reembolso de milhagem para funcionários

22 de fevereiro de 2021

atualizado em 22 de fevereiro de 2021 • 7 min leia

como funcionário na Austrália, você pode receber um subsídio de carro de seu empregador para despesas de carro relacionadas ao trabalho, ou você pode ser reembolsado por seu empregador por essas despesas. Se o seu empregador não oferecer nenhuma dessas opções, você também pode ser elegível para deduzir as despesas do seu carro da sua declaração de imposto a cada ano.

este guia é para aqueles que querem saber sobre o reembolso de milhagem para os funcionários. Escrevemos um guia separado para deduções fiscais de despesas de automóveis do Australian Tax Office (ATO), bem como guias para empresários e autônomos. Nosso objetivo é fornecer uma visão geral de:

• quais despesas de carro eu poderia ser reembolsado?
• regras de reembolso de Quilometragem para os trabalhadores;
• o Que esperar do seu empregador;
• Como acompanhar e registrar a quilometragem; e
• Como relatório no final do ano fiscal.

existem regras de reembolso de milhagem para os funcionários?

embora cada empregador tenha suas próprias regras e restrições sobre o que exatamente pode ser reembolsado ou coberto por um subsídio de carro, o abaixo é útil para ter em mente:

se você usar seu próprio carro (incluindo um carro alugado ou alugado sob um contrato de aluguel para compra), você pode reivindicar todas as despesas de viagem relacionadas ao trabalho de seu empregador ou em sua declaração de imposto.

se você usar o veículo de outra pessoa (ou um carro da empresa) para fins de trabalho, poderá reivindicar as despesas reais (como combustível e estacionamento) como uma despesa de viagem relacionada ao trabalho de seu empregador ou em sua declaração de imposto.

se sua viagem foi parcialmente privada, você pode reivindicar apenas a parte relacionada ao trabalho.

na Austrália, um carro é definido como um veículo a motor (excluindo motocicletas e veículos similares) projetado para transportar uma carga inferior a uma tonelada e inferior a nove passageiros.

posso ser reembolsado pelas minhas despesas de 4WD, motocicleta ou veículo utilitário?

embora muitos veículos com tração nas quatro rodas estejam incluídos na definição acima, o limite de carga de uma tonelada exclui muitas vans e veículos utilitários/utes. Você deve verificar com seu empregador para ver se eles têm alguma condição em torno disso.

no que diz respeito à administração fiscal, as despesas relacionadas ao trabalho para esses tipos de veículos, bem como Motocicletas, podem ser deduzidas de sua declaração de imposto por meio de uma reivindicação D2 “despesas de viagem relacionadas ao trabalho”. As despesas relacionadas ao trabalho para carros (conforme definido acima) são contabilizadas por meio da reivindicação D1 “despesas relacionadas ao trabalho”.

Quando posso reivindicar um reembolso de despesas de carro?

geralmente, você pode solicitar o reembolso das despesas do seu carro se usar seu próprio carro para o seu trabalho. O reembolso de combustível é uma das coisas que você pode ser elegível para reivindicar como funcionário. Alguns exemplos de viagens relacionadas ao trabalho incluem:

• Participando de reuniões ou conferências de distância do seu local de trabalho habitual
• Coleta de material ou de prestação de itens
• Viajar directamente entre dois locais separados de emprego (por exemplo, se você tem um segundo emprego)
• Viajar a partir do seu local de trabalho habitual ou a sede de um local de trabalho alternativo (por exemplo, o escritório de um cliente ou local de trabalho)
• Se o seu trabalho pode ser classificado como “trabalho nómada” – por exemplo, se o seu trabalho regularmente requer que você trabalhe em mais de um local de cada dia, antes de ir para casa

Geralmente, as viagens de casa para o trabalho não é reclamável, mas existem algumas exceções limitadas. Para uma lista mais detalhada, confira nosso guia para reivindicar uma dedução fiscal para as despesas do seu carro.

portanto, sou elegível para reembolso de milhagem. E agora?

isso dependerá se o veículo pertence a você ou a outra pessoa.

eu possuo ou alugo o veículo

se você possui ou aluga o veículo que dirige para negócios, você tem duas opções comuns (dependendo de qual seu empregador prefere):

seu empregador pode usar uma taxa de quilometragem (por exemplo, a taxa de centavos de ATO por quilômetro) para viagens de negócios, em vez de registrar todas as suas despesas. Dessa forma, as únicas despesas extras que você pode precisar registrar são coisas como custos de estacionamento e pedágios, em vez de todos os custos associados à posse de um carro.

