uma maneira segura de melhorar a eficiência do seu conselho é tomar melhores minutos. O que torna os minutos bons? Ouvimos dos diretores que bons minutos são curtos, fáceis de digitalizar e consultar.
tomar notas de reunião claras e concisas é crucial para fins de conformidade e também para referência futura dos membros do seu conselho. Afinal, as atas da reunião do conselho não resumem apenas as reuniões – elas são um registro escrito que também fornece aos participantes uma compreensão das ações a serem tomadas como resultado.
mas se você é novo no seu papel como tomador de minutos ou deseja melhorar a eficácia das atas da reunião, pode ser difícil saber por onde começar. Aprenda a produzir atas de reunião claras, concisas e valiosas com nosso guia completo que inclui:
- 10 passos simples sobre como levar minutos em reunião do conselho de administração
- Placa minutos de reunião modelo de
- Exemplo de atas das reuniões do conselho
- 6 dicas práticas para tornar mais eficaz a bordo minutos
10 passos simples sobre como levar minutos em reunião do conselho de administração
Entender o seu papel & o conselho de políticas de
Antes de começar, você deve ter uma compreensão clara das expectativas de seu papel como reunião minuto de faltas. Revise as regras de ordem de Robert e as políticas específicas do seu conselho e, em seguida, esclareça qualquer coisa sobre a qual você não tenha certeza com seu presidente ou gerente do Conselho.
Prepare seu modelo de minutos com antecedência
preparar um modelo com antecedência pode ajudá-lo a se manter organizado enquanto toma minutos durante uma reunião do Conselho. Ele pode tornar as anotações da reunião muito mais fáceis e ajudará você a economizar tempo sabendo quais seções e informações precisarão ser concluídas. O uso de um formato consistente também permite que um stand-in siga o mesmo modelo eficaz para atas familiares em todas as reuniões.
para preparar seu modelo, obtenha a agenda da reunião do Conselho, se possível. Em seguida, comece a construir as seguintes seções com as informações que você tem:
- Tipo de reunião, tais como regulares ou especiais
- Data, hora e local da reunião
- Nome do presidente do conselho e secretário
- Nomes do esperado participantes, incluindo alto-falantes e os hóspedes
- Visão geral da anterior reunião do conselho de administração minutos e os resultados
- Todos os itens da agenda
- Planejado hora de adiamento
- planejados executivo/câmara sessões
Se existem todos os materiais suplementares, tais como relatórios ou resumos incluídos com a agenda, anote-los nas seções apropriadas.
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Traga os materiais de que você precisa para a reunião do Conselho
algumas secretárias do Conselho preferem usar um laptop para tirar as atas da reunião, enquanto outras preferem caneta e papel antiquados. Seja qual for a sua preferência, certifique-se de embalar e preparar as necessidades que você precisa, incluindo notebook, cabo de alimentação, caneta, etc. Você também pode querer garantir que você tenha um método de backup para tomar minutos no caso de sua primeira opção falhar.
Como Levar alguns Minutos para uma Reunião, Durante a reunião do conselho
Nota reunião do conselho de atendimento
Dependendo do seu conselho de preferência, levar atendimento imediatamente antes da reunião do conselho de administração começa ou no início. Alguns métodos comuns para participar incluem cruzar nomes em seu modelo de Atas de reunião do conselho ou circular uma folha de login.
certifique-se de anotar quaisquer diretores que cheguem atrasados. É importante ter uma contagem precisa de quem estava e não estava presente para cada movimento.
preencha seu modelo conforme a reunião do Conselho progride
conforme a reunião do Conselho progride, preencha seu modelo de atas da reunião do Conselho. Você pode optar por organizar suas anotações anotando o número do item da agenda ao qual cada minuto corresponde. Isso tornará mais fácil para você preparar seu documento finalizado da ata da reunião após a reunião.
para cada item da agenda que requer uma decisão, certifique-se de observar:
- As ações tomadas e em que momento
- A formulação exata dos movimentos, o resultado, e a pessoa que fez o movimento
- Os conselheiros que votaram contra ou se abstiveram em cada um dos movimentos
- Quaisquer conflitos de interesse e como eles foram tratados
certifique-se de gravar também se as reuniões anteriores’ minutos foram aprovados, os pontos de ordem e recursos, novos negócios, e qualquer executivo sessões. Observe que as atas das reuniões não são tomadas durante as sessões executivas, mas é importante ter um registro de sua ocorrência.
deixe seu modelo guiar seus minutos e, ao escrever, tente se concentrar nos pontos críticos enquanto é o mais objetivo e claro possível. É útil se concentrar em temas e resultados em vez de tentar gravar discussões literalmente. Saiba que é perfeitamente aceitável escrever ” uma discussão sobre as opções que se seguiram.”Se você precisar de esclarecimentos sobre qualquer coisa, não deixe de perguntar.
registre o tempo em que a reunião foi encerrada
assim que a reunião terminar, certifique-se de capturar a hora do adiamento. Se a data e a hora da próxima reunião foram decididas, observe isso também.
