actualizat în septembrie 2020
întrebare HR:
am primit o mulțime de CV – uri recent-unele au fost pentru pozițiile pe care le-am postat, iar altele sunt nesolicitate. Trebuie să păstrăm toate aceste CV-uri și, dacă da, cât timp trebuie să păstrăm CV-urile și aplicațiile?
HR răspuns:
în primul rând, să abordăm ce să facem cu CV-urile nesolicitate. Nu sunteți obligat să stocați CV-uri nesolicitate; cu toate acestea, este important să fiți în concordanță cu abordarea dvs. Dacă există CV-uri nesolicitate pe care le-ați păstrat pentru examinare ulterioară, cea mai bună abordare este să păstrați toate CV-urile nesolicitate pentru aceeași perioadă de timp în care vă păstrați CV-urile solicitate.
pentru CV-urile și aplicațiile pe care le-ați primit în legătură cu deschiderea unui loc de muncă, există câteva legi federale care impun angajatorilor să păstreze cererile de angajare și documentele aferente, care variază pe o perioadă de unu până la doi ani de la data deciziei de angajare (data la care funcția a fost ocupată, nu postată). Angajatorii sunt responsabili pentru respectarea legilor federale în temeiul cărora sunt acoperite, precum și a oricăror cerințe contractuale pe care le pot avea (adică contracte sindicale) care pot necesita timp suplimentar pentru a menține înregistrări.
un alt element important de reținut în ceea ce privește înregistrarea solicitantului este că vi se cere să mențineți nu numai cererile de angajare pentru o poziție, ci întreaga înregistrare de angajare. Înregistrările de angajare ar putea include lucruri precum Aplicații, CV-uri, instrumente și evaluări de screening, verificări de fond și verificări de referință. Orice lucru pe care îl utilizați pentru a vă ajuta cu o decizie de angajare este considerat parte a înregistrărilor dvs. de angajare.
legile federale majore care abordează cerințele de păstrare a înregistrărilor de muncă includ:
- Titlul VII din Legea Drepturilor Civile din 1964-impune angajatorilor să păstreze diverse înregistrări de muncă, inclusiv cereri de locuri de muncă, timp de un an de la data primirii cererii.
- Legea privind discriminarea în funcție de vârstă – impune angajatorilor să păstreze cererile de angajare timp de un an. Cu toate acestea, există un limbaj care indică faptul că, dacă sunteți conștient că solicitantul are peste 40 de ani, ar trebui să îl păstrați timp de doi ani.
- americanii cu handicap Act-cere angajatorilor să păstreze cererile de locuri de muncă și documente pentru un an. Există unele variații în funcție de faptul dacă cererile sunt sau nu solicitate sau nesolicitate, dar reținerea maximă este de doi ani.
- Ordinul Executiv 11246-dacă sunteți contractant guvernamental și aveți mai puțin de 150 de angajați sau un contract de cel puțin 150.000 USD, trebuie să păstrați aceste înregistrări timp de un an. Dacă aveți cel puțin 150 de angajați sau mai mult și un contract de 150.000 USD, vi se cere să păstrați înregistrările timp de doi ani. Dacă aveți un CV la îndemână dintr-o căutare anterioară și decideți să îl luați în considerare pentru o nouă poziție luni pe drum, va trebui să păstrați CV-ul sau aplicația respectivă pentru timpul necesar pe baza ultimei vizionări a documentului (adică., 1-2 ani după data de umplere a celei de-a doua poziții).
un cuvânt de precauție – în cazul în care există o acuzație de discriminare sau o practică ilegală de angajare împotriva angajatorului, cererile de angajare trebuie păstrate până când problema ajunge la o rezoluție. Acest lucru poate deveni dificil dacă cineva pretinde discriminare deoarece nu a primit o promoție; angajatorul este apoi obligat să păstreze toate cererile primite pentru acea promoție până când cererea este rezolvată. Cu un proces de lungă durată și litigii, acest lucru ar putea fi o cantitate extinsă de timp.
în general, o bună practică este păstrarea CV-urilor și cererilor persoanelor neangajate timp de doi ani de la data finalizării procesului de angajare pentru un post (adică din momentul în care noul angajat începe să lucreze). Nu uitați să consultați legile statului pe lângă reglementările federale atunci când stabiliți cât timp să păstrați înregistrările angajaților.
păstrarea înregistrărilor poate fi o sarcină descurajantă, mai ales atunci când încercați să curățați înregistrările vechi și să le mențineți pe cele pertinente pentru a rămâne conforme. strategic HR inc. înțelege frustrarea dvs. și are multe sfaturi încercate și de încredere cu privire la păstrarea înregistrărilor-inclusiv o referință la îndemână pentru desktop pentru a vă ajuta să decideți ce să păstrați și ce să aruncați. Vizitați serviciile noastre de conformitate legală & pentru a afla mai multe despre modalitățile prin care vă putem ajuta să vă ordonați dosarele de angajare.