Microsoft Word este unul dintre cele mai comune programe utilizate în afaceri astăzi. Cercetările arată că aproape 600.000 de companii din SUA folosesc Office 365 și, astfel, folosesc Microsoft Word ca procesor principal de text.
în timp ce scrierea documentelor este funcția principală a Microsoft Word, aceasta vă poate servi afacerea în multe alte moduri.
ce este Microsoft Word?
Microsoft Word face parte din suita Microsoft Office mai mare care include și PowerPoint și Excel. Există mai multe versiuni diferite, inclusiv Home & Business, Home & Student și Professional.
„Microsoft Word este cel mai popular și compatibil procesor de text, disponibil pe toate platformele”, a declarat Colin Palfrey, Chief marketing officer la Majesty Coffee. „Fișierele sunt compatibile înainte și înapoi pe toate dispozitivele, oferind un standard universal pentru scriitori.”
care sunt utilizările de afaceri pentru Microsoft Word?
având în vedere că Microsoft Word are atât de multe funcții și caracteristici, nu este de mirare că oamenii au început să-l folosească din ce în ce mai mult pentru operațiunile lor de afaceri.
„scrierea propunerilor oficiale și a contractelor este o mare parte din ceea ce folosesc MS Word”, a spus Palfrey. „De asemenea, redactez e-mailuri în MS Word pentru a mă asigura că formatarea și gramatica/sintaxa sunt corecte.”
următoarele sunt câteva dintre modalitățile specifice prin care puteți încorpora Microsoft Word în procesele dvs. de afaceri.
partajarea documentelor
deoarece Microsoft Word este compatibil cu orice platformă sau dispozitiv, documentele pe care le creați în procesorul de text pot fi partajate cu oricine, chiar și cu cei care nu au un abonament Microsoft Word.
„pentru mine, o caracteristică excelentă este posibilitatea de a extrage prezentările pe care le-am făcut pe un Mac și de a le vizualiza pe orice dispozitiv, deoarece toate dispozitivele mele pot afișa același fișier”, a spus Palfrey.
opțiuni șablon
Microsoft Word are mii de template-uri, atât built-in și descărcabil, care vă oferă o modalitate ușoară de a începe pe documente de afaceri, cum ar fi scrisori, rapoarte și propuneri. Iată câteva dintre cele mai populare șabloane MS Word în scopuri de afaceri:
- Calendar
- scrisoare de afaceri
- CV-uri și scrisori de intenție
- buletin informativ
- raport de afaceri
- propuneri de afaceri
- Factură
- buget
- broșuri și pliante
- anunț de pensionare
- certificate (angajatul lunii, de exemplu)
- scrisoare de referință
- Materiale de marketing
- rapoarte ale angajaților
„MS Word are șabloane pentru a crea totul, de la minute de întâlnire la broșuri de produse”, a declarat Allan Borch, fondatorul Dotcom Dollar.
crearea contractului
puteți utiliza Microsoft Word pentru a crea propriul contract sau șabloane de contract. Deși programul nu are un șablon descărcabil pentru contractele de afaceri, este suficient de ușor să găsiți unul cu un stil care vă place în altă parte, să îl copiați și să îl lipiți într-un document nou și să vă conectați informațiile. (Rețineți că, indiferent de ruta pe care o luați cu contractele dvs., este important să le revizuiți de către un avocat.)
colaborare în echipă
cu opțiunile de partajare, puteți trimite documente colegilor pentru ca aceștia să lucreze. Ei își pot urmări modificările, astfel încât este mai ușor să vedeți ce au adăugat sau eliminat. Modificările urmărite le permit, de asemenea, să scrie note și întrebări în margini pentru a primi răspuns de către oricine altcineva care lucrează la document.
Mail merge
această caracteristică vă permite să creați o varietate de documente care pot fi personalizate pentru fiecare persoană care o primește. Acesta ar putea fi un buletin informativ prin e-mail, o invitație la întâlnire sau o corespondență generală de afaceri.
în acest caz, un anumit tip de foaie de calcul sau listă trebuie să fie asociat cu documentul, astfel încât Microsoft Word să știe ce nume și adrese să atragă în substituenți.
care sunt alte utilizări pentru Microsoft Word?
Microsoft Word poate fi folosit nu numai pentru afaceri, ci și pentru distracție și comoditate generală. Puteți utiliza acest software de birou pentru o multitudine de sarcini, altele decât scrierea unei scrisori, tastarea unui eseu sau redactarea unei note.
Calendar
Microsoft Office include șabloane de calendar care sunt pregătite pentru personalizare. Dacă nu doriți să utilizați unul dintre calendarele Microsoft, puteți să vă creați propriul dvs. și să îl personalizați așa cum doriți în software. Prin simpla transformare a aspectului unui document în peisaj și inserarea unui tabel cu șapte coloane lățime și cinci sau șase rânduri lungime, puteți crea un calendar lunar pe toată pagina pentru a urmări programul dvs.
pentru a crea un calendar mai mic, puteți utiliza în schimb orientarea portret și puteți include un antet în partea de sus a paginii cu porțiunea calendar în partea de jos a paginii. Puteți chiar să inserați imagini, filigrane sau alte ilustrații pentru a le personaliza înainte de a le plesni pe frigider.
papetărie sau antet
cu o selecție vastă de miniaturi pe care Microsoft Office le include, puteți crea cu ușurință papetărie personală sau antet profesional. În primul rând, alegeți un cadru complet sau un cadru parțial pentru a insera pe pagină. De acolo, îl personalizați cu propriile imagini, filigrane și fonturi diferite pentru a înfrumuseța pagina. Microsoft Word include, de asemenea, șabloane de papetărie și antet pe care le puteți utiliza dacă nu doriți să le creați.
Cărți poștale
în loc să plătiți pentru cărți poștale scumpe în călătoria dvs., puteți aștepta până ajungeți acasă și le puteți crea singuri cu imagini de la propria cameră. Microsoft Word facilitează crearea de cărți poștale cu o configurație de 4 x 6 inci. Făcând clic pe fila Aspect pagină și apoi schimbând dimensiunea documentului la dimensiunea cărții poștale, puteți începe să o personalizați. Puteți imprima chiar și cartea poștală pe fotografie sau pe carton pentru a o face mai durabilă atunci când o trimiteți prin poștă.
buletine informative
datorită funcției cu mai multe coloane din Microsoft Word, puteți crea cu ușurință buletine informative de familie sau de afaceri. Mai întâi, Alegeți orientarea portret sau peisaj. Apoi îl puteți personaliza în orice mod doriți. Puteți adăuga coloane și puteți pune o linie solidă între ele pentru o separare mai distinctă. Microsoft Office include câteva șabloane de buletin informativ gata de utilizat din care puteți lucra dacă nu doriți să vă faceți timp pentru a vă crea propriul.
pliante sau invitații
indiferent dacă aveți nevoie de un fluturaș pentru o vânzare în curte sau o petrecere de lucru sau de o invitație pentru petrecerea de ziua copilului dvs., îl puteți crea cu ușurință în Microsoft Word. Dacă doriți să fiți creativi, puteți începe de la un document gol și puteți crea un fluturaș sau o invitație de la zero. Dacă nu vă simțiți în stare, puteți alege dintre multe șabloane de pliante și invitații gata de utilizat în Microsoft Office pentru creare rapidă.
indiferent dacă redactați e-mailuri, scrieți propuneri sau personalizați unul dintre numeroasele șabloane disponibile în Microsoft Word, nu există nicio îndoială cu privire la valoarea procesorului de text în scopuri comerciale.