pelo Centro de gerenciamento de risco sem fins lucrativos
no caso de você precisar registrar uma reclamação, você poderia rapidamente colocar as mãos em todas as apólices de seguro que possam cobrir um incidente, incluindo reclamações expiradas?
as apólices de seguro cobrem eventos que são tratados por reclamações apresentadas à transportadora em algum momento no futuro. No momento em que o evento que desencadeia uma reclamação ocorre, a apólice de seguro original que cobre esse evento pode ter expirado e a nova apólice pode conter disposições diferentes. As perguntas a se fazer São: “qual política se aplica – a antiga ou a nova? E o que exatamente a Política aplicável fornece?”
às vezes, uma reivindicação de responsabilidade que ocorre durante o período de política não será descoberta até que a Política expire, talvez anos depois. Um excelente exemplo de uma reivindicação de cauda longa é a perda de fraude coberta por uma apólice de seguro contra crimes. A fraude pode ocorrer durante um período de anos e não ser descoberta até muito tempo após o término da política.
Políticas ausentes
e se você não conseguiu encontrar suas políticas expiradas? Você poderia contar com seu corretor ou agente para ter uma cópia à mão? Em um número surpreendente de casos, mesmo as seguradoras não conseguem localizar uma cópia das apólices vencidas. Empresas que não fazem nada além de Arqueologia para encontrar a trilha de papel para apoiar tais reivindicações fazem muito bem. Mas por que gastar o dinheiro depois do fato de que você pode colocar um sistema simples no lugar que irá manter suas políticas organizadas e disponíveis?
Políticas de arquivamento
boas práticas de gerenciamento de riscos exigem um sistema para arquivar Políticas expiradas, mas por quanto tempo as Políticas expiradas devem ser mantidas no arquivo?
as leis estaduais
as leis estaduais variam, mas geralmente exigem que os agentes de seguros mantenham cópias das políticas de seus clientes por 6-7 anos. Como uma organização sem fins lucrativos nem sempre pode contar com acesso aos arquivos do agente de seguros quando necessário, cada organização sem fins lucrativos também deve manter cópias de apólices expiradas.
recomendações do NRMC
o centro de gerenciamento de Riscos sem fins lucrativos recomenda que a Política de retenção de documentos de uma organização sem fins lucrativos exija que todas as Políticas, exceto as feitas por reivindicações, sejam mantidas permanentemente. Agora que as apólices estão disponíveis eletronicamente (você pode digitalizar suas apólices em seu sistema de computador ou solicitar que a seguradora forneça a apólice em formato eletrônico), O armazenamento ocupa muito menos espaço físico. Em vez de transbordar armários de arquivos ou estantes preenchidos com pastas de 3 anéis, você pode salvar políticas em seu servidor. É claro que você terá um sistema de backup de som no lugar, arquivará cópias impressas de políticas fora do local e informará a equipe do Escritório-chave ou voluntários-chave onde os backups e cópias impressas são mantidos. Você também vai querer executar testes da mídia de backup para se certificar de que eles são capazes de ser reintegrado em uma situação de emergência.