eles também podem fornecer um subsídio de carro para suas despesas relacionadas ao trabalho, cobrindo coisas como combustível, custo do seu aluguel, manutenção, etc. Este subsídio seria pago a você como Salário, com imposto retido em conformidade. Na Austrália, você geralmente não precisa manter um registro do que faz com seu subsídio, no entanto, as despesas do seu carro permanecem elegíveis para uma dedução fiscal, portanto, a manutenção de registros é essencial para sua declaração de imposto.

seu empregador deve dizer quais registros eles precisam de qualquer maneira. Se eles usarem uma taxa de milhagem de centavos por km, eles devem informar qual é a taxa específica. Observe que, se eles o reembolsarem a uma taxa mais alta do que a taxa da administração fiscal, você precisará declarar o excesso como renda ao apresentar sua declaração de imposto no final do exercício financeiro.

por exemplo, a taxa a partir de 1º de julho de 2020 é de US $0,72 Por km. Se o seu empregador reembolsar US $1,00 por km, o excesso de US $0,28 Por km precisa ser declarado como renda.Finalmente, a menos que seu empregador não permita, não há nada a dizer que você não pode usar vários veículos.

O veículo é fornecido por meu empregador

Se você dirige um veículo de propriedade de seu empregador, você ainda pode ser capaz de obter reembolsados pelas despesas de condução e operação de um carro, por exemplo, despesas de gás, estacionamento e portagens. É comum que os funcionários sejam reembolsados com base nas taxas padrão de subsídio de carro para funcionários (a taxa padrão definida pelo ATO).

você geralmente não poderá usar uma taxa de centavos por km, pois isso representa o custo de possuir um veículo. Certifique-se de manter um registro de todas as suas despesas relacionadas ao trabalho, pois quase todos os empregadores exigirão recibos ou faturas

eu também sou autônomo

como você é autônomo e também funcionário, você precisa manter registros separados para cada um. Nós temos você coberto com o nosso guia para trabalhadores independentes que ligamos acima, e você também deve ler o resto desta visão geral para os funcionários. Tenha em mente que, como um indivíduo autônomo, você pode reivindicar deduções para quaisquer despesas de carro acumuladas ao fazer negócios. Se você tem um veículo que você usa apenas para o seu negócio, não só você pode deduzir sua quilometragem, mas todas as despesas operacionais para o carro.

reivindicando despesas de viagem ATO – quanto posso reivindicar?

tenha em mente que você não pode reivindicar todo o subsídio como uma dedução fiscal. Apenas o total de suas despesas reais pode ser reivindicado. Por exemplo, se você recebeu US $1.700 em subsídios de viagem de seu empregador durante o ano, mas gastou apenas US $1.000 em viagens, você só pode reivindicar US $1.000 em deduções de viagem em sua declaração de imposto.

apenas reivindique despesas de viagem para as quais você tem prova, pois o ATO pode exigir prova para qualquer uma de suas despesas.

despesas relacionadas ao trabalho-quais registros eu preciso manter?

se você está reivindicando o reembolso de milhagem de seu empregador, eles irão aconselhá – lo sobre seus requisitos-mas, em geral, as coisas que você gostaria de manter um registro são sua quilometragem, custos de estacionamento, pedágios e outras despesas que você incorrer durante sua viagem relacionada ao trabalho.

se você usar o carro para fins privados e comerciais, precisará manter um registro da quilometragem que dirige para cada um, porque só poderá reivindicar as despesas incorridas com a condução relacionada ao trabalho.

lembre-se, o ATO exige que você Mantenha recibos e qualquer outra coisa usada para calcular uma dedução fiscal por 5 anos. Embora um empregador possa não exigir o mesmo nível de manutenção de registros, recomendamos seguir a orientação do ATO, especialmente se você acha que estará reivindicando quaisquer despesas com carros como dedução no momento do imposto.

existe uma diferença entre um reembolso de quilometragem ou acordo de subsídio de carro?

existem muitas maneiras diferentes de garantir que os funcionários sejam compensados por suas despesas de transporte. Existem também diferentes formas de estruturar pagamentos. Vamos dar uma olhada nos dois arranjos mais comuns:

subsídio de carro

um subsídio de carro é pago antecipadamente, normalmente todos os meses, e o valor é definido pelo seu empregador.

