a Nonprofit kockázatkezelési Központ által
abban az esetben, ha igényt kell benyújtania, gyorsan fel tudná tenni a kezét minden olyan biztosítási kötvényre, amely fedezhet egy eseményt, beleértve a lejárt követeléseket is?
a biztosítási kötvények olyan eseményekre vonatkoznak, amelyeket a jövőben a fuvarozónak benyújtott követelések kezelnek. Mire a kárigényt kiváltó esemény bekövetkezik, az eseményre kiterjedő eredeti biztosítási kötvény lejárt, és az új kötvény eltérő rendelkezéseket tartalmazhat. A következő kérdéseket kell feltenned magadnak: “melyik politika érvényes—a régi vagy az új? És pontosan mit nyújt az alkalmazandó politika?”
néha a biztosítási időszak alatt felmerülő felelősségi követelést csak a kötvény lejárta után fedezik fel, talán évekkel később. Az ilyen hosszú farok követelés kiváló példája a csalás vesztesége, amelyet bűncselekmény-biztosítási kötvény fedez. A csalás több éven keresztül történhet, és csak jóval a politika lejárta után fedezhető fel.
hiányzó Irányelvek
mi történik, ha nem találja a lejárt házirendeket? Számíthat arra, hogy brókere vagy ügynöke kéznél van egy másolat? Meglepően sok esetben még a biztosítótársaságok sem találják meg a lejárt kötvények másolatát. Azok a vállalkozások, amelyek nem tesznek mást, mint a régészet, hogy megtalálják a papírnyomot az ilyen állítások alátámasztására, elég jól működnek. De miért költeni a pénzt, miután az a tény, ha lehet, hogy egy egyszerű rendszer, amely megtartja a politikák szervezett és elérhető?
bejelentési házirendek
a megbízható kockázatkezelési gyakorlatok előírják, hogy van egy rendszer a lejárt házirendek benyújtására, de mennyi ideig kell a lejárt házirendeket az iratszekrényben tartani?
állami törvények
az állami törvények eltérőek, de általában megkövetelik, hogy a biztosítási ügynökök 6-7 évig megőrizzék ügyfeleik kötvényeinek másolatát. Mivel a nonprofit nem mindig számíthat arra, hogy szükség esetén hozzáférhet a biztosítási ügynök fájljaihoz, minden nonprofit szervezetnek meg kell őriznie a lejárt kötvények másolatát is.
Nrmc ajánlások
a Nonprofit kockázatkezelési Központ azt javasolja, hogy a nonprofit dokumentummegőrzési politikájának megkövetelnie kell, hogy a követelésekkel kapcsolatos politikák kivételével az összes irányelvet tartósan fenntartsák. Most, hogy a házirendek elektronikusan elérhetők (beolvashatja a házirendeket a számítógépes rendszerbe, vagy kérheti, hogy a biztosítási fuvarozó elektronikus formában adja meg a házirendet), a tárolás sokkal kevesebb fizikai helyet foglal el. A 3 gyűrűs kötőanyagokkal töltött iratszekrények vagy Könyvespolcok túlcsordulása helyett házirendeket menthet a kiszolgálóra. Természetesen lesz egy hangmentő rendszer a helyén, archiválja a házirendek nyomtatott példányait a helyszínen kívül, és tájékoztatja a kulcsfontosságú irodai személyzetet vagy kulcsfontosságú önkénteseket, ahol a biztonsági másolatokat és a nyomtatott példányokat fenntartják. Azt is szeretné futtatni a biztonsági mentési adathordozók tesztjeit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy vészhelyzetben képesek-e visszaállítani őket.