buna comunicare internă și externă este una dintre pietrele de temelie ale operațiunilor de afaceri de zi cu zi. În zilele noastre, Voice over Internet Protocol (VoIP) devine din ce în ce mai mult regula de aur a comunicațiilor corporative moderne. Pur și simplu, este o tehnologie dovedită care permite oamenilor să efectueze apeluri telefonice prin conexiunea la Internet. Dezvoltat în 1995, a evoluat pentru a deveni mai stabil și de încredere cu dezvoltarea de bandă largă și transformat în Du-te-la soluție pentru mai multe întreprinderi atunci când modernizarea sistemelor lor de telefon.
acest ghid în profunzime vă va plimba prin practic totul despre VoIP și a vă ajuta să profitați la maximum de ea.
link-uri rapide
- ce este VoIP?
- cum funcționează VoIP?
- care sunt avantajele VoIP?
- „are afacerea mea nevoie de un sistem de telefon VoIP?”
- lucruri de luat în considerare atunci când alegeți un sistem VoIP?
- voip telefon sistem Ghidul cumpărătorului
ce este VoIP (Voice Over Internet Protocol)?
în mod tradițional, sistemele de telefonie moștenite transportă semnale vocale folosind linii telefonice analogice, deci necesită configurarea cablajului circuitului pentru a efectua și primi apeluri. În această situație, un echipament hardware specializat numit Private Branch Exchange (PBX) este utilizat pentru a conecta extensiile telefonice interne la rețeaua de telefonie publică.
în loc să trimită pachete de date printr-o rețea tradițională cu comutare de circuite, VoIP, abrevierea pentru Voice over Internet Protocol, uneori denumită și telefonie IP, este o tehnologie care convertește vocea în semnale digitale care pot fi transmise prin Internet Pachete de date digitale prin rețeaua locală/WAN/altă infrastructură pentru a permite apelurile telefonice. VoIP utilizează RTP (Real-Time protocol) pentru a se asigura că aceste pachete obține livrate în timp util. Puteți utiliza fie un cablu ethernet, fie o conexiune WiFi de mare viteză pentru VoIP.
Iată un scurt videoclip pentru a vă ajuta să înțelegeți ce este VoIP într-un minut.
Cum Funcționează VoIP?
după cum sa menționat mai sus, VoIP funcționează practic prin conversia semnalelor telefonice analogice în semnale digitale pentru a facilita telefonia prin Internet. Acum să ne scufundăm puțin mai adânc în detaliu în proces.
protocolul SIP și SIP Trunking
Voice over IP funcționează prin utilizarea tehnologiilor de protocol și SIP este un protocol care permite VoIP. Session Initiation Protocol (SIP) este un protocol de comunicare pentru apeluri VoIP și alte sesiuni de text și multimedia, cum ar fi mesagerie instant și video. SIP trunking, bazat pe protocolul SIP, este practic un serviciu stabilit practic prin conexiunile dvs. de internet și furnizat de furnizorii de servicii de telefonie prin Internet (ITSP), eliminând conexiunea fizică la o companie de telefonie.
echipamente de care este posibil să aveți nevoie pentru a utiliza VoIP
sisteme de telefonie VoIP (PBX)
un PBX VoIP (Private Branch Exchange) este un sistem telefonic de afaceri care facilitează apelurile telefonice prin rețeaua de date LAN sau WAN a companiei, mai degrabă decât prin rețelele comutate cu circuite.
VoIP PBX este disponibil în două opțiuni de implementare – on-premises și cloud-based. Cu o soluție vocală locală, hardware-ul este instalat și rulează la fața locului la birou sau la Centrul de date, în timp ce un sistem PBX cloud este livrat în întregime pe Internet și gestionat complet în afara site-ului de către un furnizor de servicii.
Telefoane VoIP sau telefoane IP
Telefoane VoIP, sau telefoane IP, sunt telefoanele fizice de birou pe care le puteți utiliza cu un sistem de telefonie VoIP. Din punct de vedere vizual, acestea nu diferă mult de telefoanele tradiționale, staționare pe care le găsiți acasă sau pe biroul dvs. de lucru. Din acest motiv, este destul de ușor pentru angajați să se adapteze la telefoanele VoIP mai noi. Singura diferență fundamentală este că acestea sunt activate pe internet, fie prin WiFi, fie prin Ethernet. Li se atribuie adrese IP pentru a facilita apelurile prin rețeaua dvs.
