embora o mundo possa estar se movendo cada vez mais em direção a escritórios sem papel, a realidade é que a maioria das empresas ainda opera com muita papelada. Embora muitos documentos precisem ser mantidos, você sabe que há muito que pode ser descartado. Alguns documentos de baixo risco podem ser potencialmente descartados ou reciclados, mas muitos documentos de alto risco contêm informações confidenciais que podem colocar você e sua empresa em risco se obtidas por alguém por intenção maliciosa.
Quais Documentos Devo Destruir?
acompanhar os períodos de trituração e retenção de diferentes documentos pode parecer um trabalho em tempo integral sozinho. Então, quais documentos você deve destruir e quando você deve destruí-los?
embora sua empresa possa variar, existem certos documentos que precisam ser desfiados para sua própria segurança. Por enquanto, vamos manter cinco tipos de documentos que devem estar no topo da sua lista.
- cartão de crédito e contas de Serviços Públicos
- extratos bancários
- formulários I-9
- formulários W-2 E W-4
- registros fiscais
extratos de cartão de crédito e contas de serviços públicos são documentos que devem estar no topo da lista de qualquer pessoa para trituração. Contas dessa natureza tendem a ter informações muito sensíveis. Portanto, assim que o pagamento for confirmado e você não precisar mais fazer referência a essa conta, Verifique se o documento foi destruído.
por mais tentador que seja manter esses tipos de contas, mesmo depois de ter confirmação de pagamento e resolução, a melhor maneira de evitar o roubo de identidade desses documentos é destruí-los. Dito isto, se essas contas são relevantes para suas declarações fiscais, então as Diretrizes de trituração abaixo para isso se aplicam.
recomenda-se manter os extratos bancários por um ano e depois destruí-los. O mesmo vale para stubs de pagamento. Mais uma vez, estes são documentos que têm o tipo de informação financeira importante que identificam ladrões estão procurando.
se você está olhando para receber seus extratos bancários on – line – ou contas para esse assunto-você vai querer ter certeza de que o seu negócio está indo sem papel de forma segura.
os formulários fiscais I-9 afirmam a identidade de um funcionário e precisam ser mantidos por três anos ou por 1 ano após o término de um funcionário, o que for o maior período de tempo, então geralmente serão três anos. Esses documentos contêm todas as informações que alguém precisaria para roubar a identidade de alguém e devem ser destruídos com segurança.
você deve destruir com segurança os documentos W-2 e W-4 Após mantê-los por quatro anos. Novamente, esses são documentos de pessoal que contêm informações altamente confidenciais, como números de previdência social e códigos de identificação fiscal.
uma empresa deve manter registros fiscais por três anos, pois você pode alterar uma declaração de imposto nesse período. Sete anos é o número convencional porque se o IRS fosse auditá-lo, eles precisariam dessas informações antes que você pudesse destruir esses documentos com segurança.
Devo Destruir Extratos De Contas Fechadas?
Sim. Depois de confirmar que a conta está fechada e o dinheiro foi transferido (ou removido), você deve destruir extratos e outras informações confidenciais relacionadas à conta. O mesmo vale para cartões de crédito expirados e outra documentação semelhante. No entanto, se algum desses registros puder ser necessário para uma auditoria, as regras de registro fiscal se aplicam e devem ser destruídas após o período de tempo decorrido.
Como Você Descarta Documentos Comerciais?Embora algumas pessoas se sintam seguras usando um triturador de escritório doméstico para cuidar de suas necessidades de destruição de documentos, elas não estão equipadas para o grande volume de documentos que muitas empresas têm. A trituração pessoal também pode ser demorada e não é tão segura quanto usar um serviço profissional. A destruição adequada de documentos também não é apenas algo a fazer pela bondade do seu coração… é a lei.
os Alojamentos de armazenamento são os especialistas em lidar com suas necessidades de destruição de documentos
os profissionais dos Alojamentos de armazenamento estão equipados para ajudá-lo a lidar com todas as suas necessidades de segurança e destruição de documentos. Oferecemos armazenamento seguro de documentos para manter o material sensível fora do local. Também temos unidades móveis de trituração para ir direto ao seu escritório, pegar seus documentos no local e destruí-los imediatamente para lhe dar paz de espírito. Você pode agendar nossas unidades de trituração móveis regularmente para manter seu escritório seguro e organizado. Entre em contato com os especialistas em informações no Storage Quarters hoje para um orçamento gratuito.