cu toții folosim e-mailul, dar câți știu de fapt să abordeze bine un e-mail? Cunoașterea eticii și a modului corect de adresare a e-mailurilor este crucială atunci când vine vorba de afaceri oficiale în care adresarea greșită a unui destinatar vă poate descalifica sau vă poate face să păreați incompetent.
vom analiza în primul rând etica implicată în comunicarea prin e-mail înainte de a analiza cum să abordăm corect un destinatar necunoscut într-un e-mail. Având elementele de bază ale etichetei de e-mail vă va ajuta să apreciați pe deplin formatul corect de adresare.
cuprins
etica de luat în considerare într-un e-mail profesional
când vine vorba de e-mail profesional, trebuie să fii mult mai formal decât în scrierea e-mailurilor normale. Regula care reglementează tipul de e-mailuri pe care le trimiteți se numește etichetă de e-mail. Vă ajută să evitați trimiterea de e-mailuri informative străine și irelevante. Cu alte cuvinte, te învață cum să comunici în mod corespunzător.
cu aceste reguli simple de mai jos, ar ști Dos și Interdicții într-un e-mail profesional.
1. Utilizați O Adresă De E-Mail Profesională.
dacă utilizați propria adresă de e-mail personală pentru activități de angajare, asigurați-vă că e-mailul vă transmite numele complet; un exemplu este [email protected]
este mai potrivit pentru uz profesional. Spre deosebire de utilizarea poreclelor, mânerelor, referințelor obscure sau inițialelor, cum ar fi [email protected] sau [email protected].
dacă lucrați într-o companie, ar trebui să utilizați adresa de e-mail a companiei. Este bine să aveți două adrese de e-mail separate, una pentru uz personal și cealaltă în scopuri de afaceri sau de muncă. Vă va permite să păstrați mesaje de e-mail fără legătură și personale din corespondența de afaceri.
pentru uz profesional, asigurați-vă că contul dvs. de e-mail este semnat la Gmail, Yahoo sau Hotmail, deoarece acestea sunt cele mai populare.
2. Alegeți Salutări corecte prin e-mail
evitați stilurile colocviale de salutări, ca și cum ați ajunge din urmă cu un vechi prieten, în special în e-mailuri. Aceasta include Salutări informale ,cum ar fi’ Hei ” ce sap ‘sau’ Yo ‘ într-un cadru profesional de e-mail. Sunt prea relaxați și nepotriviți. De asemenea, destinatarul dvs. ar avea o impresie proastă despre dvs.
dacă doriți să mergeți un pic lighthearted, ai putea folosi ‘Hello’ sau ‘Hi’ atunci când se adresează destinatarului. Există mai mult de e-mail salut decât doar salut sau hi și așa mai departe. După cum ați citit mai departe în articol, ne-ar Adresa ce e-mail Salutări ar trebui să utilizați.
3. Păstrați un ton profesional
când vine vorba de e-mailuri, este dificil să știți cum sunteți perceput. Poți fi arătos, dar totuși să rămâi profesionist. Trebuie să evitați situațiile în care cuvintele dvs. ar putea fi interpretate greșit sau comunicate greșit din cauza diferențelor culturale, în special în e-mailurile dvs.
de asemenea, evitați umorul dacă doriți ca mesajul dvs. să fie luat în serios. Mesajul dvs. ar putea fi pierdut fără tonul potrivit sau expresiile faciale. De multe ori, cuvintele rostite și percepute ca amuzante sunt diferite atunci când sunt scrise. De asemenea, evitați să folosiți fraze negative sau cuvinte extreme, mai ales atunci când intenționați altfel, deoarece vă fac să păreați enervat, îngrijorat sau anxios.
4. Utilizați linii de subiect bine definite și scurte
este recomandabil să aveți o linie de subiect descriptivă clară. Acesta va diferenția e-mailul dvs. de celelalte. De asemenea, oferă destinatarului informații despre e-mailul dvs. înainte de a vă citi mesajul.
ar trebui să aibă maximum șase cuvinte și trebuie să fie foarte scurt. Linia dvs. de subiect trebuie să fie scrisă cu precizie și fără umor.
liniile de subiect trebuie scrise cu îndrăzneală. Acest lucru ajută la identificarea ușoară, mai ales dacă destinatarul are o mulțime de e-mailuri care inundă căsuța de e-mail. Dacă nu aveți un subiect sau aveți, dar nu oferă destinatarului o idee despre conținutul e-mailului dvs., există șanse mari ca e-mailul dvs. să nu fie citit.
5. Verificați Lungimea Paragrafului.
o lungime de e-mail poate fi foarte dificilă, mai ales atunci când nu există un număr de caractere. Evitați paragrafele lungi, ca atare șase până la zece paragrafe. Un maxim de cinci paragrafe ar trebui să fie mesajul dvs. de e-mail. Cu patru propoziții în fiecare paragraf.
și asigurați-vă că e-mailul indică în mod clar scopul mesajului dvs. Deoarece linia de subiect oferă cititorului un indiciu, corpul scop al e-mailului ar oferi doar o explicație definită și precisă.
rețineți că, dacă aveți multe de spus, comunicați-l prin alte canale. Un mesaj de e-mail nu este un chat telefonic pe care îl puteți vorbi ore întregi până când telefonul dvs. va muri.
când este prea lung, pune destinatarul în afara. Fii informativ și evită să fii emoțional.