telefoane Mobile, computere, dispozitive pregătite pentru rețea
în plus față de telefoanele IP, puteți accesa, de asemenea, sisteme de telefonie VoIP utilizând propriul dispozitiv mobil, computer și alte dispozitive pregătite pentru rețea cu aplicații VoIP sau aplicații softphone instalate. Astăzi puteți efectua și primi apeluri telefonice de afaceri oricând, oriunde folosind propriile dispozitive conectate la Internet, fără să vă faceți griji cu privire la pierderea calității apelurilor VoIP. Angajații nu mai sunt legați de un telefon de birou și pot folosi orice dispozitiv la alegere.
gateway-uri VoIP
un gateway VoIP este un dispozitiv hardware care convertește traficul de telefonie tradițional (analogic sau digital) în pachete de date, permițând conexiuni între infrastructura de telefonie moștenită și comunicațiile bazate pe IP, acționând ca o punte între o rețea IP, PSTN (rețea telefonică publică comutată) și rețeaua celulară.
care sunt avantajele VoIP?
întreprinderile moderne se bucură de utilizarea serviciului de telefonie VoIP peste liniile telefonice tradiționale, deoarece pot obține o valoare mult mai mare decât îmbunătățirea comunicațiilor corporative. Mai jos sunt câteva dintre mai multe moduri VoIP beneficii afaceri.
economii de costuri
VoIP este un mod de buget prietenos pentru a configura un sistem de comunicații de afaceri. Servicii VoIP ar putea fi bazat pe o conexiune IP directă la furnizorul de servicii de telefonie, pur și simplu pe conexiunea la internet existente, sau o combinație a ambelor. Prin urmare, reduce costul apelurilor interne din organizația dvs. la practic niciunul, reduce foarte mult cheltuielile apelurilor de afaceri externe și internaționale, economisind o cantitate semnificativă de investiții pentru achiziționarea liniilor telefonice tradiționale, instalarea și întreținerea continuă.
sistemele VoIP locale și bazate pe cloud sunt ambele rentabile, dar au unele diferențe în ceea ce privește costul. Deși trebuie să plătiți integral în avans pentru un sistem op-premise, acesta vă protejează de riscul creșterii taxelor și înseamnă costuri lunare mai mici după acoperirea cheltuielilor. În ceea ce privește serviciile VoIP găzduite bazate pe cloud, mergeți de obicei cu un model OpEx cu taxe lunare sau anuale mai accesibile și costuri inițiale reduse ale echipamentului.
dacă soluțiile dvs. de voce și date sunt în prezent separate, puteți economisi bani combinând cele două sub un singur furnizor. În plus față de economiile de costuri, veți putea, de asemenea, să consolidați atât serviciul de internet, cât și suportul de telefonie.
ușor de instalat
comparativ cu sistemele telefonice tradiționale, instalarea și configurarea sistemelor VoIP ar putea fi foarte ușoară. În mod tradițional, cu un sistem fix, telefoanele de birou necesită linii fizice pentru a primi servicii telefonice. Sisteme de telefonie VoIP elimina necesitatea de a instala orice linii telefonice fizice. Tot ce trebuie să faceți este să conectați telefoanele IP la rețeaua corporativă prin linii Ethernet.
mai bine, dacă aveți nevoie de personalul IT pentru a acorda prioritate proiectelor mai importante și generatoare de venituri în loc să gestioneze sistemul telefonic, serviciile de telefonie găzduite lasă munca furnizorului de servicii și nu este nevoie să vă faceți griji cu privire la problemele de rețea. Ar fi benefic și pentru întreprinderile mici și pentru întreprinderile nou-înființate care nu dispun de expertiză tehnică sau de resurse.
Clear Voice Quality
când Voice over IP a fost introdus pentru prima dată, calitatea sa de apel a fost într-adevăr nesatisfăcătoare. Mult timp plecat sunt acele zile datorită avansarea de bandă largă și Voce peste Internet Protocol tehnologie în sine. „Calitatea slabă a apelurilor” este probabil cea mai mare concepție greșită despre VoIP acum.
fiți siguri, atâta timp cât aveți o conexiune rapidă și stabilă la Internet. Majoritatea furnizorilor de VoIP oferă un număr mare de protocoale și codecuri diferite pentru a asigura calitatea sunetului HD. Cu o soluție robustă și o implementare adecvată, calitatea vocii VoIP poate fi la fel de bună sau chiar mai bună decât apelurile fixe. Nici măcar nu poți face diferența.
mobilitate& flexibilitate geografică
VoIP permite companiilor să-și extindă sistemul de comunicații la birouri la distanță și la lucrători în mișcare prin dispozitive compatibile SIP. Pentru lucrătorii la distanță, biroul este Oriunde îl fac, atâta timp cât conexiunea la Internet este disponibilă.
