fontos, hogy tartsa ingatlan records számos pénzügyi és jogi okokból. Legyen szó adóügyi dokumentumokról, jövőbeli hitelkérelmekről vagy jogi dokumentumokról, meg kell győződnie arról, hogy hozzáférhet-e a vonatkozó információk fizikai másolatához. Nincs azonban végleges irányelv arra vonatkozóan, hogy mennyi ideig kell megőrizni a tulajdonnyilvántartásokat: sokféle dokumentum létezik, és néhányat csak egy meghatározott ideig kell megőriznie.
milyen típusú nyilvántartásokat kell vezetnie?
a vagyonnyilvántartásnak két fő kategóriája van, amelyeket meg kell őrizni: állandó és ideiglenes nyilvántartások.
állandó nyilvántartások
állandó nyilvántartások azok, amelyeket az ingatlanban töltött ideje alatt meg kell őrizni. Az ilyen típusú dokumentumok a következők:
- bélyegilleték földadó
- föld tranzakciós adó (csak Walesben)
- az adásvételi szerződés
- Ügyvédi levelek és dokumentumok
- jelzálog dokumentumok
- adásvételi szerződés
ideiglenes nyilvántartások
az ideiglenes nyilvántartások az ingatlan üzemeltetésére, valamint az ingatlanról szóló számlákra, nyugtákra és számlákra vonatkoznak. Ezek a következők:
- ügyvédi díjak
- gáz-és villamosenergia-biztonsági ellenőrzések
- jelzáloghitel-kamatfizetések
- Tanács adó-és közüzemi számlák
- vagyonbiztosítási dokumentumok
- általános javítási és karbantartási
ha nem háztartási célokra használja az épületet (például üzlet, iroda vagy raktár, például) valószínűleg üzleti díjakat kell fizetnie. Ezek olyan adónyilvántartások, amelyeket szintén érdemes megtartani az ingatlan használatának időtartama alatt.
tehát mennyi ideig kell vezetnie az ingatlan-nyilvántartást?
Az ideiglenes nyilvántartásokat három-hét évig kell megőrizni, mivel ez segít a jelzálog (ha van ilyen) és az ingatlan általánosabb kezelésében.
csábító lehet az összes rekord digitális tárolása, de fontos, hogy az eredetiket nyomtatott formátumban Tárolja. Ha bírósághoz kell fordulnia, hogy bármi köze legyen az ingatlanhoz, szüksége lesz ezeknek a nyilvántartásoknak a nyomtatott példányaira.
az is nagyon fontos, hogy az összes nyomtatott példányt biztonságos helyen tárolja, amely magában foglalja a behatolásjelzőket, a tűzérzékelést és a CCTV-t. Ha ez nem azonnal elérhető lehetőség az Ön számára, kérheti az ügyvédeket, hogy a dokumentumokat biztonságos tárolóba helyezzék, vagy kiszervezheti egy nyilvántartáskezelő szolgáltatást. A könnyebb visszakeresés érdekében időrendi sorrendben kell tartani őket.
az ingatlanrekordok kezelése
a jó dokumentumkezelés megszokása eltarthat egy ideig. Létre kell hoznia tárhelyet a rekordok számára, valamint egy ütemtervet a megőrzéshez és az esetleges megsemmisítéshez. Minden hónap elején szánjon egy kis időt az új rekordok rendezésére és benyújtására, figyelembe véve, hogy azok állandóak vagy ideiglenesek-e, és határozatlan ideig tárolhatók-e, vagy rendszeresen vissza kell-e szerezni őket.
ha hosszú ideig tárolja a rekordokat, érdemes befektetni speciális archív dobozokba a dokumentumok védelme érdekében. Ha csak elektronikus másolatokat készít, legalább győződjön meg arról, hogy több biztonsági másolatot készít a fájlokról. Ugyanakkor megismétli, hogy ahol csak lehetséges, meg kell őriznie az eredeti dokumentumok fizikai másolatait.
ha további információt szeretne a tulajdoni nyilvántartások kezeléséről, vegye fel a kapcsolatot az Access Records Management nyilvántartáskezelési és dokumentum-szkennelési szakértőivel még ma. Segítünk Önnek az összes nyilvántartása kezelésében és tárolásában, az ingatlanoktól az üzleti tevékenységeken át a személyesekig.
október 24, 2019
október 21, 2019
október 14, 2019
szeptember 27, 2019