recent HRCI kPa a aprobat „Investigații fără ezitare” webinar a mers în jos în cărțile de istorie ca fiind cel mai popular webinar nostru vreodată! De asemenea, a fost co-găzduit de fordharrison, firma de avocatură parteneră a KPA.
desigur, angajatorii care au participat la webinar au avut o mulțime de întrebări. Mai jos sunt cele mai frecvente întrebări pe care le-au pus experții noștri și răspunsurile lor la cele mai bune practici.
Î: Care este responsabilitatea HR-ului atunci când un angajat face o plângere cu privire la un alt angajat care îl hărțuiește, dar atunci reclamantul spune că pur și simplu renunță și nu dorește să depună o plângere oficială?
A: de fiecare dată când o plângere sau o preocupare este adusă în atenția HR sau a conducerii, aveți datoria de a investiga pe deplin problema. Chiar dacă angajații indică faptul că „doar ventilează.”Dacă se întâmplă un comportament inadecvat, doriți să fiți sigur și să îl abordați cât mai curând posibil pentru a preveni problemele sau revendicările viitoare.
Î: Dacă nu punem acuzatului întrebarea directă: „ai hărțuit-o pe Nancy?”, atunci care ar trebui să fie întrebarea noastră?
A: ar trebui să începeți prin a pune întrebări mai generale, cum ar fi: „Spuneți-mi despre relația dvs. de lucru cu Nancy?”sau” Spune-mi despre interacțiunile tale de zi cu zi cu Nancy.”Puteți trece apoi la o întrebare mai ascuțită despre situație: „spune-mi despre un incident care a avut loc la data XYZ între tine și Nancy.”
încercați să evitați punerea acuzatului în defensivă întrebând direct: „ați hărțuit-o Sexual pe Nancy?”
Q: Angajatorul are obligația de a raporta hărțuirea sexuală la poliție?
A: nu, angajatorul nu are obligația de a raporta hărțuirea sexuală la poliție. Cu toate acestea, dacă rezultă agresiune sexuală, ar trebui să o raportați poliției și să încurajați victima să depună un raport al Poliției. În calitate de angajator, doriți să vă asigurați că vă protejați întregul loc de muncă.
Î: este valabil să întrebați acuzatul dacă este dispus să se supună unui poligraf chiar dacă angajatorul nu intenționează să facă acest lucru?
A: Nu, dacă angajatorul nu intenționează să administreze un test poligraf, nu aș recomanda să pun întrebarea. Dacă angajatul spune da, iar angajatorul nu respectă, arată o lipsă de credibilitate din partea angajatorului.
Î: pe baza NLRB, avem voie să cerem victimei să păstreze lucrurile confidențiale?
A: A existat o hotărâre judecătorească în 2017 privind investigațiile și confidențialitatea în care Consiliul Național pentru Relații cu munca (NLRB) a anunțat o nouă regulă care interzice angajatorilor să utilizeze politici generale care interzic discuțiile angajaților cu privire la investigațiile în curs.
NLRB a declarat că un angajator poate interzice discuțiile cu privire la investigațiile în curs numai dacă demonstrează de la caz la caz că are o justificare legitimă și substanțială de afaceri care depășește drepturile unui angajat din Secțiunea 7.
în cursul oricărei investigații, angajatorul trebuie să stabilească dacă martorii au nevoie de protecție, probele sunt în pericol de a fi distruse, mărturia este în pericol de a fi fabricate sau a existat necesitatea de a preveni o mușamalizare.
pentru informații suplimentare despre acest subiect puteți face referire la:
restricțiile NLRB privind solicitările de confidențialitate ale angajatorului în investigațiile la locul de muncă rămân după decizia circuitului D. C.
Î: întrebările și răspunsurile noastre de investigație ar trebui să fie scrise/înregistrate textual sau putem rezuma răspunsurile?
A: întrebările dvs. ar trebui să fie pe deplin scrise și documentate. Răspunsurile pot fi rezumate. Cu toate acestea, dacă există o frază sau un citat care este o piesă importantă a anchetei, ar trebui să documentați pe deplin acest lucru cu citate, notând că este un citat direct.
Î: Este OK să cereți angajaților să completeze un formular inițial de reclamație scrisă dacă vin în biroul meu pentru a vorbi despre o situație care s-a întâmplat la locul de muncă?
A: da, ar fi considerată o bună practică ca angajatul să depună o plângere scrisă angajatorului. Angajatul trebuie să semneze și să dateze declarația scrisă.
îi puteți antrena pentru a oferi cât mai multe detalii cu privire la situație și pentru a numi orice martori potențiali.
