o modalitate sigură de a îmbunătăți eficiența consiliului dvs. este să luați minute mai bune. Ce face minutele bune? Am auzit de la directori că minute bune sunt scurte, Ușor de scanat și se referă înapoi la.
luarea de note de întâlnire clare și concise este crucială în scopuri de Conformitate și, de asemenea, pentru referințele viitoare ale membrilor Consiliului. La urma urmei, procesul – verbal al ședinței Consiliului nu rezumă doar întâlnirile-sunt o înregistrare scrisă care oferă, de asemenea, participanților o înțelegere a acțiunilor care trebuie întreprinse ca urmare.
dar dacă sunteți nou în rolul dvs. de minute sau doriți să îmbunătățiți eficiența minutelor de întâlnire, poate fi greu să știți de unde să începeți. Aflați cum să produceți minute de întâlnire clare, concise și valoroase cu ghidul nostru complet care include:
- 10 pași simpli despre cum să luați minute la ședința Consiliului
- șablon de întâlnire a minutelor Consiliului
- exemplu de minute de întâlnire a Consiliului
- 6 sfaturi practice pentru minute mai eficiente ale Consiliului
10 pași simpli despre cum să luați minute la ședința Consiliului
înțelegeți rolul dvs. & politicile consiliului dvs.
înainte de a începe, ar trebui să aveți o înțelegere clară a așteptărilor rolului dvs. de minute de întâlnire. Examinați regulile de ordine ale lui Robert și politicile specifice ale consiliului dvs., apoi clarificați orice lucru despre care nu sunteți sigur cu președintele sau managerul Consiliului.
pregătiți șablonul de minute în avans
pregătirea unui șablon în avans vă poate ajuta să rămâneți organizat în timp ce luați minute în timpul unei ședințe de consiliu. Poate face notele de întâlnire mult mai ușoare și vă va ajuta să economisiți timp știind ce secțiuni și informații vor trebui completate. Utilizarea unui format consistent permite, de asemenea, unui stand-in să urmeze același șablon eficient pentru minute familiare la fiecare întâlnire.
pentru a pregăti șablonul, obțineți ordinea de zi a ședinței Consiliului, dacă este posibil. Apoi, începeți să construiți următoarele secțiuni cu informațiile pe care le aveți:
- tipul întâlnirii, cum ar fi regulat sau special
- Data, ora și locul întâlnirii
- numele președintelui și secretarului Consiliului
- numele participanților așteptați, inclusiv vorbitorii și invitații
- Prezentare generală a procesului-verbal și a rezultatelor anterioare ale ședinței Consiliului
- toate punctele de pe ordinea de zi
- ora de amânare planificată
- orice sesiune executivă/în cameră planificată
dacă există materiale suplimentare, cum ar fi rapoarte sau fișe incluse în ordinea de zi, notați-le în secțiunile corespunzătoare.
aveți nevoie de un șablon pentru a începe? Descărcați șablonul Aprio board meeting minute aici.
aduceți materialele de care aveți nevoie la ședința Consiliului
unii secretari ai Consiliului preferă să folosească un laptop pentru a lua minute de întâlnire, în timp ce alții preferă stiloul și hârtia de modă veche. Indiferent de preferințele dvs., asigurați-vă că împachetați și pregătiți necesitățile de care aveți nevoie, inclusiv notebook, cablu de alimentare, stilou etc. De asemenea, s-ar putea să doriți să vă asigurați că aveți o metodă de rezervă pentru a lua minute în cazul în care prima opțiune eșuează.
cum să luați minute pentru o ședință – în timpul ședinței Consiliului
notă participarea la ședința Consiliului
în funcție de preferințele Consiliului, participați imediat înainte de începerea ședinței Consiliului sau chiar de la început. Unele metode comune pentru a lua prezență includ trecerea de pe numele de pe șablonul de bord întâlnire minute sau circulă o foaie de conectare.
asigurați-vă că notați orice directori care sosesc cu întârziere. Este important să aveți un număr precis de cine a fost și nu a fost prezent pentru fiecare mișcare.
completați șablonul pe măsură ce ședința Consiliului progresează
pe măsură ce ședința Consiliului progresează, completați șablonul minutelor ședinței Consiliului. Puteți alege să vă organizați notele notând numărul articolului de pe ordinea de zi căruia îi corespunde fiecare minut. Acest lucru vă va facilita pregătirea documentului de minute de întâlnire finalizat după întâlnire.