Obter cópias de todos os relatórios
Se existem novos relatórios apresentados durante a reunião ou, se estiver faltando algum relatórios, falar para a pessoa que o apresentou para garantir que você receba uma cópia antes de a reunião terminar.
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Após a reunião do conselho de administração
Transcrever as atas das reuniões do conselho
Tente escrever o “bom” cópia de suas atas das reuniões do conselho como o mais rapidamente possível após a reunião termina, quando os detalhes ainda estão frescas em sua mente. Reserve um tempo para revisar cuidadosamente os minutos que você gravou e, se necessário, adicione notas adicionais para maior clareza. Certifique-se de que cada ação tomada pelo Conselho inclui uma breve explicação e justificativa para a decisão, e se você não tiver certeza de nada, pergunte ao presidente do Conselho.
é importante ajudar a impor a responsabilidade organizacional e do diretor. Na parte inferior da ata da reunião, anote os compromissos com as ações assumidas pela equipe de liderança e diretores para que o presidente do Conselho possa responsabilizá-los. Finalmente, certifique-se de anexar quaisquer documentos ou relatórios adicionais com a ata como um apêndice, ou pelo menos explicar onde eles podem ser encontrados.
distribuir atas de reunião
alguns conselhos optam por distribuir suas atas de reunião do Conselho finalizadas por e-mail ou cópia impressa. No entanto, é mais seguro usar o software board portal. Os portais do conselho também permitem que você vincule com segurança a documentos suplementares em seus minutos e os membros do Conselho podem adicionar diretamente seus comentários para discussão, se necessário.
armazenar minutos para referência futura
as atas da reunião do Conselho devem sempre ser armazenadas em algum lugar seguro e acessível para referência futura. Muitos conselhos optam por armazenar suas atas de reunião on-line, mas certifique-se de que o método escolhido seja seguro, protegido por senha e disponível apenas para membros do Conselho. Muitas opções de software de portal de placa permitem que você faça exatamente isso.Além disso, certifique-se de armazenar quaisquer documentos adicionais com suas atas finalizadas para referência futura do seu conselho e para membros do Conselho incapazes de participar da reunião.
modelo de minuto da reunião do Conselho
certifique-se de que esses itens essenciais estejam incluídos no seu modelo de minuto da reunião:
- Data, hora, local
- Tipo de reunião do conselho de administração regular, especial ou anual
- Comparecimento do presidente da diretoria, membros do conselho de administração, o secretário e os outros hóspedes
- Se o quórum requisitos são satisfeitos
- Aprovação da ata da última reunião
- Relatórios e apresentações, incluindo nomes e títulos do apresentador
- Ação passos necessários
- Anexos de apresentações ou documentos circularam
- Fechar resumo que inclui um carimbo de data / hora de encerramento, a próxima reunião data e hora, aprovação e assinatura da presidente
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ata da reunião do Conselho de amostra
Raynor Inc.
Atas das Reuniões do Conselho: junho de 2021
1:00 PST, Pela Zoom, Vancouver, BC
Placa de Participantes:
Presentes: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicolau Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Mateus Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
Lamenta: Cara Johnson
Convidados: Exec. Diretora Sheila Swanson, Charles Stallworth, Contadora consultiva
quorum present? Sim
Chamada à ordem
- 1:00 p.m. pelo Presidente, Carol Devoe
Ordens de Negócios
RELATÓRIOS
Chefe do Executivo Relatório apresentado pelo Diretor Executivo, Sheila Swanson
- Swanson apresentado ao Conselho um resumo das diferentes objectivos, incluindo atualizações sobre as iniciativas de marketing, vendas, novos contratados, e de desenvolvimento de produtos. Os diretores fizeram várias perguntas, que foram respondidas para sua satisfação, e a discussão se seguiu.
relatório do Comitê de Finanças fornecido pelo Presidente, Carol Devoe
- Devoe apresentou Charles Stallworth, que revisou os procedimentos de contabilidade da organização e os considerou satisfatórios, em preparação para a próxima auditoria financeira anual. Stallworth recomenda que nossa empresa garanta que o auditor forneça uma carta de gerenciamento junto com o relatório financeiro de auditoria.
- o próximo relatório financeiro trimestral estará pronto para compartilhar para a reunião do conselho do próximo mês.
NEGÓCIOS INACABADOS
- Minutos a partir de 14 de Maio de 2021 foram alteradas e aprovadas
NOVOS NEGÓCIOS
- Devoe anunciou que tinha recentemente contratou um novo secretário, Karla Porter.Lewis confirmou que Diann Wilson está renunciando ao Conselho por razões pessoais, deixando uma lacuna no Comitê de Finanças. Além disso, Lewis aconselhou o Conselho que o Comitê de pesquisa estava recebendo atualizações semanais do Consultor de pesquisa e que as consultas do Conselho eram bem-vindas.
etapas de ação futuras
Devoe responsável pela preparação do próximo financeiro trimestral até 15 de julho de 2021 antes da próxima reunião.
