adó szezon jön ránk, és sok munkavállaló kíváncsi, hogy mennyi ideig a jelenlegi vagy korábbi munkáltatók tartották a W-2 formák fájlban. A rekordok megőrzése a kérdéses dokumentációtól függően változik, de a W-2 megőrzésére vonatkozóan külön előírások vannak. Az Internal Revenue Service (IRS) a kisvállalkozásokat legfeljebb három évig ellenőrizheti a folyó adóév előtt. Ezért elengedhetetlen, hogy megtanulják a munkáltatói megőrzési szabályokat, függetlenül attól, hogy munkáltató vagy alkalmazott.
ha keres a W-2 formák néhány évvel ezelőtt, te vagy a szerencse. Az IRS elrendeli az üzleti tulajdonosokat, hogy ezeket a dokumentumokat legfeljebb négy évig tartsák fenn. Sok munkáltató úgy dönt, hogy csak abban az esetben hosszabb ideig tartja őket, de a szövetségi követelmény a D (munkáltatói másolat) W-2 nyomtatványok másolásakor az általános szabály legalább négy év. Ha ezen időszakon belül szeretné megszerezni a W-2 űrlapok másolatát, munkáltatójának képesnek kell lennie arra, hogy a kérésétől számított 30 napon belül elküldje azokat Önnek.
ha soha nem kapott W-2-t, amikor kellett volna, a munkáltatónak még mindig rendelkeznie kell a W-2 másolatával a kérdéses évre vonatkozóan, legfeljebb hat évvel korábban. Néhány W-2-es végül “kézbesíthetetlen” – ként tér vissza, és az IRS megköveteli, hogy ezeket a W-2-eket legalább hat évig tartsák. A hat évnek a kezdeti szállítási határidő után kell kezdődnie. Ha megváltoztatta a címét, vagy az űrlap elveszett az e-mailben, akkor továbbra is hozzáférhet a kérdéses űrlapokhoz, amennyiben az a hatéves határidőn belül van.
az adók benyújtása sokak számára hektikus folyamat, ezért nem ritka, hogy az adóformákat valahogy rosszul helyezik el. Szerencsére, függetlenül attól, hogy milyen kicsi a vállalat, ahol dolgozik, továbbra is meg kell őrizniük a W-2 űrlapokat a négyéves időkereten belül. Ha kapcsolatba lép a munkáltatójával, és másolatot kér a D példány nyomtatványáról, minden készen áll az adott W-2-vel kapcsolatos jövőbeli ügyletekre.