pentru fiecare punct de pe ordinea de zi care necesită o decizie, asigurați-vă că notați:
- acțiunile întreprinse și la ce oră
- formularea exactă a moțiunilor adoptate, rezultatul și persoana care a făcut moțiunea
- directorii care au votat pentru, împotrivă sau s-au abținut de la fiecare dintre moțiuni
- orice conflict de interese și modul în care au fost tratate
asigurați-vă că înregistrați dacă procesele verbale ale ședințelor anterioare au fost aprobate, punctele de ordine și căile de atac, orice activitate nouă și orice sesiuni executive. Rețineți că minutele de întâlnire nu sunt luate în timpul sesiunilor executive, dar este important să aveți o înregistrare a apariției lor.
lăsați șablonul să vă ghideze minutele și, pe măsură ce scrieți, încercați să vă concentrați asupra punctelor critice, fiind în același timp cât mai obiectiv și mai clar posibil. Este util să vă concentrați pe teme și rezultate, mai degrabă decât să încercați să înregistrați discuțiile textual. Știți că este perfect acceptabil să scrieți „a urmat o discuție despre opțiuni.”Dacă aveți nevoie de clarificări cu privire la ceva, asigurați-vă că întrebați.
înregistrați ora la care ședința a fost suspendată
odată ce întâlnirea s-a încheiat, asigurați-vă că capturați ora amânării. Dacă data și ora următoarei întâlniri au fost decise, rețineți și acest lucru.
Obțineți copii ale tuturor rapoartelor
dacă au fost prezentate rapoarte noi în timpul întâlnirii sau dacă vă lipsesc rapoarte, discutați cu persoana care le-a prezentat pentru a vă asigura că primiți o copie înainte de încheierea întâlnirii.
Aflați mai multe despre software-ul Aprio board Portal
după ședința Consiliului
transcrieți minutele ședinței Consiliului
încercați să scrieți copia „bună” a minutelor ședinței Consiliului cât mai curând posibil după terminarea ședinței, când detaliile sunt încă proaspete în mintea voastră. Acordați-vă timp pentru a examina cu atenție minutele pe care le-ați înregistrat și, dacă este necesar, adăugați note suplimentare pentru claritate. Asigurați-vă că fiecare acțiune întreprinsă de consiliu include o scurtă explicație și o justificare a deciziei și, dacă nu sunteți sigur de nimic, întrebați președintele Consiliului.
este important să contribuim la impunerea responsabilității organizaționale și a directorului. În partea de jos a procesului-verbal al ședinței, rețineți angajamentele față de acțiunile luate de echipa de conducere și de directori, astfel încât președintele Consiliului să le poată trage la răspundere.
în cele din urmă, asigurați-vă că atașați orice documente sau rapoarte suplimentare cu procesul-verbal ca anexă sau cel puțin explicați unde pot fi găsite.
distribuie procesul-verbal al ședinței
unele consilii aleg să distribuie procesul-verbal al ședinței finalizate prin e-mail sau pe hârtie. Cu toate acestea, este cel mai sigur să utilizați software-ul portalului de bord. Portalurile de bord vă permit, de asemenea, să vă conectați în siguranță la documente suplimentare din minutele dvs., iar membrii consiliului pot adăuga direct comentariile lor pentru discuții, dacă este necesar.
memorați minutele pentru referințe viitoare
minutele ședințelor Consiliului trebuie întotdeauna stocate într-un loc sigur și accesibil pentru referințe viitoare. Multe panouri aleg să-și stocheze minutele de întâlnire online, dar asigurați-vă că metoda pe care o alegeți este sigură, protejată prin parolă și disponibilă numai membrilor Consiliului. Multe opțiuni de software portal de bord vă permit să faceți exact asta.
în plus, asigurați-vă că stocați orice documente suplimentare cu procesul-verbal finalizat pentru referința viitoare a Consiliului dvs. și pentru membrii consiliului care nu pot participa la ședință.
