a projekt hatókörének egyértelmű meghatározása segít hatékonyan kezelni az érdekelt felek elvárásait, és biztosítja, hogy a projekt összes eleme összhangban legyen a célkitűzésekkel — növelve a siker esélyét. Itt van, amit tudnia kell a projekt hatókörének meghatározásáról.
a projekt hatókörének meghatározása
a projekt hatóköre a projekt minden aspektusának részletes vázlata, beleértve az összes kapcsolódó tevékenységet, erőforrást, ütemtervet és teljesítést, valamint a projekt határait. A projekt hatóköre felvázolja a legfontosabb érdekelt feleket, folyamatokat, feltételezéseket és korlátokat, valamint azt is, hogy miről szól a projekt, mi szerepel benne, és mi nem. mindezeket a lényeges információkat egy hatókör-nyilatkozat dokumentálja.
a projekt hatóköréről szóló nyilatkozat
a projekt hatóköréről szóló nyilatkozat kulcsfontosságú dokumentum, amely minden érdekelt fél számára világos megértést nyújt a projekt elindításának okáról, és meghatározza annak legfontosabb céljait. A legtöbb projekt hatókör-utasítás tartalmazza ezeket az elemeket.
- a projektmunka kimutatása (sow), amely a projektcsoport által elvégzendő összes munka és minden olyan fontos elem részletes lebontása, amely befolyásolhatja az eredményt
- korlátozások, amelyek korlátozhatják vagy negatívan befolyásolhatják a projekt eredményét, beleértve az erőforrásokat, a beszerzési kérdéseket, az időzítést vagy az információhiányt
- hatókör-kizárások, amelyek bármi lehetnek, ami nem része a projektnek vagy annak eredményeihez
- mérföldkövek, amelyek megadják a pontos dátumot, amikor valamit kézbesítenek vagy befejeznek
- a végső teljesítések, amelyek a projekt végén az ügyfél rendelkezésére kell bocsátani — például egy jelentést, egy szoftverfunkciót, bármely folyamat-betekintést vagy elemzést, vagy bármely olyan terméket vagy szolgáltatást, amelyre az ügyfélnek szüksége van
- elfogadási kritériumok, amelyek pontosan meghatározzák a siker mérésének módját
- végső jóváhagyás, amelynek során az ügyfél aláírja a hatókör nyilatkozatot, amely megerősíti, hogy minden paraméter szerepel, és a dokumentum teljes és pontos
a projekt hatókörének meghatározásához szükséges legfontosabb lépések
a projekt hatókörének megfelelő meghatározása a kulcs a projekt sikeres kezeléséhez projekt. A projekt hatókörének meghatározásához kövesse az alábbi lépéseket.
- a legfontosabb érdekelt felekkel együttműködve határozza meg és hozza létre a hatókör-nyilatkozatot azáltal, hogy azonosítja, mi van a hatókörön belül és kívül. Az érdekelt felekkel való együttműködés segít abban, hogy az alapvető dolgok ne essenek át a repedéseken.
- feltételezések azonosítása, dokumentálása és kommunikálása. A feltételezések azok a projekthez kapcsolódó elemek, amelyekről feltételezzük, hogy igazak a projekt időtartama alatt. Feltételezések szükségesek a költség és az ütemterv becsléséhez a projekt hatókörének megvalósításához a projekt tervezési szakaszában.
- szerezzen be buy-in-t a hatókör-nyilatkozathoz a leginkább érintett érdekelt felekkel annak biztosítása érdekében, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen.
projekt hatóköre példa
tegyük fel, hogy Ön egy projektmenedzser, aki meghatározza a tartalommarketing-projekt hatókörét. Egy nagyon egyszerű projekt hatókör-utasítás a következőket tartalmazhatja.