implementarea unui sistem VoIP cu mai multe site-uri nu numai că poate menține toate ramurile dispersate conectate perfect, dar reduce și costurile de apel inter-birou în spirală. Softphones permite angajaților să facă extensiile lor de birou mobil cu o gamă largă de caracteristici de manipulare apel la îndemână. În plus, sistemele de telefonie cloud facilitează conectarea birourilor dispersate geografic sub un singur sistem telefonic, iar administratorul IT îl poate gestiona cu ușurință din orice locație.
scalabilitate
scalabilitate, ca una dintre caracteristicile cele mai valoroase pentru întreprinderi, se referă la capacitatea unui sistem de a gestiona o cantitate tot mai mare de volumul de muncă, în mod normal, prin adăugarea de resurse la sistem, fără a afecta performanța generală sau eficiența.
VoIP este o soluție scalabilă care poate crește odată cu afacerea dvs., în special serviciul VoIP bazat pe cloud, care oferă o flexibilitate mai mare pentru întreprinderile cu creștere sau reducere a personalului. Creșterea și scăderea extensiilor telefonice se pot face imediat, iar întreprinderile plătesc doar pentru ceea ce au nevoie, fără a achiziționa echipamente hardware suplimentare sau noi linii dedicate. Totul se poate face, practic, în timp real. Dacă sunteți o afacere sezonieră cu nevoi de comunicare fluctuante sau care se confruntă cu o creștere rapidă, un model găzduit poate fi o potrivire perfectă pentru dvs.
abundență de caracteristici
serviciile VoIP oferă o serie de caracteristici care fie nu sunt acceptate de sistemele telefonice tradiționale, fie sunt disponibile doar pentru o taxă suplimentară. Aceste caracteristici sunt mai mult decât ‘extra’. Multe companii au găsit-o ușor de utilizat VoIP și a devenit mai competitiv cu suita completă de built-in caracteristici. Unele caracteristici pot ajuta companiile să răspundă nevoilor importante de siguranță și securitate, inclusiv capacitatea de a se conecta cu serviciile de urgență în timp ce utilizează Internet VoIP.
mai jos este o listă de must-have VoIP caracteristici care va stimula eficiența de comunicare de afaceri:
-
redirecționarea apelurilor
când partea apelată nu este disponibilă, redirecționarea apelurilor ajută la redirecționarea apelurilor primite către o altă destinație dorită, cum ar fi numărul de telefon mobil sau alte numere de telefon. De asemenea, puteți configura reguli diferite pentru diferite scenarii. De exemplu, redirecționați automat apelurile telefonice către o altă extensie atunci când sunteți ocupat, sunați telefonul mobil atunci când nimeni nu răspunde la apelurile către telefonul dvs. de birou și cereți apelanților să lase mesaje vocale atunci când sunteți în vacanță. Personalul de vânzări și personalul de teren mai ales nu mai trebuie să vă faceți griji despre a fi departe de birourile lor.
-
Răspuns vocal interactiv (IVR)
IVR ajută chiar și întreprinderile mici să ofere servicii pentru clienți 24/7 fără resurse umane costisitoare. Când clienții apelează, felicitările preînregistrate îi vor direcționa către cea mai potrivită destinație cu timpul minim de așteptare. Cu IVR, puteți automatiza serviciul pentru clienți, puteți oferi răspunsuri satisfăcătoare în timp util, puteți lăsa o impresie bună clienților dvs. și puteți construi o imagine profesională a companiei.
-
grup inel
includeți un grup de extensii într-un grup de sonerii, astfel încât atunci când apare un apel, Toate extensiile disponibile să sune simultan sau secvențial până la diferite strategii de sonerie pe care le-ați configurat. Este foarte util în partajarea și distribuirea eficientă a apelurilor între angajații din anumite departamente. Ca urmare, productivitatea generală a echipei dvs. va fi crescută și cel mai rapid răspuns la apelurile clienților este garantat.
-
Coadă
este o mișcare inteligentă pentru a lăsa o coadă de apel primit în timp ce așteaptă un agent disponibil. Mai bine decât a fi în așteptare, a merge la mesageria vocală sau a obține un ton ocupat, clientul este informat că în prezent nu există un agent disponibil care să răspundă la apel și că el sau ea face coadă chiar acum. Reduce numărul de apeluri pierdute, precum și efectul negativ al semnalelor ocupate asupra experienței clienților. Prin segmentarea agenților în mai multe cozi, puteți oferi chiar niveluri diferite de servicii pentru diferite grupuri de clienți.
