de către Centrul Nonprofit de gestionare a riscurilor
în cazul în care trebuie să depuneți o cerere, ați putea pune rapid mâinile pe toate polițele de asigurare care ar putea acoperi un incident, inclusiv creanțele expirate?
polițele de asigurare acoperă evenimente care sunt abordate prin revendicări prezentate transportatorului la un moment dat în viitor. Până la apariția evenimentului care declanșează o reclamație, este posibil ca polița de asigurare inițială care acoperă acel eveniment să fi expirat, iar noua poliță poate conține dispoziții diferite. Întrebările pe care trebuie să vi le puneți sunt: „ce politică se aplică—cea veche sau cea nouă? Și ce oferă exact Politica aplicabilă?”
uneori, o cerere de răspundere care are loc în timpul perioadei de politică nu va fi descoperită decât după expirarea politicii, poate ani mai târziu. Un prim exemplu al unei astfel de cereri de lungă durată este pierderea din cauza fraudei care este acoperită de o poliță de asigurare a criminalității. Frauda poate avea loc pe o perioadă de ani și nu poate fi descoperită decât după expirarea poliței.
politici lipsă
ce se întâmplă dacă nu ați putea găsi politicile expirate? Puteți conta pe brokerul sau agentul dvs. pentru a avea o copie la îndemână? Într-un număr surprinzător de cazuri, chiar și companiile de asigurări nu pot localiza o copie a polițelor expirate. Întreprinderile care nu fac altceva decât Arheologie pentru a găsi traseul de hârtie pentru a susține astfel de afirmații se descurcă destul de bine. Dar de ce cheltui banii după faptul când puteți pune un sistem simplu în loc, care va păstra politicile organizate și disponibile?
Politici de depunere
practici solide de gestionare a riscurilor mandat având un sistem de depunere a politicilor expirate, dar cât timp ar trebui să fie păstrate politicile expirate în cabinetul de fișiere?
legile statului
legile statului variază, dar, în general, solicită agenților de asigurare să păstreze copii ale polițelor clienților lor timp de 6-7 ani. Deoarece o organizație nonprofit nu poate conta întotdeauna pe accesul la fișierele agentului de asigurare atunci când este necesar, fiecare organizație nonprofit ar trebui să mențină, de asemenea, copii ale polițelor expirate.
recomandări NRMC
Centrul de management al riscului Nonprofit recomandă ca politica de păstrare a documentelor unei organizații nonprofit să solicite menținerea permanentă a tuturor politicilor, cu excepția revendicărilor. Acum, că politicile sunt disponibile electronic (puteți fie să scanați politicile în sistemul computerului sau să solicitați transportatorului de asigurare să furnizeze politica în format electronic), stocarea ocupă mult mai puțin spațiu fizic. În loc să debordați dulapuri de fișiere sau biblioteci umplute cu lianți cu 3 inele, puteți salva politici pe serverul dvs. Desigur, va avea un sistem de backup de sunet în loc, va arhiva copii ale politicilor offsite și să informeze personalul de birou cheie sau voluntari cheie în cazul în care copiile de rezervă și copii pe suport de hârtie sunt menținute. Veți dori, de asemenea, pentru a rula teste de mass-media de rezervă pentru a face anumite că acestea sunt capabile de a fi repus într-o situație de urgență.