Frissítve Szeptember 2020
HR kérdés:
sok önéletrajzot kaptunk az utóbbi időben – néhányuk az általunk közzétett pozíciókra vonatkozik, mások pedig kéretlenek. Meg kell őriznünk ezeket az önéletrajzokat, és ha igen, mennyi ideig kell megőriznünk az önéletrajzokat és az alkalmazásokat?
HR válasz:
először foglalkozzunk azzal, hogy mi a teendő a kéretlen önéletrajzokkal. Nem köteles tárolni a kéretlen önéletrajzokat; fontos azonban, hogy összhangban legyen a megközelítésével. Ha vannak olyan kéretlen önéletrajzok, amelyeket további megfontolás céljából megtartott, a legjobb megközelítés az, ha az összes kéretlen önéletrajzot ugyanolyan időtartamra tartja, mint a kért önéletrajzát.
az állásajánlatokkal kapcsolatban kapott önéletrajzok és pályázatok esetében néhány szövetségi törvény előírja a munkáltatók számára, hogy a foglalkoztatási kérelmeket és a kapcsolódó dokumentumokat a felvételi döntés időpontjától számított egy-két évig megőrizzék (a pozíció betöltésének dátuma, nem kiküldetés). A munkáltatók felelősek a szövetségi törvények betartásáért, amelyek hatálya alá tartoznak, valamint az esetleges szerződéses követelményekért (azaz a szakszervezeti szerződésekért), amelyek további időt igényelhetnek a nyilvántartások vezetéséhez.
egy másik fontos elem, amelyet meg kell jegyezni a pályázók nyilvántartásával kapcsolatban, hogy nemcsak a pozícióra vonatkozó foglalkoztatási kérelmeket, hanem a teljes felvételi nyilvántartást is fenn kell tartania. A felvételi nyilvántartások magukban foglalhatják az alkalmazásokat, az önéletrajzokat, az átvilágítási eszközöket és értékeléseket, a háttérellenőrzéseket és a referencia-ellenőrzéseket. Bármi, amit a foglalkoztatási döntés segítésében használ, a felvételi nyilvántartások részének tekinthető.
a foglalkoztatási nyilvántartások megőrzési követelményeivel foglalkozó főbb szövetségi törvények a következők:
- az 1964. évi Polgári Jogi Törvény VII. címe-előírja a munkáltatók számára, hogy a kérelem beérkezésétől számított egy évig különféle foglalkoztatási nyilvántartásokat vezessenek, beleértve az álláspályázatokat is.
- életkoron alapuló diszkrimináció a foglalkoztatási törvényben-megköveteli a munkáltatóktól, hogy egy évig megőrizzék a foglalkoztatási kérelmeket. Van nyelv, azonban, ez azt jelzi, hogy tisztában van-e azzal, hogy a kérelmező idősebb 40, két évig meg kell őriznie.
- a fogyatékossággal élő amerikaiakról szóló törvény előírja a munkáltatók számára, hogy egy évig megőrizzék az álláspályázatokat és dokumentumokat. Van némi eltérés attól függően, hogy a pályázatokat kérték-e vagy sem, de a maximális megőrzés két év.
- Executive Order 11246 – ha Ön kormányzati vállalkozó, és kevesebb, mint 150 alkalmazottal rendelkezik, vagy legalább 150 000 dolláros szerződéssel rendelkezik, akkor ezeket a nyilvántartásokat egy évig meg kell őriznie. Ha legalább 150 alkalmazottal vagy annál több, és 150 000 dolláros szerződéssel rendelkezik, akkor két évig meg kell őriznie a nyilvántartást. Ha van egy önéletrajz a kezét egy korábbi keresés, és úgy dönt, hogy fontolja meg egy új pozíció hónap az úton, akkor meg kell tartani, hogy újra vagy kérelmet a szükséges idő alapján az utolsó megtekintését a dokumentumot (pl., 1-2 évvel a második pozíció kitöltési dátuma után).
óvatosság – ha diszkriminációs vádat vagy jogellenes foglalkoztatási gyakorlatot indítanak a munkáltatóval szemben, a foglalkoztatási kérelmeket meg kell őrizni, amíg az ügy meg nem oldódik. Ez bonyolult lehet, ha valaki diszkriminációt követel, mert nem kapott előléptetést; ezután a munkáltatónak meg kell őriznie az előléptetésre beérkezett összes kérelmet, amíg a követelés meg nem oldódik. Egy hosszadalmas perrel és peres eljárással ez hosszabb idő lehet.
Általánosságban elmondható, hogy a jó gyakorlat az, hogy a nem felvett személyek önéletrajzát és jelentkezését a felvételi folyamat befejezésétől számított két évig megőrzik (azaz attól az időponttól kezdve, amikor az új alkalmazott munkába áll). Ne felejtse el konzultálni az állami törvényekkel a szövetségi rendeletek mellett annak meghatározásakor, hogy mennyi ideig kell megőrizni az alkalmazottak nyilvántartását.
a nyilvántartás vezetése ijesztő feladat lehet, különösen akkor, ha megpróbálja megtisztítani a régi rekordokat, és fenntartani a relevánsakat, hogy továbbra is megfeleljenek. stratégiai HR inc. megérti a frusztrációját, és számos kipróbált és megbízható tippet tartalmaz a nyilvántartásról-beleértve egy praktikus nyilvántartási asztali hivatkozást, amely segít eldönteni, hogy mit tartson és mit dobjon. Látogasson el a jogi megfelelés & nyilvántartási Szolgáltatásainkba, ha többet szeretne megtudni arról, hogyan segíthetünk Önnek a foglalkoztatási nyilvántartások rendezésében.