Î: Care sunt recomandările dvs. cu privire la martorii care scriu declarații ca parte a procesului de interviu?
a: încurajăm foarte mult colectarea declarațiilor scrise de la acuzator, acuzat și orice martori. Aceste declarații vă vor ajuta să faceți o copie de rezervă a notelor de interviu.
Î: Există îngrijorări cu privire la semnarea de către intervievați a notelor discuției după interviu pentru a verifica dacă notele sunt corecte?
A: nu există nicio problemă cu solicitarea persoanelor intervievate să semneze declarațiile lor scrise. De fapt, este considerată o bună practică ca persoanele intervievate să semneze și să dateze declarația scrisă.
Î: Care este recomandarea dvs. de păstrare a documentației?
A: trebuie să dețineți documentația de investigație atât timp cât angajatul este un angajat activ și cel puțin 3 ani de la data încetării.
Î: Aveți vreo idee despre înregistrarea interviurilor?
A: nu recomandăm înregistrarea interviurilor.
Î: Cât ar trebui să dureze o investigație? Când un reclamant este foarte supărat și vrea să fie îngrijit acum, cum mă descurc cu asta?
A: o investigație ar trebui să înceapă imediat după ce ați devenit conștient de o situație. În funcție de câți martori sunt implicați și de câte persoane trebuie intervievate, o anchetă ar trebui să dureze 24-72 de ore.
Î: În ce moment, după ce ați primit o plângere scrisă sau prin e-mail de la un angajat hărțuit, anunțați partea acuzată că există o cerere de hărțuire împotriva lor? Așteptați până când vor avea loc investigațiile?
A: nu sunteți obligat să dezvăluiți specificul cererii și nici persoana care a înaintat cererea. Vă recomandăm să nu dezvăluiți aceste informații pentru a vă proteja împotriva represaliilor și a eventualelor reacții adverse.
în timpul interviurilor, vă recomandăm să vă concentrați asupra adresării de întrebări în legătură cu situația(situațiile) raportată (e).
Î: Dacă martorii discută un interviu/investigație cu colegii de echipă, îi putem disciplina pentru a face acest lucru?
A: doriți să vă asigurați că ați dat dezvăluirea corectă în timpul interviului de investigație. Subliniați că orice informație împărtășită în timpul procesului de investigare ar trebui să rămână confidențială și nu ar trebui discutată cu nimeni în afara interviului.
dacă angajatul încalcă această politică, acesta poate fi disciplinat.
Î: puteți forța un martor să participe la o anchetă dacă a fost numit de hărțuit ca martor? Ce faceți atunci când potențialii martori refuză să se implice?
A: dacă angajații refuză să participe la o investigație la locul de muncă, aceștia pot fi reziliați din cauză.
a existat un caz în instanță în 2016, Gilman v.Marsh & McLennan Cos. 15-0603-cv (L), în care Curtea de Apel a SUA a decis că un angajat poate fi reziliat pentru cauză dacă refuză să participe la o anchetă.
a doua instanță de circuit a declarat, factorul decisiv a fost dacă ordinele de cooperare în interviuri au fost rezonabile. Dacă da, angajații ar putea fi reziliați în mod corespunzător pentru motivul refuzului de a „respecta un ordin direct, neechivoc și rezonabil al angajatorului.”
Î: Ce faceți atunci când comportamentul a fost raportat și managementul nu abordează comportamentul și continuă?
A: dacă persoana căreia i s-a făcut cererea nu face nimic pentru a investiga cererea, angajatul poate duce cererea unui alt membru al conducerii sau o poate duce direct la Agenția de stat aplicabilă sau la EEOC. Dacă sunteți membru al conducerii și sunteți conștient de o reclamație, aveți responsabilitatea de a o duce la un nivel superior de conducere sau la un proprietar.
î: m-am dus pe site-ul EEOC și nu am putut localiza tipurile de întrebări pe care le folosesc într-o investigație. Sau ar fi trebuit să fac clic pe link pentru a depune un raport?
A: link-ul pentru a accesa Întrebările de interviu pe site-ul EEOC este eeoc.gov/policy/docs/harassment.html. întrebările sunt situate la jumătatea paginii.
Î: Ce se întâmplă dacă nimeni nu are voie să facă o plângere la HR? În organizația noastră, angajaților li se spune că nu pot contacta resurse umane pentru nimic și pot merge doar la supraveghetorul lor, chiar și atunci când au o problemă cu supraveghetorul lor.
