o recente webinar HRCI aprovado pela KPA “investigações sem hesitação” entrou para os livros de história como sendo nosso webinar mais popular de todos os tempos! Também foi co-hospedado por FordHarrison, o escritório de advocacia parceiro da KPA.
naturalmente, os empregadores que participaram do webinar tinham muitas perguntas. Abaixo estão as perguntas mais comuns que nossos especialistas foram feitas e suas respostas de melhores práticas.
Q: Qual é a responsabilidade do RH quando um funcionário faz uma reclamação sobre outro funcionário assediando-o, mas o Reclamante diz que está apenas desabafando e não quer registrar uma reclamação “oficial”?
A: sempre que uma reclamação ou preocupação é levada ao conhecimento do RH ou da Administração, você tem o dever de investigar completamente o assunto. Mesmo que os funcionários indiquem que estão ” apenas desabafando.”Se houver um comportamento inadequado acontecendo, você quer ter certeza e abordá-lo o mais rápido possível para evitar problemas ou reclamações futuras.
Q: Se não perguntarmos ao acusado a pergunta direta de: “você assediou Nancy?”, então qual deve ser a nossa pergunta?
A: você deve começar fazendo perguntas mais gerais, como: “Conte-me sobre sua relação de trabalho com Nancy?”ou” conte-me sobre suas interações do dia-a-dia com Nancy.”Você pode então passar para uma pergunta mais pontual sobre a situação: “Conte-me sobre um incidente que aconteceu no XYZ date entre você e Nancy.”
tente evitar colocar o acusado na defensiva perguntando diretamente: “você assediou sexualmente Nancy?”
Q: O empregador tem a obrigação de denunciar assédio sexual à polícia?
A: não, o empregador não tem a obrigação de denunciar assédio sexual à polícia. No entanto, se resultar em agressão sexual, você deve denunciá-lo à polícia e incentivar a vítima a apresentar um relatório policial. Como empregador, você quer ter certeza de que está protegendo todo o seu local de trabalho.
P: é válido perguntar ao acusado se ele está disposto a se submeter a um polígrafo, mesmo que o empregador não esteja planejando realmente fazê-lo?
A: Não, se o empregador não pretende administrar um teste de polígrafo, eu não recomendaria fazer a pergunta. Se o funcionário disser sim e o empregador não seguir, isso mostra falta de credibilidade por parte do empregador.
P: com base no NLRB, podemos solicitar que a vítima mantenha as coisas confidenciais?
A: Houve uma decisão judicial em 2017 sobre investigações e confidencialidade em que o National Labor Relations Board (NLRB) anunciou uma nova regra proibindo os empregadores de usar políticas gerais que impedem as discussões dos funcionários sobre investigações em andamento.
o NLRB afirmou que um empregador só pode proibir discussões sobre investigações em andamento se demonstrar, caso a caso, que possui uma justificativa comercial legítima e substancial que supera os direitos da Seção 7 de um funcionário.Durante o curso de qualquer investigação, o empregador deve determinar se as testemunhas precisam de Proteção, as evidências correm o risco de serem destruídas, o testemunho corre o risco de ser fabricado ou houve a necessidade de evitar um encobrimento.
Para obter informações adicionais sobre este tópico, você pode fazer referência a:
NLRB Restrições Empregador Pedidos de Confidencialidade no local de Trabalho Investigações Permanecem Após D.C. Circuito de Decisão
Q: Deve ser a nossa investigação perguntas e respostas ser escrito/gravado verbatim ou podemos resumir as respostas?
A: suas perguntas devem ser totalmente escritas e documentadas. As respostas podem ser resumidas. No entanto, se houver uma frase ou citação que seja uma parte importante da investigação, você deve documentar completamente isso com aspas, notando que é uma citação direta.
P: não há problema em pedir aos funcionários que preencham um formulário inicial de reclamação por escrito se entrarem no meu escritório para falar sobre uma situação que aconteceu no trabalho?
A: Sim, seria considerado uma prática recomendada fazer com que o empregado apresentasse uma reclamação por escrito ao empregador. O funcionário deve assinar e datar a declaração por escrito.
você pode treiná-los para fornecer tantos detalhes quanto possível sobre a situação e nomear quaisquer testemunhas em potencial.
P: Quais são suas recomendações em relação às testemunhas que escrevem declarações como parte do processo de entrevista?
