Existem muitos tipos diferentes de documentos financeiros, que você vai acumular na sua vida, e como você ficar mais velho e tirar mais produtos financeiros, o número tende a crescer e a diversificar-se. Os documentos financeiros podem ser muito importantes, não apenas para rastrear seus gastos, crédito e renda, mas também para usar como prova ao solicitar empréstimos, corrigir erros com seu banco ou revisar sua avaliação fiscal com HM Revenue and Customs (HMRC).
alguns desses documentos estarão em papel, mas cada vez mais, declarações e contas são enviadas eletronicamente. A papelada Online pode economizar espaço, dinheiro e árvores, mas também pode criar problemas totalmente novos quando se trata de armazenar e proteger seus documentos. Por exemplo, a possibilidade de que os documentos sejam roubados ou perdidos, o que pode aumentar a chance de roubo de identidade.
quais documentos financeiros preciso manter e por quanto tempo?
os principais documentos incluem itens relacionados ao salário, como seus Recibos de pagamento, P60s e P45s, que podem ser úteis se você precisar provar sua renda por motivos fiscais ou de crédito. O HMRC sugere manter os recibos de pagamento por pelo menos 22 meses após o final do ano fiscal em que foram emitidos. No entanto, se possível, pode ser útil manter todos os seus pagamentos, ou pelo menos seus P60s, para que você tenha evidências de coisas como contribuições para o Seguro Nacional mais tarde na vida.
extratos bancários e contas de serviços públicos não precisam ser mantidos por nenhum período específico de tempo, se você não for autônomo, mas novamente pode ser útil manter esses tipos de registros por pelo menos dois anos, se não mais. Mesmo que você não esteja planejando fazer um empréstimo ou outro produto financeiro, se o seu credor solicitar extratos bancários do ano passado, será muito mais fácil manter esses documentos à mão. Da mesma forma, as declarações de empréstimo devem ser mantidas mesmo depois de ter feito todos os reembolsos, para que você tenha evidências em caso de disputas.
a documentação do seguro deve ser mantida até que a apólice expire, e você pode até querer manter as Políticas antigas para comparar Termos, Condições e custos com seus novos acordos.
se você está solicitando uma hipoteca, os documentos acima se tornam ainda mais importantes. Ao se inscrever, você precisará fornecer prova de renda ao seu banco ou à sociedade de construção para que eles possam calcular quanto você poderá pagar. Isso inclui seus últimos três meses de folgas, seu P60 mais recente e seis meses de extratos bancários. Se você reivindicar benefícios ou tiver algum investimento, você também precisará mostrar documentação, para dar aos credores uma imagem completa de sua renda.
Como posso manter os documentos financeiros seguros?
ambos os documentos em papel e eletrônicos precisam ser mantidos seguros, contra perda, danos e roubo. Os documentos financeiros podem ser altamente valiosos para os criminosos que procuram cometer roubo de identidade, em particular extratos bancários e contas de serviços públicos, que podem ser usados como prova de identidade ou endereço. Declarações perdidas ou destruídas também podem ser uma dor se você precisar provar sua renda ou resolver uma disputa sobre um produto financeiro.Os documentos em papel que você deseja manter devem ser armazenados em algum lugar seguro, como um arquivo fechado ou mesmo em um cofre, se você tiver um. Documentos mais antigos, que você decidiu não manter, devem ser triturados antes de serem jogados na lixeira ou na lixeira. Rasgar uma carta nem sempre é suficiente, pois pode ser reunido novamente para revelar informações importantes.
os documentos eletrônicos também devem ser bloqueados usando senhas seguras e criptografia. Se você armazenar extratos bancários ou contas em seu e-mail ou em um servidor em nuvem, use uma senha forte e aleatória para a conta e ative a verificação em duas etapas sempre que possível. Se você armazenar documentos em um disco rígido, verifique se ele está em uma pasta protegida por senha em um computador seguro.
se você se livrar de um computador ou disco rígido, certifique-se de transferir os arquivos para algum lugar seguro e, em seguida, limpe a unidade para limpar todos os arquivos. Apenas excluir os arquivos nem sempre é suficiente, pois eles podem ser recuperados com o software certo. Programas especializados podem ser baixados que substituirão os dados antigos, e também existem serviços que oferecem “destruição” do disco rígido, que destruirão fisicamente computadores e discos rígidos antigos.
se você está preocupado com a segurança de seus dados pessoais, sua pontuação Equifax Credit Report &, que inclui o WebDetect, é gratuita nos primeiros 30 dias, disponível por £7,95 mensais, e alerta você diariamente se encontrarmos seus dados pessoais em sites usados por fraudadores.