a papelada pode ser uma dor de cabeça. No entanto, também é parte integrante da execução de sua própria prática odontológica.
você tem que lidar com as tarefas normais de papelada de executar um negócio. Além disso, você está lidando com os registros médicos do seu paciente. Isso pode ser complicado ao considerar os regulamentos estaduais e as leis de Privacidade.
como é a conformidade? Quanto tempo um consultório odontológico tem para manter os registros dos pacientes? Onde você pode mantê-los? Quando você pode se livrar deles, como você faz isso?
para responder a essas perguntas, vamos dar uma olhada.
Por Que Os Registros Dentários São Importantes?
um registro dentário completo e preciso é muito benéfico para o paciente. Com as informações no registro, os dentistas podem fornecer o melhor atendimento possível-mesmo que nunca tenham visto o paciente antes.
os registros dentários também são importantes para você como dentista. Se você se encontrar na extremidade errada de um processo de negligência, poderá apresentar os registros como evidência para se defender.
se você já assistiu a um drama policial na TV,você saberá disso. Os dentes de cada pessoa são únicos para eles. Assim, as autoridades podem usar registros dentários para identificar corpos e pessoas desaparecidas.
Quanto tempo um consultório odontológico tem para manter os registros dos pacientes?
seria bom se houvesse uma resposta rápida e fácil a esta pergunta. Infelizmente, não há.
não apenas as leis variam de acordo com o estado, mas também variam de acordo com o paciente. Para descobrir as informações específicas para o seu estado, você deve entrar em contato com o Conselho de Odontologia para o seu estado.
como regra geral, a maioria dos estados exige que você mantenha registros por 5 a 7 anos. No entanto, a exigência real pode ser tão pouco quanto 2 anos até 10.
tenha em mente que Medicare/Medicaid requer 5 anos de retenção para fins de faturamento. Assim, mesmo que sua exigência Estadual seja menor, você terá que manter registros para pacientes que usam esses serviços pelo menos 5 anos.
Outras circunstâncias especiais incluem:
- Menores de idade: normalmente Você tem de manter os registros por um período de tempo especificado após a maioridade
- Um incompetente paciente: Normalmente, até que após a morte do paciente
- Serviço de litígios: Não destrua o registro até que a disputa seja resolvida, mesmo que o período de retenção tenha expirado
depois de ter as informações de retenção para o seu estado, certifique-se de que toda a sua equipe entenda e siga o protocolo correto para cada tipo de registro. Você não quer ter problemas para deixar um registro cair entre as rachaduras.
Como Os Registros Dentários Devem Ser Armazenados?
devido a preocupações com a privacidade, você não deve armazenar registros dentários onde outras pessoas possam acessá-los. Somente pessoal autorizado, como a equipe do seu escritório, pode ter acesso a esses registros.
a maioria das práticas odontológicas é pequena o suficiente para que o armazenamento no local de registros em papel seja fácil e prático. No entanto, eles devem ser armazenados em um local seguro.
as leis de Privacidade não determinam que os registros devem ser armazenados em gabinetes bloqueáveis. Mas lembre-se de que é sua responsabilidade garantir que pessoas não autorizadas não acessem os registros.
assim, grandes instituições podem determinar que é mais seguro armazenar registros em gabinetes bloqueados. A maioria dos consultórios odontológicos, no entanto, são pequenos e poucas pessoas têm acesso às salas de registros. Você pode realizar sua própria avaliação de risco e determinar qual método de armazenamento é adequado para sua prática.
E Se Eu Ficar Sem Espaço?
depois de ter sido no negócio por alguns anos (ou se a sua prática é um sucesso esmagador!) você pode começar a ficar sem espaço de armazenamento. Nesse caso, você tem algumas opções para criar espaço extra.
o primeiro, e mais fácil, é simplesmente alugar uma unidade de armazenamento externa. Certifique-se de que a instalação que você escolher seja segura e próxima o suficiente para facilitar o acesso. Você pode armazenar registros de pacientes inativos lá para liberar espaço para os ativos em seu armazenamento no local. Clique para obter mais informações.
outra maneira de economizar espaço é converter registros em microfilme. O microfilme (ou microficha) ocupa muito menos espaço do que os registros em papel.
você também pode optar por um serviço de armazenamento de registros. Este método vai custar-lhe um pouco de dinheiro ao longo dos anos. Além disso, você precisará garantir que os formulários e acordos adequados sejam preenchidos para cumprir as leis de Privacidade.
o armazenamento eletrônico é outra ótima opção. Você terá que garantir que você escolha seu serviço de armazenamento com cuidado. Nunca deixe os registros do seu paciente vulneráveis ao ataque de um hacker. Lembre-se, você é responsável por sua confidencialidade e integridade.
como se livrar de registros dentários
por causa de preocupações com a privacidade, você não pode simplesmente jogar registros dentários no lixo e chamá-lo de bom. Você deve seguir um determinado protocolo e garantir que as informações do seu paciente sejam mantidas confidenciais. Isso é verdade mesmo se o paciente cujos registros você está se livrando está morto.
a maneira mais comum de garantir que os registros sejam completamente destruídos com segurança é destruí-los. Algumas práticas optam por fazer isso sozinhas, enquanto outras terceirizam o trabalho para uma empresa profissional de trituração. Lembre-se de que, assim como na empresa de armazenamento, você precisará de um contrato de Privacidade.
caso você esteja pensando que uma fogueira no quintal é um bom método de destruição, avisaremos que não é. As radiografias em registros dentários liberam metais quando queimados e isso não é saudável para você ou para o meio ambiente.
em vez disso, ganhe um pouco de dinheiro extra recuperando e vendendo o conteúdo de prata desses antigos raios-X.
encerrando
então, quanto tempo um consultório odontológico tem para manter os registros dos pacientes? Esperamos ter ajudado a tirar o mistério disso.
Descubra os cronogramas específicos do seu estado e siga nossas dicas práticas para retenção e armazenamento. O protocolo certo garantirá que você não abra seu consultório odontológico para problemas com questões de Privacidade.
não se esqueça de conferir o resto do nosso blog para obter mais ótimas dicas e truques para executar a melhor prática odontológica possível!