este important să păstrați înregistrările de proprietate din mai multe motive financiare și juridice. Fie că este vorba de documente fiscale, cereri de împrumut viitoare sau documente legale, trebuie să vă asigurați că aveți acces la o copie fizică a informațiilor relevante. Dar nu există o politică definitivă pentru cât timp să păstrați înregistrările de proprietate: există multe tipuri diferite de documente și unele pe care trebuie să le păstrați doar pentru o anumită perioadă de timp.
ce tipuri de înregistrări ar trebui să păstrați?
există două categorii principale de înregistrări de proprietate care ar trebui păstrate: înregistrări permanente și temporare.
înregistrări permanente
înregistrări permanente sunt cele care trebuie păstrate pe durata timpului petrecut în proprietate. Aceste tipuri de documente includ:
- taxa de timbru impozitul pe teren
- taxa pe tranzacțiile Funciare (disponibilă numai în țara Galilor)
- contractul de cumpărare
- scrisori și documente ale avocatului
- documente ipotecare
- contract de Vânzare
înregistrări Temporare
înregistrările temporare se referă la funcționarea proprietății, precum și la facturile, chitanțele și facturile de pe proprietate. Acestea includ:
- onorariile avocatului
- verificări de siguranță a gazelor și electricității
- plăți de dobânzi ipotecare
- taxe de Consiliu și facturi de utilități
- documente de asigurare a proprietății
- reparații generale și întreținere
dacă utilizați o clădire în scopuri non-casnice (ca un magazin, birou sau depozit, de exemplu) va trebui probabil să plătiți tarife de afaceri. Acestea sunt înregistrări fiscale, care sunt, de asemenea, în valoare de exploatație pe durata de utilizare a proprietății.
deci, cât timp ar trebui să păstrați înregistrările de proprietate pentru?
înregistrările Temporare ar trebui păstrate timp de trei până la șapte ani, deoarece acest lucru vă va ajuta să vă mențineți la curent cu gestionarea ipotecii (dacă aveți una) și a proprietății dvs. mai general.
poate fi tentant să stocați toate înregistrările dvs. digital, dar este important să păstrați originalele într-un format tipărit. Dacă trebuie să mergeți în instanță pentru orice legătură cu proprietatea, veți avea nevoie de copii pe hârtie ale tuturor acestor înregistrări.
de asemenea, este foarte important să stocați toate copiile tipărite într-o locație sigură, care cuprinde alarme de intruși, detectarea incendiilor și CCTV. Dacă aceasta nu este o facilitate disponibilă imediat pentru dvs., puteți solicita avocaților să vă pună documentele într-un depozit sigur sau puteți externaliza către un serviciu de gestionare a înregistrărilor. De asemenea, trebuie păstrate în ordine cronologică pentru o recuperare mai ușoară.
gestionarea înregistrărilor de proprietate
Noțiuni de bază în obiceiul de gestionare a documentelor bun poate dura ceva timp. Va trebui să creați spațiu de stocare pentru înregistrările dvs. și un program de păstrare și eventuală distrugere. Luați ceva timp la începutul fiecărei luni pentru a sorta și a depune noi înregistrări, luând în considerare dacă acestea sunt permanente sau temporare și dacă pot fi stocate la nesfârșit sau dacă vor trebui recuperate în mod regulat.
dacă aveți de gând să stocați înregistrările pentru o perioadă lungă de timp, merită să investiți în cutii de arhivă specializate pentru a vă proteja documentele. Dacă veți face doar copii electronice, cel puțin asigurați-vă că creați mai multe copii de rezervă ale fișierelor dvs. Cu toate acestea, se repetă faptul că ar trebui să păstrați copii fizice ale documentelor originale ori de câte ori este posibil.
dacă doriți mai multe informații despre gestionarea înregistrărilor dvs. de proprietate, contactați astăzi experții noștri în gestionarea înregistrărilor și scanarea documentelor de la Access Records Management. Vă putem ajuta să gestionați și să stocați toate înregistrările dvs., de la proprietate la afaceri la personal.
Octombrie 24, 2019
octombrie 21, 2019
octombrie 14, 2019
Septembrie 27, 2019