șablon de minute de ședință de Consiliu
asigurați-vă că aceste elemente esențiale sunt incluse în șablonul de minute de întâlnire:
- Data, ora, locația
- tipul ședinței Consiliului — regulat, special sau anual
- prezența președintelui Consiliului, a membrilor consiliului, a secretarului și a altor invitați
- dacă sunt îndeplinite cerințele de cvorum
- aprobarea procesului-verbal al ședinței anterioare
- rapoarte și prezentări, inclusiv numele și titlurile prezentatorului
- pași de acțiune necesari
- atașamente ale prezentărilor sau documentelor circulate
- rezumat de închidere care include o marcă de timp a amânării, data și ora următoarei ședințe și semnătura de aprobare de la președinte
aveți nevoie de un șablon pentru a începe? Descărcați șablonul Aprio board meeting minute aici.
proces-verbal de ședință a Consiliului de probă
Raynor Inc.
proces-verbal al ședinței Consiliului: Iunie 2021
1:00 p.m. PST, de Zoom, Vancouver, BC
participanți la consiliu:
prezent: Carol Devoe, Ryan Santos, Nicholas Paulino, Keith Lewis, Diann Wilson, Matthew Lowell, Dean Stephens, Tammy Burke
regrete: Cara Johnson
invitați: exec. Director Sheila Swanson, Charles Stallworth, Consultant Contabil
Cvorumul prezent? Da
apel la comanda
- 1:00 p.m. de președinte, Carol Devoe
comenzi de afaceri
rapoarte
raportul directorului executiv furnizat de directorul executiv, Sheila Swanson
- Swanson a prezentat Consiliului un rezumat al diferitelor obiective ale companiei, inclusiv actualizări privind inițiativele de marketing, vânzările, angajările noi și evoluțiile produselor. Directorii au pus mai multe întrebări, cărora li s-a răspuns la satisfacția lor, iar discuțiile au urmat.
Raportul Comitetului financiar furnizat de președinte, Carol Devoe
- Devoe l-a prezentat pe Charles Stallworth, care a revizuit procedurile de contabilitate ale organizației și le-a considerat satisfăcătoare, în pregătirea pentru auditul financiar anual viitor. Stallworth recomandă companiei noastre să se asigure că auditorul furnizează o scrisoare de management împreună cu raportul financiar de audit.
- următorul raport financiar trimestrial va fi pregătit pentru ședința Consiliului de administrație de luna viitoare.
afaceri neterminate
- minutele din 14 mai 2021 au fost modificate și aprobate
afaceri noi
- Devoe a anunțat că a angajat recent o nouă Secretară, Karla Porter.
- Lewis a confirmat că Diann Wilson demisionează din Consiliul de administrație din motive personale, lăsând un decalaj în Comitetul de Finanțe. În plus, Lewis a informat Consiliul că Comitetul de căutare primește actualizări săptămânale de la consultantul de căutare și că întrebările din partea Consiliului sunt binevenite.
pași de acțiune viitoare
Devoe responsabil pentru pregătirea financiară trimestrială următoare până la 15 iulie 2021 înainte de următoarea întâlnire.
închidere
- ședință suspendată la 2:30 p. m.
- data următoarei ședințe: 26 iulie 2021 la 2: 00 p. m.
proces-verbal transmis de: Tammy Burke
________________
semnătura președintelui
acum, că aveți elementele de bază și ați văzut exemple de minute de ședință a Consiliului, iată 6 sfaturi suplimentare pentru a face ca luarea notelor să fie mai eficientă.
Aflați mai multe despre software-ul Aprio board Portal
6 sfaturi practice pentru un proces-verbal mai eficient al ședinței Consiliului
pregătirea este totul.
pregătiți-vă pentru întâlnirea specifică a Consiliului pentru care veți lua notițe. Acest lucru vă va ghida să știți ce va fi pertinent pentru a rezuma și a face sarcina mult mai ușoară. Acordați-vă suficient timp pentru a revizui minutele anterioare ale ședinței Consiliului, precum și ordinea de zi viitoare. Asigurați – vă că știți scopul întâlnirii viitoare-este o întâlnire regulată sau specială, cine se așteaptă să participe, ce vor fi discutate și orice documente care vor fi revizuite sau difuzate.
scopul pentru concis și precis.
minutele bune sunt un rezumat a ceea ce s-a întâmplat și s-a convenit, nu o înregistrare a tot ceea ce s-a spus. Deci, săriți descrierea lungă și păstrați minute un rezumat scurt și succint al faptelor și acțiunilor. De exemplu, „am numit , la , Pentru, pe „.