A: nós encorajamos a coleta de declarações escritas do acusador, acusado e quaisquer testemunhas. Essas declarações ajudarão a fazer backup de suas notas de entrevista.
Q: Há alguma preocupação em que os entrevistados assinem as notas da discussão após a entrevista para verificar se as notas estão corretas?
A: não há problema em pedir aos entrevistados que assinem suas declarações escritas. Na verdade, é considerado uma prática recomendada ter entrevistados assinando e datando a declaração escrita.
P: Qual é a sua recomendação de retenção de documentação?
A: você deve manter a documentação de investigação enquanto o funcionário for um funcionário ativo e pelo menos 3 anos após a data de término.
P: Você tem alguma opinião sobre a gravação de entrevistas?
A: não recomendamos a gravação de entrevistas.
P: Quanto tempo deve demorar uma investigação? Quando um reclamante está muito chateado e quer que ele seja cuidado agora, Como faço para lidar com isso?
A: uma investigação deve começar imediatamente após você tomar conhecimento de uma situação. Dependendo de quantas testemunhas estão envolvidas e quantas pessoas precisam ser entrevistadas, uma investigação deve levar de 24 a 72 horas.
Q: Em que ponto depois de receber uma reclamação por escrito ou por e-mail de um funcionário assediado, você informa à parte acusada que há uma reclamação de assédio contra eles? Você espera até que as investigações ocorram?
A: você não é obrigado a divulgar as especificidades da reivindicação nem a pessoa que apresentou a reivindicação. Recomendamos que você não divulgue essas informações para proteger contra retaliação e potencial reação.
durante suas entrevistas, recomendamos que você se concentre em fazer perguntas sobre a(S) Situação (s) que está sendo relatada.
Q: Se testemunhas discutirem uma entrevista / investigação com colegas de equipe, podemos discipliná-los por fazê-lo?
A: você deseja garantir que deu a divulgação adequada durante sua entrevista de investigação. Enfatize que qualquer informação compartilhada durante o processo de investigação deve permanecer confidencial e não deve ser discutida com ninguém fora da entrevista.
se o funcionário violar esta política, ele pode ser disciplinado.
P: Você é capaz de forçar uma testemunha a participar de uma investigação se ele/ela foi nomeado pelo assediado como testemunha? O que você faz quando potenciais testemunhas se recusam a se envolver?
A: se os funcionários se recusarem a participar de uma investigação no local de trabalho, eles podem ser encerrados por causa.
houve um processo judicial em 2016, Gilman v. Marsh & McLennan Cos., No. 15-0603-cv (L), no qual o Tribunal de Apelações dos EUA decidiu que um funcionário pode ser rescindido por causa se se recusar a participar de uma investigação.
o segundo tribunal de circuito declarou que o fator decisivo era se as ordens de cooperação nas entrevistas eram razoáveis. Em caso afirmativo, os funcionários poderiam ser devidamente rescindidos por se recusarem a “obedecer a uma ordem direta, inequívoca e razoável do empregador.”
P: O que você faz quando o comportamento foi relatado e o gerenciamento não aborda o comportamento e continua?
A: se a pessoa a quem a reclamação foi feita não fizer nada para investigar a reclamação, o funcionário pode levar a reclamação a outro membro da administração, ou pode levá-la diretamente à agência estadual aplicável ou ao EEOC. Se você é um membro da administração e está ciente de uma reivindicação, você tem a responsabilidade de levá-la a um nível mais alto de administração ou proprietário.
P: fui ao site do EEOC e não consegui localizar os tipos de perguntas que eles usam em uma investigação. Ou devo ter clicado no link para arquivar um relatório?
A: o link para acessar as perguntas da entrevista no site do EEOC é eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. as perguntas estão localizadas na metade da página.
P: E se ninguém tiver permissão para fazer uma reclamação ao RH? Em nossa organização, os funcionários são informados de que não podem entrar em contato com RH para nada e eles só podem ir ao seu supervisor, mesmo quando eles têm um problema com seu supervisor.