Bevezetés
ezt a tartalommarketing projektet az XYZ company számára vállalják azzal a céllal, hogy létrehozzanak egy cikket, amelyet közzétesznek a webhelyükön a márkaismertség megteremtése érdekében.
projekt hatóköre
ez a projekt magában foglalja a kutatást, a tartalomstratégiát, a cikk megírását és közzétételét az XYZ weboldalán az XYZ blog alatt. Ez magában foglalja a cikk megosztását a közösségi médiában 2020 április hónapjára. Az összes tevékenységet Joe Smith, az ABC company végzi.
projekt teljesítések
projekt teljesítések tartalmazni fog egy jól kutatott írott cikk legfeljebb 1000 szó kell kézbesíteni e-mailben [email protected] legkésőbb _ _ _ dátum.
projekt Elfogadási Kritériumok
A Jane at XYZ company A közzététel előtt felülvizsgálja és jóváhagyja a cikk végleges változatát.
Projektkizárások
ez a projekt nem tartalmazza a külső szállítóknak fizetett kutatási vagy kiszervezett szolgáltatásokat.
Projektkorlátozások
a korlátozások magukban foglalhatják a kommunikáció késését, a hatókör változását vagy technikai nehézségeket.
miután a projekt hatókörének nyilatkozata befejeződött és jóváhagyásra került, és a projekt folyamatban van, a projekt hatókörét gondosan kezelni kell a hatókör kúszásának elkerülése érdekében.
mi a scope creep?
a Scrope creep olyan forgatókönyvre utal, amelyben változások történnek a projekt elindítása után, és a változások nincsenek meghatározva vagy előre jelezve a scope utasításban. A hatókör kúszása negatívan befolyásolhatja a projekt ütemtervét, a teljesítendő minőséget, az erőforrásokat, a költségvetést és más szempontokat. A projekt hatókörének kezelése segíthet elkerülni a kellemetlen meglepetéseket.
projekt hatókörének kezelése
a projekttevékenységek folyamatos felülvizsgálata és nyomon követése mellett lépéseket kell tenni a projekt hatókörének kezelésére a hatókör kúszásának elkerülése érdekében.
- határozza meg, hogy vannak-e változások a projekt követelményeiben. Ez létfontosságú lépés, mivel ezek a változások közvetlenül érintik a projekt céljait és az összes kapcsolódó tevékenységet.
- határozza meg, hogy a változások hogyan befolyásolják a projektet. Mielőtt módosítaná a projekt hatókörét, meg kell értenie, hogy a változások hol és hogyan befolyásolják az eredményt.
- mielőtt folytatná a tevékenységek vagy az irány megváltoztatását, szerezze meg a változások jóváhagyását.
- a késedelmek és kockázatok csökkentése érdekében a jóváhagyott változtatásokat időben végre kell hajtani.
projekt hatókör sablon
– projekt hatókör
Bevezetés
a bevezetés magas szintű áttekintést nyújt a projektről.
projekt hatóköre
adja meg a projekt hatókörét. Ez magában foglalja azt, amit a projekt tartalmaz és nem tartalmaz. Ez segít tisztázni, hogy mi szerepel a projektben, és segít elkerülni a projektcsoport tagjai és az érdekelt felek közötti félreértéseket.
projekt eredmények
adja meg a projekt tervezett eredményeit.
projekt Elfogadási Kritériumok
határozza meg az elfogadási kritériumokat. Milyen célokat érünk el, és hogyan mérjük a sikert?
projekt kizárások
mi nem tartozik a projekt hatálya alá.
Projektkorlátozások
adjon meg bármilyen korlátozást a projektre, a nehéz időpontokra, a személyzetre vagy a felszerelésre, a pénzügyi vagy költségvetési korlátozásokra, vagy bármilyen technikai korlátozásra.
a projekt céljának alapos megértése és a projekt hatókörének egyértelmű meghatározása, dokumentálása és kezelése révén biztosíthatja, hogy megfelelő helyzetben legyen ahhoz, hogy sikeres projektet nyújtson anélkül, hogy foglalkoznia kellene a hatókör kúszásával.