licitația este probabil cea mai frecventă în sectorul public, universitățile, consiliile, spitalele și departamentele guvernamentale o folosesc în mod regulat pentru a achiziționa bunuri și servicii – fie că este vorba de catering și securitate, fie de echipamente IT și marketing digital.
există, de asemenea, o mulțime de oportunități interesante de a lucra cu marile corporații din sectorul privat, în special în construcții, care se bazează foarte mult pe contractori și subcontractanți pentru a livra proiecte.
dacă nu aveți experiență în procesele de licitație, primii pași ar putea fi descurajanți. Motivul pentru care există atât de multe companii de bid-scris acolo este pentru că este nevoie de timp și de calificare pentru a obține dreptul. Dar multe companii mici și-au văzut averile transformate atunci când își asigură afaceri noi și repetate ca furnizor aprobat, astfel încât eforturile dvs. pot plăti cu siguranță.
indiferent dacă decideți să angajați pe cineva care să vă scrie oferta sau intenționați să o faceți singur, acest ghid vă va arăta cum să faceți licitație pentru muncă.
ce este licitația?
licitația este un proces formal în care întreprinderile sunt invitate să liciteze pentru contracte de la organizații din sectorul public sau privat, care au nevoie de competențe specifice pentru un proiect sau bunuri și servicii în mod continuu.
puține organizații au capacitatea de a face totul in-house, deci este logic pentru ei să-l externalizeze celor care au resurse și expertiză pentru a le livra în numele lor. Întreprinderile sunt întotdeauna în căutarea specialiștilor care îi pot ajuta pe orice, de la construirea unui site web la un drum.
procesul de licitație este conceput pentru a fi echitabil și transparent. Atunci când proiectele sunt finanțate din fonduri publice sau există pur și simplu sume mari în joc, organizațiile trebuie să obțină cel mai bun raport calitate-preț pentru contribuabilii sau părțile interesate și să demonstreze că nu au atribuit contracte pe nedrept.
licitațiile nu se limitează nici la companiile mari – IMM-urile reprezintă mai mult de 99,9% din populația de afaceri, iar Guvernul s-a angajat să cheltuiască o treime din bugetul său de achiziții până în 2022.
procesul de licitație a explicat
un lucru bun despre licitație este că nu aveți nevoie de o serie de contacte de afaceri pentru a câștiga munca – o căutare online vă va oferi o idee bună despre opțiunile disponibile.
guvernul britanic derulează un serviciu de căutare a contractelor pentru orice contract din sectorul public actual sau viitor în valoare de peste 10.000 de euro. Puteți căuta cele mai recente oportunități în funcție de industrie, locație, valoare și chiar dacă este potrivit pentru IMM-uri.
pe lângă Contracts Finder, site-ul guvernului sugerează și alte rute, inclusiv licitații electronic Daily (TED) pentru munca în UE, piața digitală pentru furnizorii de servicii digitale și inițiativa de cercetare a Întreprinderilor Mici (Sbri). De asemenea, este o idee bună să contactați consiliul local pentru a afla cum deveniți un furnizor aprobat și să căutați notificări în publicațiile relevante din industrie.
contractele din sectorul Public pentru Scoția, țara Galilor și Irlanda de Nord apar pe site-uri separate, contracte publice Scoția, vinde 2 țara Galilor și eSourcing NI și eTenders NI.
spre deosebire de sectorul public, nu există un ghișeu unic pentru lucrul cu sectorul privat. Puteți afla despre oportunități la evenimente, pe site-urile companiei, în publicații comerciale sau contactând direct întreprinderile. Este important să fii proactiv, așa că Fă-ți timp pentru rețea, construiește-ți profilul companiei în publicațiile relevante și asigură-te că site-ul tău web și canalele de socializare reflectă capacitățile tale.
ca și în cazul oricărui lucru, merită să fie strategic, deoarece o abordare scattergun va mânca doar resursele dvs. fără a oferi rezultate. Căutați contracte care să se potrivească cu abilitățile și experiența dvs. pentru a vă oferi cea mai bună șansă de a fi cel puțin pe lista scurtă.
este la fel de important să stabiliți ce valoare va aduce contractul afacerii dvs. – la urma urmei, nu are rost să vă asigurați un proiect dacă vă acoperiți doar costurile.
gândiți-vă ce resurse veți avea nevoie pentru a livra munca la un standard ridicat și dacă va trebui să investiți în personal suplimentar, inclusiv lucrători temporari și echipamente noi.
