- 29harisnya
a megfelelően megírt, világos munkahelyi eljárások segítenek egy következetesen magas minőségű termék elérésében, és biztonságban tartják csapatát.
ha az utasításai nem egyértelműek vagy többféle értelmezésre alkalmasak, a dolgok rosszul fognak menni. Ez károsíthatja a termék minőségét és veszélyeztetheti a munkavállalók biztonságát—mindkettő végül pénzbe kerül.
kövesse az alábbi öt egyszerű lépést, hogy csökkentse a rossz eredmények kockázatát a csapat és a vállalkozás számára.
Ismerje meg közönségét
írjon a közönség szem előtt tartásával. Ne gondold, hogy az olvasó tudja, miről beszélsz. Valószínűleg sokféle koruk, tapasztalatuk, különböző kultúrájuk és nyelvük lesz, és különböző képességekkel rendelkeznek Új dolgok megtanulására.
óvatosan közelítse meg a folyamatot; nem próbálja ‘lebutítani’ az utasításokat, amelyeket ad. Már adott ennek a személynek egy bizonyos képességen és tapasztalaton alapuló munkát. Ezt szem előtt tartva írja le munkahelyi eljárásait.
ne felejtsük el, hogy azok, akik évek óta csinálják, gyakran valószínűleg figyelmen kívül hagyják az írásbeli eljárásokat, mert ‘tudják, hogyan történik’.
a folyamat és a módszerek valószínűleg megváltoztak, mivel eredetileg megtanulták őket. Az eljárások folyamatos megerősítése fontos a termékminőség és a munkahelyi biztonság következetességének biztosítása érdekében.
bontsa le
bármely nagy vagy összetett folyamat vagy projekt mindig kisebb és kisebb lépésekre bontható. Soha senki nem mondta, hogy ‘építsünk egy nagy Hadronütköztetőt’, majd másnap megkezdték az építkezést. A komplex projektek és eljárások mindig diszkrét részekre redukálódnak, amelyeket meg lehet dolgozni és megérteni, és a folyamatok nem különböznek egymástól.
minden alkalommal, amikor felsorolja az eljárás következő lépését, tegye fel magának a kérdést, miért, emlékezve arra, hogy’ mert mindig így csináltuk’, teljesen rossz válasz! Ha a folyamatot elég kis lépésekre bontod, sokkal könnyebb az embereket kiképezni, és felismerni, hogy az a személy, akit edzesz, megkapta.
fényképek használata
ha megkérsz valakit, hogy olvasson el egy eljárást, az Kezdet, ha elmondod neki, hogyan kell csinálni, segít eljuttatni az üzenetet, képeket adni neki, és te vagy a legtöbb út. Amikor az emberek információkat olvasnak vagy hallanak, valószínűleg csak három nappal később fognak emlékezni az információk 10% – ára. Mutasson nekik egy képet ugyanazon információk mellett, és három nappal később megőrzik annak 65% – át.
mindig használjon fényképeket az eljárások szerves részeként.
győződjön meg róla, hogy világosak, és valóban illusztrálják, hogy mit próbál átjutni.
fényképek használata:
- egyedi berendezések azonosítása
- azonosítsa a folyamat lépéseit
- a berendezés üzembe helyezésének ismertetése
- jelölje ki az eljárás konkrét fontos részleteit
- jelölje ki a lehetséges veszélyeket
a:
- legyen elég világos a berendezés vagy a folyamat azonosításához
- legyen képes fekete-fehérben fénymásolni anélkül, hogy elveszítené a kontextust vagy a részleteket
- ne tartalmazza a háttér rendetlenségét
- jelölje ki a kulcspontokat nyilakkal és szöveggel
- a szöveget takarékosan, de elegendő részletességgel használja az elem vagy a folyamat lépésének azonosításához
kérdezze meg a szakértőket
a folyamat ismerete kritikus. Beszéljen azokkal, akik gyakran végzik ezeket a feladatokat, és megtudja, hogyan csinálják őket, és ha úgy gondolják, hogy javítani lehetne rajtuk.
kérdezze meg azokat, akik kívülről ismerik a folyamatot, hogy mely lépéseket kell külön kiemelni. Ezek azok a lépések, amelyek ha rosszul hajtják végre, akkor a legtöbb kárt okozzák—a feladatot végző személynek vagy a megmunkált terméknek.
fontos a buy-in megszerzése azoktól, akik ténylegesen elvégzik a munkát. Konzultáljanak velük, és átveszik a tulajdonjogot, amint az eljárások használatban vannak.
Teszteld
próbáld ki. Adja meg az új eljárást annak a személynek, aki elvégzi a feladatot, és kapjon visszajelzést arról, hogy működik-e és van-e értelme. Ennek megfelelően módosítsa. Ismételje meg, amíg helyes.
jegyezze fel munkavállalói kompetenciáját minden eljárásban, és rendszeresen ellenőrizze. Ezek élő dokumentumok napi használatra; nem írott, aláírt és polcon maradt.
miért fontos mindez
következetesen magas minőségű terméket szeretne előállítani. Ha leírta, hogyan érheti el, átadhatja ezt az információt bárkinek, akit alkalmaz, és megkapja a kívánt eredményeket.
amikor minden folyamat minden lépését rögzítik, és valami rosszul megy, könnyen meg lehet határozni, hogy hol és miért hibáztak.
ezeket az információkat rögzítenie kell a szabványoknak és jogszabályoknak való megfelelés érdekében.
munkahelyi eljárásai biztosítják, hogy Ön egységes minőséget, biztonságot és egy dokumentumcsomagnak való megfelelést érjen el.
ha mindez sok munkának hangzik, az azért van, mert az, de a jutalom hatalmas.
ha tudja, hogy meg kell tennie, de nincs ideje, hívjon minket. Örömmel megtesszük az Ön számára, vagy megbeszéljük a folyamat házon belüli megkönnyítésének módjait.
- 29rész