-
muzică în așteptare
apelurile telefonice pot fi puse în așteptare uneori, cum ar fi intervalele în timp ce transferați un apel către un alt număr sau timpul de așteptare când oamenii participă la un apel de conferință sau nimănui nu îi plac tăcerile incomode, așa că încărcați doar câteva fișiere audio și personalizați muzica în așteptare pentru a vă mulțumi clienții și pentru a vă îmbunătăți imaginea corporativă.
-
înregistrarea apelurilor
sistemele de telefonie VoIP pot fi configurate pentru a detecta și înregistra automat fiecare conversație telefonică efectuată prin sistem, inclusiv apelurile de intrare și de ieșire. Companiile folosesc de obicei înregistrările apelurilor ca instrument de instruire sau coaching, pentru a ajuta la rezolvarea litigiilor, în scopul revizuirii și confirmării, pentru respectarea reglementărilor lor și pentru a urmări dacă clienții sunt sau nu mulțumiți. Tehnologia VoIP le face pe toate simplificate.
„are afacerea mea nevoie de un sistem de telefonie VoIP?”
înțelegem că unele companii ar fi putut folosi sisteme de telefonie tradiționale de destul de mult timp și nu sunt siguri dacă un sistem de telefonie VoIP are sens pentru afacerile lor. Există într-adevăr diferențe semnificative între VoIP și telefonul fix tradițional. Iată câteva întrebări pe care ți le-ai putea pune înainte de a lua o decizie în cunoștință de cauză.
1) țara dvs. se confruntă cu oprirea ISDN?
pe măsură ce tehnologia avansează și cerințele privind comunicațiile de afaceri cresc rapid, liniile tradiționale PSTN și ISDN abia se pot ridica la așteptările afacerilor de astăzi, alunecând treptat din ce în ce mai mult în obsolescență. Acum, oprirea ISDN se întâmplă în întreaga lume. Pe măsură ce marile companii de telecomunicații anunță succesiv oprirea ISDN și PSTN, Germania, Australia, Italia și multe alte țări din întreaga lume se confruntă cu o transformare de la liniile fixe tradiționale la toate soluțiile IP.
dacă sunteți printre tendință, este esențial să găsiți o soluție VoIP fără sudură și fiabilă ca răspuns la oprire. În caz contrar, ați putea pierde serviciul telefonic. Dacă nu vă confruntați cu o oprire imediată a ISDN, acordați atenție acestei probleme, deoarece puteți constata că propria națiune mandatează acest lucru în viitor. Puteți obține înainte de evoluțiile viitoare de planificare pentru a pune în aplicare tehnologia VoIP mai devreme decât mai târziu.
2) aveți angajați care lucrează de acasă?
de la izbucnirea COVID-19, multe companii, care obișnuiau să fie limitate la liniile fixe tradiționale, au trecut la sistemele de telefonie VoIP pentru a facilita un mediu de telelucrare. Datorită VoIP, forța de muncă de la distanță poate efectua și primi apeluri de afaceri cu același număr pe care îl au la birou cu propriile dispozitive și poate accesa aceleași capacități de apelare.
VoIP a devenit un instrument indispensabil pentru lucrul la distanță și, de asemenea, un pas major către transformarea digitală. În plus, prin utilizarea unei conexiuni VPN (virtual private network) împreună cu soluția VoIP, conversația dvs. va fi protejată de un tunel de criptare. Un furnizor de servicii VoIP de încredere ar trebui să poată furniza informații detaliate despre modul în care securizează comunicațiile la distanță și pe distanțe lungi pentru clienții care utilizează soluțiile VoIP de afaceri.
3) sistemul dvs. analogic actual vă poate satisface nevoile?
există mai multe probleme majore care afectează serviciile de telefonie tradiționale.
în primul rând, PBX-urile tradiționale necesită o investiție inițială ridicată, inclusiv achiziționarea de linii telefonice și hardware (care trebuie, de asemenea, instalate de tehnicieni cu experiență), precum și taxe de întreținere în curs. După instalare, poate fi, de asemenea, costisitor și dificil să scalați sistemul atunci când întâmpinați nevoia de extindere, cum ar fi o creștere semnificativă a personalului sau a locațiilor suplimentare ale sucursalelor.