às vezes, seu empregador dará um subsídio para partes de suas despesas, como pagamentos de aluguel no carro, e depois reembolsará outras despesas após o fato. Está tudo bem.

se você receber um subsídio de carro de seu empregador, ele precisa ser mostrado em seu resumo de pagamento, pois os subsídios são considerados renda tributável.

receber um subsídio de carro não significa necessariamente que você não poderá reivindicar despesas relevantes da ATO. Se sua viagem de trabalho atender aos critérios da ATO para viagens de trabalho elegíveis, você ainda poderá usar o método centavos por km ou o método do diário de bordo para deduzir suas despesas elegíveis.

o ônus administrativo de pagar um subsídio e contabilizar todas as despesas posteriormente pode ser complicado para uma empresa. Em vez disso, muitos usam centavos por quilômetro ou taxa de milhagem padrão. Sob um acordo de reembolso de centavos por quilômetro, você é reembolsado a uma taxa específica para cada quilômetro que dirige para negócios.

reembolso de quilometragem-uma taxa de milhagem de centavos por quilômetro

o arranjo de reembolso de milhagem mais simples é usar uma taxa fixa por quilômetro percorrido. É suposto cobrir todas as despesas de dirigir seu carro pessoal para negócios. Isso é o que a taxa da ATO faz; destina-se a cobrir os custos de possuir (custos fixos) e dirigir (custos variáveis) seu veículo.

há muito a ser dito para usar uma taxa padrão, principal entre eles que é simples e evita uma carga administrativa bastante grande.

esteja ciente de que seu empregador pode definir qualquer taxa que eles gostam – eles não precisam usar a taxa do ATO. Para taxas superiores à taxa de milhagem padrão da ATO, o excesso é tributado.

além disso, lembre-se de que, sob o método ATO’s cents per km, você pode reivindicar um máximo de 5.000 km por ano. Verifique com seu empregador se eles estabeleceram quaisquer limitações em seus esquemas de reembolso de milhagem para os funcionários, pois você pode ser melhor reivindicar sua milhagem de volta como uma dedução fiscal.

meu reembolso de milhagem é tributado?

isso depende de como seu empregador processa sua reivindicação.

1. se o seu empregador fornecer um subsídio para despesas de carro, isso seria tributado como seria mostrado em seu resumo de pagamento e precisa ser declarado como renda em sua declaração de imposto.
2. se o seu empregador reembolsar as despesas específicas do seu carro e estas forem tributadas no seu resumo de pagamento, você pode reivindicá-las como uma dedução na sua declaração de imposto.
3. se o seu empregador reembolsar as despesas específicas do seu carro e estas não forem tributadas, você não pode reivindicá-las como uma dedução, pois não pagou nenhum imposto sobre essas despesas.

Como posso rastrear facilmente minha milhagem para reembolso?

não há requisitos exatos para como você acompanha a quilometragem. Seu empregador pode exigir que você use um determinado método ou forneça certos registros, e eles precisam informá-lo sobre isso. Muitas pessoas têm que escolher por si mesmas.

a maioria das pessoas usa um aplicativo para rastrear suas viagens e gerar relatórios de milhagem para elas. Dependendo do aplicativo, ele pode até tirar a dor de esquecer de gravar uma viagem. Driversnote é um desses aplicativos, mas existem vários produtos similares na Austrália, e recomendamos que você procure um que se adapte ao seu propósito.

outras alternativas são planilhas, como o Excel ou o Google Sheets, que você pode compartilhar com seu gerente e/ou contadores, mas talvez seja necessário reduzir as leituras do odômetro a cada viagem para descobrir sua quilometragem com precisão.

o que é um subsídio de carro justo na Austrália?

para um subsídio de carro justo na Austrália, você pode usar as taxas ATO padrão para o ano atual. Veja as taxas atuais do ATO aqui.

é isso para o nosso guia sobre o básico do reembolso de milhagem para funcionários na Austrália. Esperamos ter sido de Ajuda 🙂

rastreamento feliz!

este material foi preparado apenas para fins informativos gerais e não deve ser tomado como aconselhamento profissional da Drivernote. Você deve considerar procurar aconselhamento jurídico, tributário ou financeiro independente de um profissional para verificar como essas informações se relacionam com suas próprias circunstâncias. As leis relevantes também mudam de tempos em tempos.