A: unul dintre rolurile principale ale resurselor umane este de a sprijini angajații și de a ajuta compania să respecte legile de stat și federale privind ocuparea forței de muncă. Resursele umane joacă un rol semnificativ în atenuarea expunerii unei companii la răspunderea potențială pentru problemele legate de ocuparea forței de muncă.
vă încurajăm să vă revizuiți politica actuală și să vă încurajăm cu tărie să implementați o politică a ușilor deschise. O parte semnificativă a unei politici eficiente anti-hărțuire conformă este de a oferi mai multe metode de raportare a reclamațiilor, inclusiv nu numai managerul direct al angajatului, ci și resursele umane, orice membru al conducerii și agențiile externe.
doar permiterea angajaților să raporteze problemele managerului lor este foarte limitativă, mai ales dacă problema se referă la managerul lor. Angajaților ar trebui să li se ofere mai multe opțiuni pentru a raporta probleme și preocupări.
Î: Cum puteți promite angajaților că nu vor exista represalii dacă, de îndată ce supraveghetorii află despre reclamațiile angajaților, programează oamenii diferit, îi tratează diferit, le dau sarcini mai grele etc.?
A: dacă un manager ia o acțiune negativă împotriva unui angajat pe baza faptului că angajatul aduce o plângere sau o preocupare cu privire la acel manager sau la orice altă persoană, managerul ar trebui să fie disciplinat și să i se reamintească politica anti-represalii a companiei. Răzbunarea împotriva unui angajat pentru o activitate protejată este ilegală și ar putea duce la un proces foarte costisitor pentru companie.
mai jos este un link către EEOC cu informații suplimentare privind represaliile.
represalii: considerații pentru managerii Agenției Federale
Î: Ce se întâmplă dacă nu este o problemă de hărțuire sexuală verbală, dar a fost o infracțiune vizuală? De asemenea, ce se întâmplă dacă angajații greșesc hărțuirea sexuală ca „doar călărind?”
A: indiferent dacă infracțiunea este verbală sau vizuală, veți dori să investigați problema.
în timp ce efectuați o investigație, puteți determina cel mai adesea că o plângere de hărțuire reprezintă un comportament inadecvat la locul de muncă. Angajatul care afișează comportamentul inadecvat ar trebui să fie consiliat și potențial disciplinat.
aceasta este, de asemenea, o oportunitate de a comunica tuturor angajaților așteptările pentru comportamentul la locul de muncă.
Î: Dacă o persoană depune o plângere împotriva cuiva, acuzatul nu are dreptul să știe cine este acuzatorul și plângerea specifică? Știu că ați sfătuit să nu puneți întrebări de conducere și nu întrebați doar în mod deschis „ai făcut xyz…?”, dar la un moment dat, ar trebui să știe care este plângerea exactă și cine s-a plâns, deoarece nu ar trebui să existe nicio așteptare de confidențialitate în timpul unei anchete.
A: o investigație ar trebui să fie întotdeauna confidențială și numai cei care efectuează ancheta ar trebui să aibă detaliile complete.
un angajator nu este obligat sau obligat să dezvăluie cine a depus o preocupare și specificul preocupării/reclamației. Doriți să vă asigurați confidențial cât de mult puteți. Preocupările privind represaliile și reacțiile adverse devin cu atât mai semnificative dacă acuzatorul și revendicarea specifică au fost dezvăluite acuzatului.
ca atare, nu vi se cere să spuneți acuzatorului despre rezultatele specifice ale anchetei și nici despre acțiunea specifică care a fost întreprinsă, ci doar că a fost efectuată o anchetă și au fost luate măsurile corespunzătoare.
Î: Dacă orice persoană care face o plângere, este un martor, este acuzat, etc. în timpul unei investigații se întoarce la zona lor de lucru sau chiar în afara muncii și discută cazul, întrebările adresate, răspunsurile lor cu alți potențiali martori… poate angajatorul să-i disciplineze sau ar trebui cel puțin să-i facem conștienți de faptul că activitatea lor a fost raportată și să le dea un avertisment verbal. Simt că până atunci s-ar putea să fi contaminat deja alți martori și chiar să fi provocat perturbări suplimentare ale operațiunilor.
A: Doriți să vă asigurați că deschideți interviurile de investigație cu declarația privind confidențialitatea și consecințele încălcării confidențialității.
dacă sunteți preocupat de confidențialitate, poate doriți să plasați persoanele implicate într-un concediu administrativ plătit până la finalizarea investigației. Dacă un angajat este plasat în concediu administrativ, doriți să vă asigurați că comunicați așteptarea confidențialității și comunicarea cu colegii în timpul concediului.
dacă un angajat vorbește cu colegii sau cu alți martori, doriți să vă asigurați că luați măsuri disciplinare prompte și imediate, care ar putea include rezilierea. Vera HR de la kPa oferă acces online și on-call la o echipă de experți certificați în resurse umane, cu cunoștințe atât despre legile de stat, cât și despre cele federale.
acesta este doar un gust de informații utile fiind partajate la webinarii KPA lui. Înregistrați-vă pentru o sesiune viitoare astăzi.
- Share +