în plus, sistemele telefonice tradiționale oferă, în general, doar caracteristici de apel de bază și nu pot face față scenariilor de comunicare de afaceri mai sofisticate. Cu un număr tot mai mare de forță de muncă mobilă și la distanță, lipsa mobilității devine unul dintre dezavantajele sale majore. Serviciile de telefonie analogică se bazează pe linii fizice pentru a transmite traficul vocal, care leagă angajații la birouri pentru a gestiona apelurile de afaceri.
spre deosebire de o opțiune modernă precum VoIP, personalizarea și integrarea sunt destul de limitate la sistemele de telefonie moștenite. Nu sunt capabili să se integreze în ecosistemul de comunicații de afaceri de astăzi, care constă dintr-o serie complexă de aplicații avansate, lăsând apeluri vocale în soluri din restul sistemelor informatice ale unei afaceri.
continuați să citiți pentru a afla mai multe despre dacă un sistem de telefonie VoIP are sens pentru afacerea dvs.
lucruri de luat în considerare atunci când alegeți un serviciu VoIP?
ar putea avea un impact imens asupra afacerii dvs. atunci când decideți asupra unei soluții de comunicații de afaceri. VoIP poate fi cea mai bună soluție, dar este important să efectuați mai întâi o analiză a stării actuale și a nevoilor. Apoi, puteți determina dacă business VoIP funcționează pentru dvs. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să vă determinați nevoile și să faceți alegeri inteligente.
1) doriți să păstrați echipamentele existente? Îți susține nevoile?
dacă utilizați PBX tradițional și cu un buget limitat pentru o înlocuire completă a echipamentului existent, asigurați-vă că selectați o soluție VoIP care vă permite să faceți o tranziție pe etape. Dacă noul sistem VoIP este compatibil cu sistemul dvs. tradițional de telefonie, cum să le conectați împreună, cum să vă asigurați că actualizarea nu afectează continuitatea afacerii etc. De asemenea, este important să verificați dacă furnizorii de servicii VoIP aveți în vedere va sprijini că echipamentul. Aceasta este o etapă în care comunicarea directă cu furnizorul VoIP este esențială.
2) Ce fel de capabilități de comunicații unificate oferă?
sistemele de telefonie VoIP oferă o gamă largă de funcționalități de telefonie pentru a gestiona apelurile audio, dar comunicarea cu colegii și clienții nu se limitează doar la voce. Acesta este motivul pentru care comunicațiile unificate sunt introduse în peisajul comunicațiilor de afaceri și, de asemenea, de ce UC ar trebui să fie una dintre prioritățile de top pe măsură ce evaluați opțiunile VoIP.
comunicațiile unificate, la modul cel mai simplu, se referă la transformarea unei bogății de canale și opțiuni de comunicații într-un singur punct de acces. De fapt, cele mai multe produse UC răspunde pe VoIP ca o fundație de bază, și mulți furnizori de VoIP oferă unele caracteristici UC în portofoliile lor pentru a extinde în continuare capacitățile și flexibilitatea.
caracteristicile UC comune includ:
- Mesagerie unificată
- mesagerie instantanee (chat)
- prezență
- director corporativ
- videoconferință
- colaborare în echipă
3) este posibil să se integreze în alte platforme și instrumente?
este esențial ca întreprinderile să rămână agile și pregătite într-o lume atât de rapidă. Cu tot mai multe sisteme, platforme și software care apar la locul de muncă, atât managerii, cât și angajații se așteaptă să aibă o soluție unificată și integrată pentru a îmbunătăți eficiența, motiv pentru care capacitatea unui sistem VoIP de a integra și de a lucra perfect cu alte soluții devine mult mai importantă ca niciodată.
cu sistemul dvs. de telefonie conectat la alte instrumente de îmbunătățire a afacerii, va fi mai ușor pentru dvs. și echipa dvs. să comunicați, să colaborați, să vă angajați unul cu celălalt și să eficientizați fluxul de lucru General. Din fericire, există furnizori de VoIP care se asigură că serviciul lor telefonic este compatibil cu unele instrumente populare de colaborare și comunicare.
voip telefon sistem Ghidul cumpărătorului
atunci când fac cumpărături pentru VoIP, veți găsi există o listă de furnizori de servicii VoIP concurente pentru atenția dumneavoastră. Dacă aveți nevoie de mai multe informații pentru a vă ajuta să aflați ce tip de sistem telefonic este cel mai potrivit pentru organizația dvs. Iată un ghid pentru tine!
acest ghid include toate informațiile cheie și sfaturi utile pentru a vă ajuta să luați o decizie în cunoștință de cauză într-un mod mai ușor. Vă va ajuta să înțelegeți cum funcționează sistemele de telefonie VoIP, cum să selectați un furnizor VoIP și dacă acest lucru este preferabil serviciului telefonic obișnuit. Doar faceți clic pentru a descărca!