Fechar
- Reunião é suspensa às 2:30 p.m.
- Próxima reunião data: 26 de julho, 2021 às 2:00 p.m.
Minutos enviado por: Tammy Burke
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Assinatura do presidente do
Agora que você tem o básico e ter visto exemplos de atas das reuniões do conselho, aqui estão 6 dicas para fazer tomada de notas, a mais eficaz.
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6 dicas práticas para uma reunião do conselho mais eficaz minutos
preparação é tudo.
Prepare-se para a reunião específica do conselho para a qual você fará anotações. Isso irá guiá-lo para saber o que será pertinente para resumir e tornar a tarefa muito mais fácil. Dê a si mesmo tempo suficiente para revisar as atas anteriores da reunião do Conselho, bem como a próxima agenda. Certifique – se de saber o propósito da próxima reunião-é uma reunião regular ou especial, quem deve comparecer, o que será discutido e quaisquer documentos que serão revisados ou divulgados.
apontar para conciso e preciso.Bons minutos são um resumo do que aconteceu e foi acordado, não um registro de tudo o que foi dito. Então, pule a longa descrição e mantenha minutos um resumo curto e sucinto de fatos e ações. Por exemplo, “nós nomeamos , para , para , em “.
observe a falta de adjetivos, advérbios, emoção ou linguagem colorida. Evite siglas e jargões-todos os diretores podem não estar familiarizados com os Termos do seu setor, legalese e insider speak. É preciso prática e edição diligente para os novos anotações. Certifique-se de verificar novamente:
- uso de linguagem simples que é fácil de interpretar
- gramática e pontuação adequadas
- ortografia correta
Use uma voz objetiva.
as atas das reuniões precisam ser breves, baseadas em fatos e imparciais. Siga estas diretrizes para garantir que seus minutos sejam objetivos:
- Atenha-se estritamente ao relato de fatos e decisões, mantendo-se neutro em tom.
- mantenha críticas, argumentos pessoais ou desentendimentos e política fora do registro.
- deixe bate-papo ocioso, piadas, recapitulações de eventos atuais ou anedotas pessoais fora de seus minutos. Embora os bate-papos possam ajudar a melhorar o engajamento do Conselho, se eles não tiverem valor na governança, não documentem.
- remova qualquer coisa que cause responsabilidade indevida.
mantenha os membros do Conselho responsáveis.
as atas da reunião do Conselho servem como um registro de ações e resoluções. Uma das tarefas mais importantes para a tomada de minutos é deixar claro quais atribuições, delegações e prazos saíram da reunião para responsabilizar os membros do Conselho.
pode ser útil formatar especialmente resoluções ou acompanhar ações em uma tabela com negrito ou sublinhado. Cada resolução deve ser facilmente compreendida sem explicação ou contexto do resto dos minutos. Dê um passo adiante e resuma as resoluções da reunião no final do documento para facilitar o recall posteriormente.
não tenha medo de pedir esclarecimentos.
as reuniões se movem rapidamente e cobrem muito terreno. Se você perder algo ou as coisas não estiverem claras para você, procure imediatamente esclarecimentos para que você possa registrar com precisão o que foi decidido ou qual é o próximo passo. Às vezes, a linguagem legal ou da indústria pode não ser familiar, então não se esqueça de parar e perguntar se você não tem certeza.
o tempo é a chave.
escrever e editar os minutos assim que puder, enquanto os tópicos ainda estão frescos em sua mente, facilitará a tomada de notas. Ele também garante que as atas da reunião sejam distribuídas aos membros do conselho para aprovação em tempo hábil, quando suas memórias também estiverem frescas e as atribuições e prazos forem mais relevantes.
melhore a eficiência do minuto da reunião do conselho com Aprio
agora que você sabe como tomar minutos em uma reunião do Conselho, melhore sua eficiência de tomada de minutos com as ferramentas fornecidas no software de gerenciamento do conselho como Aprio.
você sabia que Aprio inclui uma ferramenta Construtor minuto? Esse recurso fornece um modelo inicial de Atas de reunião do conselho que pré-preenche itens como a lista de participantes, data e local da reunião e os itens da agenda da reunião do Conselho. Há também a opção de incluir hiperlinks úteis para referência rápida em itens de agenda individuais, tornando cada documento Dentro do seu pacote facilmente acessível e compartilhável de dentro do seu portal de quadro seguro.
com o Aprio, as atas de reunião são armazenadas em uma biblioteca central que é facilmente pesquisável, tornando a tarefa de obter aprovações segura e fácil. E com um conveniente recurso de clonagem, os administradores podem duplicar facilmente pastas e documentos de reunião para economizar tempo e garantir a consistência com os pacotes de placas.
vamos mostrar-lhe como Aprio pode ajudá-lo a tomar minutos em uma reunião do conselho ainda mais rápido. Obtenha uma demonstração personalizada.