bár a világ lehet, hogy egyre inkább felé papírmentes irodák, a valóság a legtöbb vállalkozás még mindig működik egy csomó papírmunka. Bár rengeteg dokumentumot kell megőrizni, tudod, hogy sok mindent el lehet dobni. Néhány alacsony kockázatú dokumentum potenciálisan kidobható vagy újrahasznosítható, de sok magas kockázatú dokumentum érzékeny információkat tartalmaz, amelyek veszélybe sodorhatják Önt és vállalkozását, ha valaki rosszindulatú szándékkal szerezte meg.
Mely Dokumentumokat Kell Foszlány?
a különböző dokumentumok aprítási és megőrzési idejének nyomon követése önmagában teljes munkaidős munkának tűnhet. Tehát milyen dokumentumokat kell aprítani és mikor kell aprítani őket?
bár vállalkozása változhat, vannak bizonyos dokumentumok, amelyeket meg kell aprítani a saját biztonsága érdekében. Egyelőre ötféle dokumentumhoz fogunk ragaszkodni, amelyeknek magasnak kell lenniük a listán.
- hitelkártya és közüzemi számlák
- bankszámlakivonatok
- I – 9 űrlapok
- W-2 és W-4 nyomtatványok
- Adórekordok
a hitelkártya-kimutatások és a közüzemi számlák olyan dokumentumok, amelyeknek magasnak kell lenniük bárki listáján az aprításhoz. Az ilyen jellegű számlák általában nagyon érzékeny információkkal rendelkeznek. Tehát, ha a fizetés megerősítést nyer, és már nem kell hivatkoznia arra a számlára, győződjön meg róla, hogy a dokumentum megsemmisül.
bármilyen csábító is lehet az ilyen típusú számlák megtartása még a fizetés és a felbontás megerősítése után is, a legjobb módja annak, hogy megakadályozzák a személyazonosság-lopást ezekből a dokumentumokból, megsemmisíti őket. Ez azt jelenti, hogy ha ezek a számlák relevánsak az adóbevallások szempontjából, akkor az alábbi aprítási irányelvek érvényesek.
javasoljuk, hogy egy évig tartsa a bankszámlakivonatokat, majd aprítsa őket. Ugyanez vonatkozik a Fizetési csonkokra is. Újra, ezek olyan dokumentumok, amelyek olyan fontos pénzügyi információkkal rendelkeznek, amelyek azonosítják a tolvajokat.
ha keres a fogadó a bankszámlakivonatok online-vagy számlák, hogy az ügyben-akkor eldönthetjük, hogy bizonyos, hogy az üzleti megy papírmentes biztonságosan.
az I – 9 adóformák megerősítik a munkavállaló személyazonosságát, és három évig vagy a munkavállaló megszűnését követő 1 évig meg kell őrizni, attól függően, hogy melyik a hosszabb idő, így általában három év lesz. Ezek a dokumentumok tartalmazzák az összes olyan információt, amelyre valakinek szüksége lehet valaki személyazonosságának ellopásához, és biztonságosan meg kell semmisíteni.
biztonságosan meg kell semmisítenie a W-2 és W-4 dokumentumokat, miután négy évig tartotta őket. Ismét ezek olyan személyi dokumentumok, amelyek rendkívül érzékeny információkat tartalmaznak, például társadalombiztosítási számokat és adóazonosító kódokat.
egy vállalkozásnak három évig kell tartania az adóbevallást, mivel ebben az időkeretben módosíthatja az adóbevallást. A hét év a szokásos szám, mert ha az IRS ellenőrizne téged, szükségük lenne erre az információra, mielőtt biztonságosan megsemmisítheti ezeket a dokumentumokat.
Kell Foszlány Kimutatások Zárt Számlák?
Igen. Miután megerősítette, hogy a számla zárva van, és a pénzt átutalták (vagy eltávolították), meg kell semmisítenie a kimutatásokat és a számlával kapcsolatos egyéb érzékeny információkat. Ugyanez vonatkozik a lejárt hitelkártyákra és más hasonló dokumentumokra. Ha azonban ezen nyilvántartások bármelyike megkövetelhető az ellenőrzéshez, akkor az adónyilvántartási szabályokat kell alkalmazni, és ezeket az időtartam letelte után meg kell semmisíteni.
Hogyan Kezeli Az Üzleti Dokumentumokat?
míg néhány ember biztonságban érzi magát egy otthoni irodai iratmegsemmisítő használatával, hogy gondoskodjon dokumentummegsemmisítési igényeiről, nincsenek felszerelve a sok vállalkozás nagy mennyiségű dokumentumához. A személyes aprítás is időigényes lehet, és nem olyan biztonságos, mint egy professzionális szolgáltatás használata. A dokumentumok megfelelő megsemmisítése nem csak a szíved kedvességéből származik… ez a törvény.
a Tárolóhelyek A szakértők a dokumentum megsemmisítési igényeinek kezelésében
a tárolóhelyek szakemberei fel vannak szerelve, hogy segítsenek kezelni az összes dokumentumbiztonsági és megsemmisítési igényt. Biztonságos dokumentumtárolást kínálunk az érzékeny anyagok helyszíni tárolásához. Mobil aprítóegységeink is vannak, amelyek közvetlenül az irodájába érkeznek, a helyszínen átveszik a dokumentumokat, és azonnal megsemmisítik őket, hogy nyugalmat biztosítsanak Önnek. Rendszeresen ütemezheti mobil aprítóegységeinket, hogy irodáját biztonságban tartsa. Vegye fel a kapcsolatot a raktárak információs szakembereivel Ma ingyenes árajánlatért.