atualizado em setembro de 2020
HR pergunta:
recebemos muitos currículos recentemente-alguns foram para posições que postamos e alguns não são solicitados. Temos que manter todos esses currículos e, em caso afirmativo, quanto tempo precisamos manter os currículos e aplicativos?
HR resposta:
Primeiro, vamos abordar o que fazer com currículos não solicitados. Você não é obrigado a armazenar currículos não solicitados; no entanto, é importante ser consistente com sua abordagem. Se houver algum currículo não solicitado que você tenha mantido para consideração adicional, sua melhor abordagem é manter todos os currículos não solicitados pelo mesmo período de tempo em que você mantém seus currículos solicitados.
Para currículos e aplicativos que você recebeu em relação à oferta de trabalho, existem algumas leis federais que exigem que os empregadores para manter o emprego aplicações e documentos relacionados que vão para um período de um a dois anos a partir da data da decisão de contratação do (a data em que o cargo foi preenchido, não publicado). Os empregadores são responsáveis por seguir as leis federais sob as quais estão cobertos, bem como quaisquer requisitos contratuais que possam ter (ou seja, contratos sindicais) que possam exigir tempo adicional para manter registros.
outro item importante a ser observado em relação à manutenção do registro do candidato é que você é obrigado a manter não apenas os pedidos de emprego para um cargo, mas todo o registro de contratação. Os registros de contratação podem incluir aplicativos, currículos, ferramentas e avaliações de triagem, verificações de antecedentes e verificações de referência. Qualquer coisa que você use para ajudá-lo com uma decisão de emprego é considerada parte de seus registros de contratação.
As principais leis federais que abordam os requisitos de retenção de registros de emprego incluem:
- Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964-exige que os empregadores mantenham vários registros de emprego, incluindo pedidos de emprego, por um ano a partir da data em que o pedido foi recebido.
- Lei de discriminação de idade no emprego-exige que os empregadores mantenham pedidos de emprego por um ano. Há uma linguagem, no entanto, que indica se você está ciente de que o candidato tem mais de 40 anos, você deve mantê-lo por até dois anos.
- Lei dos americanos com deficiência-exige que os empregadores mantenham pedidos de emprego e documentos por um ano. Há alguma variação com base no fato de os aplicativos serem solicitados ou não solicitados, mas a retenção máxima é de dois anos.
- Ordem Executiva 11246-se você é um contratante do governo e tem menos de 150 funcionários ou um contrato de pelo menos US $150.000, você deve manter esses registros por um ano. Se você tem pelo menos 150 funcionários ou mais e um contrato de US $150.000, você é obrigado a manter os registros por dois anos. Se você tiver um currículo em mãos de uma pesquisa anterior e decidir considerá-lo para uma nova posição meses no futuro, você precisará manter esse currículo ou aplicativo pelo tempo necessário com base na última visualização do documento (ou seja,, 1-2 anos após a data de preenchimento da segunda posição).
uma palavra de cautela-se houver uma acusação de discriminação ou prática de emprego ilegal movida contra o empregador, os pedidos de emprego devem ser mantidos até que o assunto atinja uma resolução. Isso pode ser complicado se alguém reivindicar discriminação porque não recebeu uma promoção; o empregador é então obrigado a manter todos os pedidos recebidos para essa promoção até que a reclamação seja resolvida. Com um longo processo e litígio, isso pode ser um longo período de tempo.De um modo geral, a boa prática é manter currículos e pedidos de indivíduos não contratados por dois anos após a data em que o processo de contratação é concluído para um cargo (ou seja, a partir do momento em que o novo funcionário começa a trabalhar). Lembre-se de consultar as leis estaduais, além dos regulamentos federais, ao determinar por quanto tempo manter os registros dos funcionários.
a manutenção de registros pode ser uma tarefa assustadora, especialmente quando você está tentando limpar registros antigos e manter os pertinentes para permanecer em conformidade. strategic HR inc. entende sua frustração e tem muitas dicas testadas e confiáveis sobre manutenção de registros-incluindo uma referência útil de desktop de Manutenção de registros para ajudá-lo a decidir o que manter e o que jogar. Visite nossos serviços de Conformidade Legal & Recordkeeping para saber mais sobre maneiras pelas quais podemos ajudá-lo a obter seus registros de emprego em ordem.