- 29acțiuni
procedurile de lucru bine scrise și clare vă vor ajuta să obțineți un produs constant de înaltă calitate și să vă păstrați echipa în siguranță.
dacă instrucțiunile dvs. sunt neclare sau deschise la interpretări multiple, lucrurile vor merge prost. Acest lucru va afecta calitatea produsului dvs. și ar putea pune în pericol siguranța lucrătorilor dvs.—ambele vă vor costa în cele din urmă bani.
urmați acești cinci pași simpli pentru a reduce riscul de rezultate slabe pentru echipa și afacerea dvs.
cunoaște-ți publicul
scrie cu publicul în minte. Nu presupuneți că cititorul știe despre ce vorbiți. Cel mai probabil vor avea o gamă largă de vârste, experiențe, culturi și limbi diverse și abilități diferite de a învăța lucruri noi.
abordati procesul cu atentie; nu incercati sa ‘mutati’ instructiunile pe care le dati. Ați dat deja acestei persoane un loc de muncă bazat pe o anumită abilitate și experiență. Scrieți procedurile la locul de muncă având în vedere acest lucru.
nu uitați, cei care o fac de ani de zile sunt adesea cei mai predispuși să ignore procedurile scrise, deoarece știu cum se face.
procesul și metodele s-ar fi putut schimba de când le-au învățat inițial. Consolidarea constantă a procedurilor este importantă pentru a asigura coerența calității produselor și a siguranței la locul de muncă.
descompune-l
orice proces sau proiect mare sau complex poate fi întotdeauna împărțit în pași din ce în ce mai mici. Nimeni nu a spus vreodată, ‘să construim un accelerator mare de Hadroni’ și apoi a început construcția a doua zi. Proiectele și procedurile complexe sunt întotdeauna reduse la părți discrete care pot fi lucrate și înțelese, iar procesele dvs. nu diferă.
de fiecare dată când enumerați următorul pas în procedură, întrebați-vă de ce, amintindu-vă că, ‘pentru că am făcut-o întotdeauna așa’, este complet răspunsul greșit! Când ați împărțit procesul în pași suficient de mici, este mult mai ușor să instruiți oamenii și să recunoașteți când persoana pe care o instruiți a ‘luat-o’.
folosiți fotografii
a cere cuiva să citească o procedură este un început, spunându-i cum să o facă ajută la transmiterea mesajului, dă-i imagini și ești cel mai mult acolo. Când oamenii citesc sau aud informații, este probabil că își vor aminti doar până la 10% din ele trei zile mai târziu. Arătați-le o imagine alături de aceleași informații și vor păstra până la 65% din ea trei zile mai târziu.
folosiți întotdeauna fotografiile ca parte integrantă a procedurilor dumneavoastră.
asigurați-vă că sunt clare și ilustrează de fapt ceea ce încercați să obțineți peste.
folosiți fotografii pentru:
- identificarea echipamentului specific
- identificarea etapelor procesului
- pentru a explica instalarea echipamentului
- evidențierea detaliilor importante specifice ale procedurii
- evidențierea pericolelor potențiale
acestea trebuie:
- să fie suficient de clar pentru a identifica echipamentul sau procesul
- să poată fi fotocopiat în alb și negru fără a pierde contextul sau detaliile
- să nu includă dezordinea de fundal
- evidențiați punctele cheie folosind săgețile și textul
- utilizați textul cu ușurință, dar cu suficiente detalii pentru a identifica elementul sau etapa procesului
întrebați experții
cunoașterea procesului este critică. Discutați cu cei care fac aceste sarcini des și aflați cum le fac și dacă cred că ar putea fi îmbunătățite.
întrebați-i pe cei care cunosc procesul interior-exterior despre pașii care trebuie evidențiați în mod specific. Acestea sunt pașii care, dacă sunt făcuți greșit, vor provoca cel mai mult rău—persoanei care îndeplinește sarcina sau produsului la care se lucrează.
obținerea buy-in-ului de la cei care vor face efectiv munca este importantă. Consultați-vă cu ei și vor prelua proprietatea odată ce procedurile sunt acolo în uz.
testați-l
încercați-l. Dă noua procedură persoanei care va îndeplini sarcina și primește feedback-ul lor cu privire la faptul dacă funcționează și are sens. Modificați în consecință. Repetați până când este corect.
înregistrați competența lucrătorilor dvs. în fiecare procedură și auditați în mod regulat. Acestea sunt documente live pentru utilizare zilnică; nu sunt scrise, semnate și lăsate pe un raft.
de ce toate acestea sunt importante
doriți să produceți un produs de înaltă calitate constantă. Când ați scris în jos cum se poate realiza, puteți transmite aceste informații pentru oricine vă angaja și veți obține rezultatele dorite.
când fiecare pas al fiecărui proces este înregistrat și ceva nu merge bine, puteți identifica cu ușurință unde s-au făcut greșeli și de ce.
trebuie să înregistrați aceste informații pentru a respecta standardele și legislația.
procedurile dvs. la locul de muncă vă vor asigura că obțineți o calitate, siguranță și conformitate consecvente cu un set de documente.
dacă toate acestea sună ca o mulțime de muncă, asta pentru că este, dar recompensele sunt uriașe.
dacă știți că trebuie să o faceți, dar nu aveți timp, sunați-ne. O vom face cu plăcere pentru dvs. sau vom discuta modalități de a ajuta procesul să fie mai ușor în interior.
- 29acțiuni