observați lipsa adjectivelor, adverbelor, emoției sau limbajului colorat. Evitați acronimele și jargonul – este posibil ca toți directorii să nu fie familiarizați cu termenii dvs. din industrie, să vorbească legalese și insider. Este nevoie de practică și de editare sârguincios pentru cei noi de a lua notițe. Asigurați-vă că verificați din nou:
- utilizarea unui limbaj simplu ușor de interpretat
- gramatică și punctuație corespunzătoare
- ortografie corectă
utilizați o voce obiectivă.
procesul-verbal al ședinței trebuie să fie scurt, bazat pe fapte și imparțial. Urmați aceste instrucțiuni pentru a vă asigura că minutele dvs. sunt obiective:
- respectați cu strictețe raportarea faptelor și deciziilor, rămânând în același timp neutru în ton.
- păstrați criticile, argumentele personale sau dezacordurile și politica în afara înregistrării.
- lăsați chat-ul inactiv, glumele, recapitulările evenimentelor curente sau anecdotele personale din minutele dvs. În timp ce chat-urile pot ajuta la îmbunătățirea implicării Consiliului, dacă nu au nicio valoare în guvernare, nu documentați.
- eliminați orice lucru care ar provoca o răspundere nejustificată.
păstrați membrii consiliului de administrație responsabili.
procesul-verbal al ședinței Consiliului de administrație servește drept înregistrare pentru acțiuni și rezoluții. Una dintre cele mai importante sarcini pentru luarea de minute este de a clarifica ce sarcini, delegații și termene au ieșit din ședință pentru a-i responsabiliza pe membrii consiliului.
poate fi utilă formatarea specială a rezoluțiilor sau urmărirea acțiunilor într-un tabel cu caractere aldine sau subliniere. Fiecare rezoluție ar trebui să fie ușor de înțeles fără explicații sau context din restul procesului-verbal. Faceți un pas mai departe și rezumați rezoluțiile întâlnirii de la sfârșitul documentului pentru o rechemare ușoară mai târziu.
nu vă fie teamă să cereți clarificări.
întâlnirile se mișcă rapid și acoperă mult teren. Dacă vă lipsește ceva sau lucrurile nu vă sunt clare, căutați imediat clarificări, astfel încât să puteți înregistra cu exactitate ce s-a decis sau care este următorul pas. Uneori, limbajul legal sau industrial poate fi necunoscut, așa că asigurați-vă că vă opriți și întrebați dacă nu sunteți sigur.
sincronizarea este cheia.
scrierea și editarea minutelor cât mai curând posibil, în timp ce subiectele sunt încă proaspete în mintea ta, va ușura luarea notelor. De asemenea, se asigură că procesul-verbal al ședinței este transmis membrilor consiliului pentru aprobare în timp util, atunci când amintirile lor sunt, de asemenea, proaspete, iar sarcinile și termenele limită sunt cele mai relevante.
îmbunătățiți eficiența minutelor ședinței Consiliului cu Aprio
acum, că știți cum să luați minute la o ședință a Consiliului, îmbunătățiți-vă eficiența de luare a minutelor cu instrumentele furnizate în software-ul de gestionare a Consiliului, cum ar fi Aprio.
știați că Aprio include un instrument de constructor de minute? Această caracteristică vă oferă un șablon de minute de întâlnire a Consiliului de pornire care pre-populează elemente, cum ar fi lista participanților, data și locația întâlnirii și elementele din agenda întâlnirii Consiliului. Există, de asemenea, opțiunea de a include hyperlink-uri la îndemână pentru referință rapidă asupra elementelor individuale de pe ordinea de zi, făcând fiecare document din pachetul dvs. ușor accesibil și Partajabil din cadrul portalului dvs. securizat de bord.
cu Aprio, minutele de întâlnire sunt stocate într-o bibliotecă centrală ușor de căutat, ceea ce face ca sarcina de a obține aprobări să fie sigură și ușoară. Și cu o caracteristică convenabilă de clonare, administratorii pot duplica cu ușurință folderele și documentele de întâlnire pentru a economisi timp și pentru a asigura coerența cu pachetele de bord.
să vă arătăm cum Aprio vă poate ajuta să luați minute la o întâlnire de bord chiar mai repede. Obțineți un demo personalizat.