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Bem escrito, claro procedimentos dos postos de trabalho vai ajudar você a atingir de forma consistente um produto de alta qualidade e manter sua equipe de segurança.
se suas instruções não estiverem claras ou abertas a múltiplas interpretações, as coisas vão dar errado. Isso prejudicará a qualidade do seu produto e poderá comprometer a segurança de seus trabalhadores—os quais acabarão custando dinheiro.
siga estas cinco etapas simples para reduzir o risco de resultados ruins para sua equipe e sua empresa.
Conheça seu público
Escreva com seu público em mente. Não assuma que o leitor sabe do que você está falando. Eles provavelmente terão uma ampla gama de idades, experiências, diversas culturas e idiomas e diferentes habilidades para aprender coisas novas.
aproxime-se do processo com cuidado; você não está tentando “embotar” as instruções que está dando. Você já deu a essa pessoa um emprego com base em uma certa habilidade e experiência. Escreva seus procedimentos de trabalho com isso em mente.
não se esqueça, aqueles que estão fazendo isso há anos costumam ignorar os procedimentos escritos, porque “sabem como é feito”.
o processo e os métodos podem ter mudado desde que os aprenderam originalmente. O reforço constante dos procedimentos é importante para garantir a consistência da qualidade do produto e da segurança no local de trabalho.
divida-o
qualquer processo ou projeto grande ou complexo sempre pode ser dividido em etapas menores e menores. Ninguém nunca disse: ‘vamos construir um Grande Colisor de hádrons’ e, em seguida, começou a construção no dia seguinte. Projetos e procedimentos complexos são sempre reduzidos a partes discretas que podem ser trabalhadas e compreendidas, e seus processos não são diferentes.
toda vez que você listar o próximo passo no procedimento, pergunte-se por que, lembrando que, ‘porque sempre fizemos dessa maneira’, é completamente a resposta errada! Quando você divide o processo em etapas pequenas o suficiente, é muito mais fácil treinar as pessoas e reconhecer quando a pessoa que você está treinando “conseguiu”.
use fotografias
pedir a alguém para ler um procedimento é um começo, dizendo – lhes como fazê-lo ajuda a passar a mensagem, dar-lhes fotos e você está a maior parte do caminho lá. Quando as pessoas lêem ou ouvem informações, é provável que apenas se lembrem de até 10% delas três dias depois. Mostre-lhes uma foto ao lado da mesma informação e eles reterão até 65% dela três dias depois.
utilize sempre fotografias como parte integrante dos seus procedimentos.
certifique-se de que eles são claros e realmente ilustram o que você está tentando passar.
Use para fotografias:
- Identificar equipamentos específicos
- Identificar as etapas do processo
- Para explicar a configuração do equipamento
- Destaque específico detalhes importantes do procedimento
- Destaque perigos potenciais
devem:
- Ser clara o suficiente para identificar o equipamento ou processo
- Ser capaz de ser fotocopiado a preto e branco, sem perder o contexto ou detalhe
- Não incluem o fundo desordem
- Destacar pontos-chave através de setas e texto
- Utilizar texto com moderação, mas com detalhes suficientes para identificar o item ou etapa do processo
Pergunte aos especialistas
O conhecimento do processo é fundamental. Converse com aqueles que fazem essas tarefas com frequência e descubra como elas as fazem e se acham que podem ser melhoradas.
pergunte àqueles que conhecem o processo de dentro para fora sobre quais etapas precisam ser especificamente destacadas. Estas são as etapas que, se feitas de forma errada, causarão mais danos-à pessoa que realiza a tarefa ou ao produto em que está sendo trabalhado.
é importante obter o buy-in daqueles que realmente farão o trabalho. Consulte-os e eles se apropriarão assim que os procedimentos estiverem em uso.
teste
Experimente. Dê o novo procedimento para a pessoa que estará realizando a tarefa e obtenha seu feedback sobre se funciona e faz sentido. Modificar em conformidade. Repita até que esteja certo.
registre a competência de seus trabalhadores em cada procedimento e audite regularmente. Estes são documentos ao vivo para uso diário; não escrito, assinado e deixado em uma prateleira.
Por que tudo isso é importante
Você deseja produzir um produto de alta qualidade consistente. Quando você tiver escrito como você pode alcançá-lo, você pode passar essa informação para qualquer um que você emprega e você vai obter os resultados que você quer.
quando cada passo de cada processo é gravado e algo dá errado, você pode facilmente identificar onde os erros foram cometidos e por quê.
você precisa registrar essas informações para conformidade com os padrões e a legislação.
seus procedimentos no local de trabalho garantirão que você obtenha qualidade, segurança e conformidade consistentes com um conjunto de documentos.
se tudo isso soa como um monte de trabalho, isso é porque é, mas as recompensas são enormes.
se você sabe que precisa fazer isso, mas não tem tempo, ligue para nós. Teremos o maior prazer em fazer isso por você ou discutir maneiras de ajudar a tornar o processo mais fácil internamente.
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