal való kapcsolatfelvétel során tájékozódhat a lehetőségekről. Fontos, hogy proaktív legyen, ezért szánjon időt a hálózatépítésre, a vállalati profil felépítésére a releváns kiadványokban, és győződjön meg arról, hogy webhelye és közösségi média csatornái tükrözik képességeit.
mint bármi ISIT fizet, hogy stratégiai, mivel a scattergun megközelítés csak enni a források nélkül eredményeket. Keressen olyan szerződéseket, amelyek megfelelnek készségeinek és tapasztalatainak, hogy a lehető legjobb esélyt adja magának arra, hogy legalább bekerüljön a listára.
ugyanilyen fontos megállapítani, hogy a szerződés milyen értéket hoz a vállalkozásának – elvégre nincs értelme biztosítani egy projektet, ha csak fedezi a költségeit.
gondoljon arra, hogy milyen erőforrásokra lesz szüksége a munka magas színvonalának biztosításához, és hogy be kell-e fektetnie további személyzetbe, beleértve az ügynökségi dolgozókat és az új berendezéseket.
ellenőrizze, hogy nem kerül automatikusan kizárásra, mert nem rendelkezik a megfelelő készségekkel, képesítésekkel vagy szakmai akkreditációkkal, és adott esetben figyelembe veszi az ügyfél helyére történő utazás költségeit. Egyes szervezetek, mint például a tanácsok, arra kérik Önt, hogy regisztráljon online az ajánlattétel előtt, így azonosítsa a legfontosabb kilátásait, és hozzon létre egy fiókot, hogy időt takarítson meg, és korán megismerje a legújabb projekteket.
a szerződéses ajánlattételi folyamat részeként mind a köz -, mind a magánszektor szervezetei valószínűleg ellenőrzik az üzleti hitel pontszámát, hogy lássák, mennyire pénzügyileg stabil az üzlet. A rossz hitelminősítés egy figyelmeztető jel, hogy lehet, hogy nem tudja teljesíteni az ígéreteit, mert nem tudja fizetni a saját beszállítóit.
néha egy látszólag kisebb hiba, mint például a Companies House adatainak frissítése, csökkentheti a pontszámot, és hátrányos helyzetbe hozhatja Önt. Futtasson pénzügyi állapotfelmérést a vállalatán az Experian My Business Profile szolgáltatásával az ajánlattétel előtt, és azonnal látni fogja, hogy milyen tényezők befolyásolják a pontszámát, és elkezdi javítani.
végül, de nem utolsósorban, döntse el, hogy házon belül írja-e meg ajánlatát, vagy megbízzon egy szakembert, aki ezt megteszi az Ön számára. Bár költséghatékonyabbnak tűnhet, ha magad csinálod, ne felejtsd el, hogy az erőforrásokat el lehet terelni a számlázható munkától, és hiányzik a tapasztalat a hatékony pályázáshoz. Foglalkoztató szakmai javíthatja az esélyeit, de ez is egy hozzáadott költség, hogy csak szállít visszatér, ha biztosítja a szerződést.
hogyan működik a pályázati eljárás?
általában kétféle pályázat létezik: nyílt és korlátozott.
mik azok a nyílt pályázatok?
a nyílt pályázat magában foglalja a meghirdetett lehetőség megválaszolását, majd a beszerzési csapat pályázati felhívást (itt) vagy RFP-t (Ajánlatkérés) küld.
mik azok a meghívásos ajánlatok?
a meghívásos ajánlat általában kétlépcsős folyamat, amelynek során az érdekelt feleket Előminősítési kérdőív (PQQ) segítségével választják ki. Ez általában azért van, mert a szervezet nagyszámú pályázatot kap, és gyorsan meg kell határoznia azokat, akik megfelelnek az igényeiknek. Általában meg kell adnia vállalati és pénzügyi információkat, valamint a tapasztalat, a képesség, a kapacitás és a minőségi előírások részleteit. Bár a PQQ kitöltése úgy érezheti magát, mint egy másik karika, hogy átugorjon, időt takaríthat meg olyan munkára, amelyre vállalkozása nem lenne jogosult.
a pályázati dokumentum megírása
függetlenül attól, hogy megfelelt-e a PQQ-n, vagy közvetlenül meghívták-e ajánlattételre, a pályázati dokumentum lehetőséget nyújt arra, hogy részletesebben bemutassa képességeit, és felülmúlja a versenyt. Legyen világos, hogy milyen értéket adhat hozzá, és győződjön meg róla, hogy a kijelentés tömör, anélkül, hogy részletezné a részleteket.
magától értetődik, hogy minden kérdésre válaszolnia kell, és tartalmaznia kell olyan alapvető információkat, mint a költségek, az időkeret, a tapasztalat és a projekt megvalósításának módja. Ezenkívül támogató információkat is meg kell adnia, például ISO tanúsítványt. Bár nem feltétlenül veszít, ha nem rendelkezik ezzel a tanúsítvánnyal, akkor veszíthet, ha más ajánlattevők is.
a kemény munka nagy részével vigyázzon, hogy ne essen le az utolsó akadálynál. Adj magadnak sok időt, és kérj meg legalább egy másik személyt, akiben megbízol, hogy igazolja a pályázati dokumentációt az olvashatóságról, a helyesírási és nyelvtani hibákról. Mindig támassza alá állításait bizonyítékokkal, és ne feledje, hogy szigorú határidőig dolgozik, ezért győződjön meg arról, hogy jelentkezése időben megérkezik, különben eldobják.
mi történik ezután?
a benyújtott ajánlatával csak annyit tehet, hogy megvárja, hogy hallja-e vagy sem nyert. Az ITT (pályázati felhívás) meghatározza a pályázatok elbírálásához használt pontozási rendszert, és általában az ár és a minőség megoszlása – például az ár 60% – os és a minőség 40% – os súlya. Az egyik általánosan használt pontozási rendszer a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat (hús).
amint a beszerzési csapat meghozta a döntést, felveszik a kapcsolatot a nyertes vállalattal, és a megállapodott időkeretnek megfelelően megkezdi a munkát a projekten.
azonban próbáld meg nem csüggedni, ha nem nyerted meg a szerződést, különösen az első próbálkozásodon. A verseny kiélezett, és az ajánlatok írása, amint láttuk, olyan készség, amely évekig tarthat a tökéletesítéshez. Ehelyett gondoljon arra, hogy mit tehetne jobban a jövőben, és mindig kérjen visszajelzést – amit a közszféra szervezeteinek 15 napon belül meg kell adniuk.
a konstruktív visszajelzések lendületet adnak ahhoz, hogy fejlesztéseket hajtson végre az egész vállalkozásában, és tájékoztassák a pályázati tevékenységeit, és a jövőbeli győzelmek irányába tereljék.
kattintson ide, hogy megtudja, hogyan Experian My Business Profile szolgáltatás segíthet javítani a hitel pontszám megkezdése előtt a pályázati folyamat.