A: um dos principais papéis dos recursos humanos é apoiar os funcionários e ajudar a manter a empresa em conformidade com as leis trabalhistas estaduais e federais. Os recursos humanos desempenham um papel significativo na mitigação da exposição de uma empresa a possíveis responsabilidades por questões relacionadas ao emprego.
nós encorajamos você a revisitar sua política atual e incentivá-lo fortemente a implementar uma política de portas abertas. Uma parte significativa de uma política anti-assédio eficaz é fornecer vários métodos de denúncia de reclamações, incluindo não apenas o gerente direto do funcionário, mas também Recursos Humanos, qualquer membro da administração e agências externas.
apenas permitir que os funcionários relatem problemas ao gerente é muito limitante, especialmente se o problema estiver relacionado ao gerente. Os funcionários devem ter mais de uma opção para relatar problemas e preocupações.
Q: Como você pode prometer aos funcionários que não haverá retaliação se, assim que os supervisores descobrirem as reclamações dos funcionários, eles agendarem as pessoas de maneira diferente, tratá-las de maneira diferente, dar-lhes tarefas mais difíceis, etc.?
A: se um gerente tomar uma ação negativa contra um funcionário com base no funcionário que apresenta uma reclamação ou uma preocupação em relação a esse gerente ou qualquer outra pessoa, o gerente deve ser disciplinado e lembrado da política anti-retaliação da empresa. Retaliar contra um funcionário por uma atividade protegida é ilegal e pode resultar em um processo muito caro para a empresa.
abaixo está um link para o EEOC com informações adicionais sobre retaliação.
retaliação: considerações para gerentes de agências federais
P: E se não for uma questão de assédio sexual verbal, mas fosse uma ofensa visual? Além disso, e se os funcionários confundirem o assédio sexual como “apenas correndo por aí?”
A: Independentemente de a ofensa ser verbal ou visual, você vai querer investigar o assunto.
ao conduzir uma investigação, você pode determinar com mais frequência que uma queixa de assédio representa um comportamento inadequado no local de trabalho. O funcionário que exibe o comportamento inadequado deve ser aconselhado e potencialmente disciplinado.
esta também é uma oportunidade para comunicar a todos os funcionários a expectativa de comportamento no local de trabalho.
P: Se uma pessoa está fazendo uma queixa contra alguém, o acusado não tem o direito de saber quem é o acusador e a queixa específica? Eu sei que você aconselhou não fazer perguntas importantes e não apenas perguntar abertamente “você fez xyz…?”, mas em algum momento, eles devem saber qual é a queixa exata e quem reclamou, pois não deve haver nenhuma expectativa de Confidencialidade durante uma investigação.
A: uma investigação deve ser sempre mantida em sigilo e apenas aqueles que conduzem a investigação devem ter todos os detalhes.
um empregador não é obrigado ou obrigado a divulgar quem apresentou uma preocupação e as especificidades da preocupação/reclamação. Você quer garantir confidencialmente o máximo que puder. As preocupações de retaliação e reação se tornam ainda mais significativas se o acusador e a reivindicação específica forem divulgados ao acusado.
Como tal, você não é obrigado a contar o acusador sobre os resultados específicos da investigação, nem a ação específica que foi tomada, só que uma investigação foi realizada, e a ação foi tomada.
Q: Se qualquer pessoa que faz uma queixa, é uma testemunha, é o acusado, etc. durante uma investigação volta à sua área de trabalho ou mesmo fora do trabalho e discute o caso, perguntas feitas, suas respostas com outras testemunhas em potencial… o empregador pode discipliná-las ou devemos pelo menos conscientizá-las de que sua atividade foi relatada e dar-lhes um aviso verbal. Sinto que a essa altura eles já podem ter contaminado outras testemunhas e até causado mais interrupções nas operações.
A: Você deseja garantir que está abrindo suas entrevistas de investigação com a declaração de confidencialidade e a conseqüência se a confidencialidade for violada.
se você está preocupado com a confidencialidade, você pode querer colocar as pessoas envolvidas em uma licença administrativa paga até que sua investigação seja concluída. Se um funcionário está sendo colocado em licença administrativa, você quer ter certeza de comunicar a expectativa de confidencialidade e comunicação com colegas de trabalho durante a licença.
se um funcionário falar com colegas de trabalho ou outras testemunhas, você deve tomar medidas disciplinares imediatas e imediatas, que podem incluir rescisão. O Vera HR da KPA oferece acesso on-line e de plantão a uma equipe de especialistas certificados em RH com conhecimento das leis estaduais e federais.
esta é apenas uma amostra das informações úteis que estão sendo compartilhadas nos webinars da KPA. Registre-se para uma próxima sessão hoje.
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