documentele pot fi o astfel de durere de cap. Cu toate acestea, este, de asemenea, o parte integrantă a desfășurării propriului cabinet stomatologic.
trebuie să vă ocupați de sarcinile normale de documente pentru a conduce o afacere. În plus, te ocupi de dosarele medicale ale pacientului. Acest lucru poate deveni dificil atunci când se iau în considerare reglementările statului și legile privind confidențialitatea.
cum arată conformitatea? Cât timp trebuie un cabinet stomatologic să țină evidența pacienților? Unde le poți ține? Când poți scăpa de ele, cum o faci?
pentru a răspunde la aceste întrebări, să aruncăm o privire.
De Ce Sunt Importante Înregistrările Dentare?
o înregistrare dentară completă și precisă este foarte benefică pentru pacient. Cu informațiile din înregistrare, medicii stomatologi pot oferi cea mai bună îngrijire posibilă–chiar dacă nu au mai văzut pacientul înainte.
înregistrările dentare sunt, de asemenea, importante pentru dvs. ca dentist. Dacă vă aflați vreodată la capătul greșit al unui proces de malpraxis, puteți prezenta înregistrările ca dovadă pentru a vă apăra.
dacă ați urmărit vreodată o dramă criminală la televizor, o veți ști pe aceasta. Dinții fiecărei persoane sunt unici pentru ei. Astfel, autoritățile pot utiliza fișele dentare pentru a identifica cadavrele și persoanele dispărute.
cât timp trebuie un cabinet stomatologic să țină evidența pacienților?
ar fi frumos dacă ar exista un răspuns rapid și ușor la această întrebare. Din păcate, nu există.
nu numai că legile variază în funcție de stat, dar variază și în funcție de pacient. Pentru a afla informațiile specifice pentru starea dvs., trebuie să contactați consiliul de stomatologie pentru starea dumneavoastră.
ca regulă generală, majoritatea statelor necesită păstrarea înregistrărilor timp de 5 până la 7 ani. Cu toate acestea, cerința reală poate fi la fel de puțin ca 2 ani până la 10.
rețineți că Medicare/Medicaid necesită 5 ani de păstrare în scopuri de facturare. Astfel, chiar dacă cerința dvs. de stat este mai mică, va trebui să păstrați înregistrări pentru pacienții care utilizează aceste servicii cel puțin 5 ani.
alte circumstanțe speciale includ:
- minori: de obicei trebuie să păstrați înregistrări pentru o anumită perioadă de timp după vârsta majoratului
- un pacient incompetent: de obicei până după moartea pacientului
- disputa de serviciu: Nu distrugeți înregistrarea până la soluționarea litigiului, chiar dacă perioada de păstrare a expirat
odată ce aveți informațiile de păstrare pentru starea dvs., asigurați-vă că întregul personal înțelege și urmează protocolul corect pentru fiecare tip de înregistrare. Nu vrei să ai probleme pentru că ai lăsat o înregistrare să cadă între crăpături.
Cum Ar Trebui Să Fie Stocate Înregistrările Dentare?
din cauza problemelor de confidențialitate, nu ar trebui să stocați înregistrările dentare în cazul în care alte persoane le pot accesa. Numai personalul autorizat, cum ar fi personalul biroului dvs., poate avea acces la aceste înregistrări.
majoritatea cabinetelor stomatologice sunt suficient de mici încât stocarea la fața locului a înregistrărilor sub formă de hârtie este ușoară și practică. Cu toate acestea, acestea trebuie stocate într-o locație sigură.
legile de confidențialitate nu dictează că înregistrările trebuie să fie stocate în dulapuri blocabile. Dar rețineți că este responsabilitatea dvs. să vă asigurați că persoanele neautorizate nu accesează înregistrările.
astfel, instituțiile mari pot determina că este mai sigur să stocați înregistrări în dulapuri încuiate. Majoritatea cabinetelor stomatologice, cu toate acestea, sunt mici și puțini oameni au acces la camerele de înregistrări. Puteți efectua propria evaluare a riscurilor și puteți determina ce metodă de stocare este potrivită pentru practica dvs.
Ce Se Întâmplă Dacă Rămân Fără Spațiu?
după ce ați fost în afaceri de câțiva ani (sau dacă practica dvs. este un succes zdrobitor!) puteți începe să rămâneți fără spațiu de stocare. În acest caz, aveți câteva opțiuni pentru a face spațiu suplimentar.
primul și cel mai ușor este să închiriați pur și simplu o unitate de stocare în afara amplasamentului. Asigurați-vă că instalația pe care o alegeți este sigură și suficient de aproape pentru un acces ușor. Puteți stoca înregistrările pacienților inactivi acolo pentru a elibera spațiu pentru cei activi din spațiul de stocare la fața locului. Faceți clic pentru mai multe informații.
o altă modalitate de a economisi spațiu este de a converti înregistrările în microfilm. Microfilmul (sau microfișa) ocupă mult mai puțin spațiu decât înregistrările pe hârtie.
de asemenea, puteți opta pentru un serviciu de stocare a înregistrărilor. Această metodă vă va costa un pic echitabil de bani de-a lungul anilor. În plus, va trebui să vă asigurați că formularele și acordurile corespunzătoare sunt completate pentru a respecta legile privind confidențialitatea.
stocarea electronică este o altă opțiune excelentă. Va trebui să vă asigurați că alegeți cu atenție serviciul de stocare. Nu lăsați niciodată înregistrările pacientului dvs. vulnerabile la atacul unui hacker. Amintiți-vă, sunteți responsabil pentru confidențialitatea și integritatea lor.
cum să scapi de înregistrările dentare
din cauza preocupărilor de confidențialitate, nu poți arunca doar înregistrările dentare în coșul de gunoi și să le spui bine. Trebuie să urmați un anumit protocol și să vă asigurați că informațiile pacientului dvs. sunt păstrate confidențiale. Acest lucru este adevărat chiar dacă pacientul ale cărui înregistrări scapi este decedat.
cea mai obișnuită modalitate de a vă asigura că înregistrările sunt complet distruse în siguranță este să le distrugeți. Unele practici aleg să facă acest lucru singuri, în timp ce altele externalizează munca către o companie profesională de mărunțire. Rețineți că, la fel ca în cazul companiei de stocare, veți avea nevoie de un acord de confidențialitate.
doar în cazul în care credeți că un foc de curte este o metodă bună de distrugere, vă vom anunța că nu este. Radiografiile din înregistrările dentare eliberează metale atunci când sunt arse și acest lucru nu este sănătos pentru dvs. sau pentru mediu.
în schimb, câștigați niște bani în plus recuperând și vânzând conținutul de argint din acele raze x vechi.
împachetarea
deci, cât timp trebuie un cabinet stomatologic să țină evidența pacienților? Sperăm că am ajutat la eliminarea misterului.
aflați termenele specifice din starea dvs. și urmați sfaturile noastre practice pentru păstrare și stocare. Protocolul corect vă va asigura că nu vă deschideți cabinetul stomatologic până la probleme cu probleme de confidențialitate.
nu uitați să consultați restul blogului nostru pentru mai multe sfaturi și trucuri grozave pentru a rula cea mai bună practică dentară posibilă!