é importante manter registros de propriedade por uma série de razões financeiras e legais. Quer se trate de documentos fiscais, futuros pedidos de empréstimo ou documentos legais, você precisa ter certeza de ter acesso a uma cópia física das informações relevantes. Mas não há uma política definitiva de quanto tempo manter registros de propriedades: existem muitos tipos diferentes de documentos e alguns que você só precisa reter por um período específico de tempo.
que tipos de registros você deve manter?
existem duas categorias principais de registro de propriedade que devem ser mantidas: registros permanentes e temporários.
registros permanentes
registros permanentes são aqueles que precisam ser mantidos durante o período de seu tempo na propriedade. Esses tipos de documentos incluem:
- o imposto de Selo
- Terra imposto sobre as transações (disponível apenas no país de Gales)
- O contrato de compra
- Advogado, cartas e documentos
- documentos Hipotecários
- contrato de Venda
registos Temporários
Temporária registos relacionados com a execução do imóvel, bem como as contas, recibos e faturas na propriedade. Estes incluem:
- Advogado, os honorários
- Gás e electricidade verificações de segurança
- pagamentos de juros Hipotecários
- Conselho fiscal e de contas
- seguro de Propriedade de documentos
- Geral, reparação e manutenção de
Se você usar um edifício para não-fins domésticos (como uma loja, escritório ou armazém, por exemplo) é provável que você tenha que pagar taxas comerciais. Esses são registros fiscais que também valem a pena manter durante o uso da propriedade.
então, quanto tempo você deve manter registros de propriedade para?
os registros temporários devem ser mantidos por três a sete anos, pois isso o ajudará a gerenciar sua hipoteca (se você tiver uma) e sua propriedade de forma mais geral.
pode ser tentador armazenar todos os seus registros digitalmente, mas é importante manter os originais em um formato de cópia impressa. Se você tiver que ir a tribunal para qualquer coisa a ver com a propriedade, você precisará de cópias impressas de todos esses registros.
também é muito importante armazenar todas as cópias impressas em um local seguro, que compreende alarmes de intrusos, detecção de incêndio e CCTV. Se isso não for uma facilidade imediatamente disponível para você, você pode obter Solicitadores para colocar seus documentos em armazenamento seguro, ou você pode terceirizar para um serviço de gerenciamento de registros. Eles também devem ser mantidos em ordem cronológica para facilitar a recuperação.
gerenciar seus registros de propriedade
adquirir o hábito de um bom gerenciamento de documentos pode levar algum tempo. Você precisará criar espaço de armazenamento para seus registros e um cronograma de retenção e eventual destruição. Reserve algum tempo no início de cada mês para classificar e arquivar novos registros, considerando se eles são permanentes ou temporários e se podem ser armazenados indefinidamente ou se precisarão ser recuperados regularmente.
se você vai armazenar seus registros por um longo tempo, vale a pena investir em caixas de arquivo especializadas para proteger seus documentos. Se você só vai fazer cópias eletrônicas, pelo menos certifique-se de criar vários backups de seus arquivos. No entanto, vale a pena repetir que você deve reter cópias físicas de documentos originais sempre que possível.
se você quiser mais informações sobre como gerenciar seus registros de propriedade, entre em contato com nossos especialistas em gerenciamento de registros e digitalização de documentos no Access Records Management hoje mesmo. Podemos ajudá-lo a gerenciar e armazenar todos os seus registros, de propriedade a negócios e pessoais.
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