Parte 1 de uma série de 3 – originalmente escrito em 2014 e atualizado em 2018
A abordagem tradicional para a seleção e engajar os fornecedores tornou-se menos convincente e menos significativo cuidado clientes. Eles inevitavelmente se voltam para o Todo-Poderoso RFP (pedido de proposta). E há algo a ser dito sobre uma transição para as vendas corporativas, ou o processo de “captura”, como é referido pelos discípulos de Shipley e contratados do governo.
criar e responder a RFPs, no entanto, pode facilmente se tornar complexo, complicado e demorado esforços para qualquer empresa. Eles exigem organização, comunicação superior e anos de experiência Entendendo os meandros do sourcing. Para muitos na indústria de pessoal, os RFPs praticamente substituíram as vendas e o sourcing tradicionais; no mínimo, eles agora estão intrinsecamente entrelaçados nesses processos. E queremos ajudar.
nesta série, vamos lançar alguma luz sobre quando usar ou evitar RFPs e melhores práticas que podem ser aplicadas para o temido processo de RFP, se você é um MSP ou agência de recursos humanos a recepção de um cliente do lance e querendo certificar-se de que você terá um melhor processo e, consequentemente, uma melhor chance de ganhar, ou se a entidade emitir o concurso para potenciais talentos fornecedores.
Quando usar Rfp
Rfp deve ser usado quando um projeto é suficientemente complexa, requer uma grande quantidade de informações técnicas, solicita difícil de dados para análise e comparação, e, assim, garante uma proposta formal de um fornecedor. Eles são melhor usados quando você realmente precisa comparar respostas e fornecedores objetivamente. Um erro comum é enviar um RFP porque parece mais fácil sentar em campos de vendas ou porque as pessoas dizem que é a “coisa certa a fazer pelas aparências” ou “boa forma.”Se você souber, sem dúvida razoável, qual(S) fornecedor (es) você provavelmente selecionará desde o início, convide seus clientes potenciais identificados para apresentar suas soluções.
por exemplo, se você está tentando decidir entre dois fornecedores de pessoal conhecidos e previamente identificados, agende essas pessoas para demonstrar suas capacidades em uma apresentação. Avalie como cada fornecedor adapta suas soluções aos seus objetivos e cultura específicos. A reunião pode ser um hangout de vídeo online ou entrevista presencial. É melhor não confiar em uma teleconferência porque você vai querer alguma forma de visibilidade-um meio pelo qual examinar as interações interpessoais. Avalie a linguagem corporal e a confiança dos apresentadores, especialmente em resposta a perguntas.
depois disso, convide uma proposta formal para uma oferta. Chamamos isso de um pedido de cotação (RFQ). E honestamente, isso é tudo que um RFQ deveria ser. Não encha com perguntas RFP. Não vamos por esse caminho neste caso, lembras-te? Estamos falando de preços aqui. Você viu tudo o que precisa ver.
quando o projeto e o ciclo de vendas antecipado assumem complexidades que se estendem além do escopo de uma abordagem tradicional de “vamos almoçar”, o processo de RFP faz muito sentido. Com uma proposta, você recebe visibilidade aprimorada das principais ofertas e competências essenciais do licitante, modelos de preços relativamente firmes, respostas abrangentes a perguntas cruciais e um documento robusto que se presta a uma análise mais aprofundada por seus stakeholders.
quando para evitar RFPs
o processo RFP desmorona rapidamente quando usado com muita frequência, desnecessariamente ou exclusivamente como uma ferramenta de vendas. Sempre que os licitantes perdem o ponto com uma proposta, os profissionais de compras perdem o ponto ao elaborar seus RFPs. Evite usar um processo de RFP excessivamente complicado para resolver perguntas simples que poderiam ter sido respondidas de forma sucinta e direta por meio de uma reunião de vendas tradicional. Em última análise, você corre o risco de alienar potenciais licitantes que, percebendo sua super-confiança em papelada desnecessária e burocracia, se recusam a participar. Embora não perceba, você pode estar prejudicando suas chances de encontrar o fornecedor perfeito. No entanto, se você operar em um ambiente fortemente regulamentado ou no setor público, onde as RFPs são mandatadas, esforce-se para manter suas perguntas relevantes, diretas e direcionadas ao programa.
se você optar por explorar esse processo como uma expedição de pesca mais ampla, é menos provável que atraia peixes para o anzol. E aqueles que mordem provavelmente serão jogados de volta em breve.
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para tornar os RFPs uma maneira indolor e eficiente para os MSPs atingirem seus objetivos, temos o orgulho de apresentar uma caixa de ferramentas RFP completa, que pode servir como um ótimo ponto de partida para sua próxima rodada de fornecimento. Apesar dos processos formais, formas infinitas e arcano RFP gobbledygook, a mentalidade predominante que você pode adotar para vencer é a navalha de Ockham: a abordagem mais simples e direta é provavelmente a melhor. Portanto, preparamos um pacote de bom senso que fornece resultados de maneira direta. Também entendemos que ninguém deve entregar um modelo RFP e dizer ” basta usar isso, como está.”O objetivo do nosso kit de ferramentas é fornecer uma base sólida e personalizável a partir da qual você pode criar um RFP exclusivo, adaptado às necessidades da sua empresa e acompanhado por ferramentas para ajudar na avaliação, pontuação e preços.
na segunda parte de nossa série, examinaremos algumas práticas recomendadas específicas em transparência e compartilhamento de informações que podem ajudá-lo a obter as respostas mais significativas de qualquer RFP que você emitir para fornecedores de pessoal.
ler Parte 2: Simplifique seu processo de RFP adicionando essas coisas ao seu RFP.