Verificați că nu veți fi exclus automat deoarece nu aveți competențele, calificările sau acreditările profesionale potrivite și, dacă este cazul, luați în considerare costul călătoriei la locația clientului. Unele organizații, cum ar fi consiliile, vă solicită să vă înregistrați online înainte de a licita, deci identificați-vă perspectivele cheie și configurați un cont pentru a economisi timp și pentru a afla mai devreme despre cele mai recente proiecte oferite.
ca parte a procesului de licitare a contractelor, atât organizațiile din sectorul public, cât și cele din sectorul privat vor verifica probabil scorul dvs. de credit pentru afaceri pentru a vedea cât de stabilă este afacerea din punct de vedere financiar. Un rating de credit slab este un semn de avertizare că este posibil să nu vă puteți îndeplini promisiunile, deoarece nu vă puteți plăti propriii furnizori.
uneori, o supraveghere aparent minoră, cum ar fi neactualizarea detaliilor dvs. cu Companies House, vă poate reduce scorul și vă poate pune în dezavantaj. Rulați un control financiar de sănătate al companiei dvs. utilizând serviciul My Business Profile Experian înainte de licitare și veți vedea imediat ce factori afectează scorul dvs. și începeți să îl îmbunătățiți.
în cele din urmă, dar nu în ultimul rând, decideți dacă să scrieți oferta dvs. internă sau să comandați un profesionist să o facă pentru dvs. Deși ar putea părea mai rentabil să o faceți singur, amintiți-vă că ați putea devia resursele de la munca facturabilă și că este posibil să nu aveți experiența de a licita eficient. Angajarea unui profesionist vă poate îmbunătăți șansele, dar este, de asemenea, o cheltuială suplimentară care oferă returnări numai dacă asigurați contractul.
cum funcționează procesul de licitație?
în general, există două tipuri de licitații – deschise și restricționate.
ce sunt licitațiile deschise?
o licitație deschisă implică răspunsul la o oportunitate anunțată, apoi echipa de achiziții trimite o invitație la licitație (ITT) sau RFP (cerere de propunere).
ce sunt ofertele restricționate?
o licitație restrânsă tinde să fie un proces în două etape, în care părțile interesate sunt preselectate utilizând un chestionar de precalificare (PQQ). Acest lucru este în mod normal, deoarece organizația primește un număr mare de aplicații și trebuie să identifice rapid pe cei care îndeplinesc cerințele lor. De obicei, vi se va cere să trimiteți informații corporative și financiare, precum și detalii despre experiența, capacitatea, capacitatea și standardele de calitate. Deși completarea unui PQQ s-ar putea simți ca un alt cerc prin care să sari, vă poate economisi timp la licitarea pentru munca pentru care afacerea dvs. nu ar fi eligibilă.
scrierea documentului de licitație
fie că ați trecut de PQQ, fie că ați fost invitat la licitație direct, documentul de licitație este o șansă de a vă prezenta capacitățile în detaliu și de a depăși concurența. Fii clar pe ce valoare puteți adăuga și asigurați-vă că declarația dumneavoastră este succint, fără scrimping pe detalii.
este de la sine înțeles că ar trebui să răspundeți la fiecare întrebare și să includeți informații esențiale, cum ar fi costurile, intervalul de timp, experiența și modul în care veți livra proiectul. De asemenea, va trebui să furnizați informații justificative, cum ar fi o certificare ISO. Deși este posibil să nu pierdeți neapărat dacă nu aveți această certificare, puteți pierde dacă alți ofertanți o fac.
cu majoritatea muncii grele depuse, aveți grijă să nu cădeți la obstacolul final. Acordați-vă mult timp și cereți cel puțin unei alte persoane în care aveți încredere să vă dovedească documentația de licitație pentru erori de lizibilitate și ortografie și gramatică. Întotdeauna susțineți-vă afirmațiile cu dovezi și amintiți-vă că lucrați la un termen strict, deci asigurați-vă că cererea dvs. ajunge la timp sau va fi eliminată.
ce se întâmplă în continuare?
cu oferta depusă, tot ce puteți face este să așteptați să auziți dacă ați câștigat sau nu. ITT (invitație la licitație) stabilește sistemul de punctare care va fi utilizat pentru a judeca cererile și este, în general, o împărțire între preț și calitate – de exemplu, o pondere de 60% la preț și 40% la calitate. Un sistem de notare utilizat în mod obișnuit este cunoscut sub numele de ofertă cea mai avantajoasă din punct de vedere economic (carne).
odată ce echipa de achiziții a ajuns la o decizie, compania câștigătoare este contactată și va începe să lucreze la proiect, în funcție de intervalul de timp convenit.
cu toate acestea, încercați să nu vă descurajați dacă nu ați câștigat contractul, mai ales la prima încercare. Concurența este acerbă și scrierea ofertelor, așa cum am văzut, este o abilitate care poate dura ani de zile pentru a se perfecționa. În schimb, gândiți – vă la ceea ce ați putea face mai bine în viitor și cereți întotdeauna feedback-lucru pe care organizațiile din sectorul public trebuie să îl furnizeze în termen de 15 zile.
feedback-ul constructiv vă oferă impulsul de a aduce îmbunătățiri în întreaga afacere și de a vă informa activitățile de licitație, stabilindu-vă pe drumul cel bun pentru câștigurile viitoare.
Faceți clic aici pentru a afla cum serviciul My Business Profile Experian vă poate ajuta să vă îmbunătățiți scorul de credit înainte de a începe procesul de licitație.