6. Alegeți Cu Atenție Punctuațiile.
fiți atenți la punctuațiile pe care le utilizați în e-mail. Fiecare propoziție ar trebui să aibă semnele de punctuație terminale corespunzătoare; fie un semn de întrebare (?), oprire completă (.), Virgulă (,), un semn de exclamare (!), sau punct și virgulă (;).
folosiți semne de exclamare la fel de puțin cum folosiți semne de întrebare. Semnele de exclamare sunt considerate neprofesionale. Deci, cel mai bine este să evitați să le folosiți.
utilizați punct și virgulă (;) unde doriți să conectați două propoziții legate și virgulă (,) ca o conjuncție pentru a conecta clauze independente.
semne de întrebare (?) sunt utilizate la sfârșitul enunțurilor discutabile și un punct complet la sfârșitul fiecărei propoziții.
un exemplu: ați vorbit cu Departamentul de resurse umane? Dacă sunt dispuși să negocieze cu Termenii condițiilor, ar exista o creștere a indemnizațiilor lor.
7. Corectați Mesajul Înainte De A Trimite E-Mailul.
înainte de a apăsa butonul de trimitere, verificați dacă există greșeli de ortografie, acord subiect-verb și alte erori gramaticale.
verificați Cazul propoziției. Utilizați dimensiunea standard a fontului de 12 și tipul de font de Calibri, Times New Roman sau Arial. Evitați fonturile traznite sau multicolore cu culori care ar răni ochii care necesită ochelari înainte de a putea citi mesajul.
folosiți întotdeauna culoarea standard care este negru, nu folosiți frecvent caractere aldine sau cursive. Evitați greșelile pe care cititorul dvs. le va prinde cu siguranță. Nu utilizați Emoji, abrevieri sau adăugați avertismentul’ trimis de pe telefonul meu’ în e-mail. Este extrem de neprofesional și oferă o percepție proastă despre tine.
în cele din urmă, verificați dacă există un bloc de semnătură dacă ați introdus numele și adresa de e-mail corectă a destinatarului înainte de a apăsa pe butonul ‘Trimite’.
cum să adresați un e-mail unei persoane necunoscute
indiferent dacă știți sau nu numele sau sexul destinatarului, este important să știți ce Salutare este adecvată. Acesta va determina dacă destinatarul continuă să vă citească e-mailul sau nu. În această secțiune a articolului, vom identifica cele mai bune modalități de a aborda astfel de situații și de a evita cazul de a trimite ceea ce nu intenționați, persoanei necunoscute.
iată câteva sfaturi de luat în considerare atunci când trimiteți un e-mail unei persoane necunoscute;
1. Adresa destinatarului cu numele
cel mai bun salut de utilizat atunci când scrieți un e-mail profesional este să vă adresați destinatarului după numele său. Dacă nu cunoașteți sexul persoanei, puteți încerca să aflați detaliile persoanei căreia îi trimiteți e-mailul de la companie.
de exemplu, ai putea folosi ‘dragă’ sau ‘dragă’, dar nu după mai multe schimburi de e-mail. De asemenea, este un pic de modă veche și mai puțin formală. Prin urmare, o modalitate politicoasă și modernizată de a vă adresa destinatarului ar trebui să fie ‘Stimate prenume’ sau ‘Stimate nume de familie.’
cu alte cuvinte, ‘Dragă doamnă Catherine’ sau ‘Dragă domnule Jones. În acest fel, sună mai formal decât tonul de modă veche.
pentru un schimb de e-mail, puteți răspunde adresându-i numele pe care l-au folosit în e-mailul anterior către dvs.
2. Pentru un gen necunoscut
aceasta este cea mai dificilă parte atunci când scrieți un e-mail formal. Dacă nu puteți obține numele destinatarului, puteți folosi ‘Stimate domn/ doamnă’, deoarece este mai puțin personal și politicos. Acesta a fost frecvent utilizat într-un context African. Este neutru, deci poate fi folosit chiar dacă nu cunoașteți sexul destinatarului.
dar dacă știi sexul destinatarului, ai putea folosi fie ‘DearMadam sau DearSir’ în funcție de el sau ea. Este, de asemenea, una dintre cele mai bune opțiuni de utilizat atât pentru e-mailuri profesionale, cât și pentru scrisori formale.
3. Utilizarea titlurilor de locuri de muncă
acest lucru se aplică atunci când cunoașteți titlul postului destinatarului. Ar trebui să utilizați titluri de locuri de muncă care se potrivesc cu poziția destinatarului. De exemplu, ‘Stimate Manager de Resurse Umane’ sau ‘către managerul de resurse umane’. Acest lucru îi spune destinatarului că sunteți conștient de poziția pe care o dețin și vă oferă un credit suplimentar atunci când este vorba de aplicații pentru locuri de muncă.
de asemenea, puteți utiliza numele companiei dacă nu cunoașteți titlul destinatarului. Un exemplu clar este, ‘ dragă companie Incorp. Acest lucru arată că e-mailul este destinat companiei. Aceasta descrie mesajul pe care îl cunoașteți despre compania destinatarului și acest lucru vă oferă, de asemenea, scoruri mai ales dacă este pentru o cerere de angajare.
4. O adresă de e-mail generică
în cazul în care trimiteți un e-mail la o adresă de e-mail generică, puteți utiliza ‘pentru cine se referă’. Sună pasiv și puțin agresiv; în funcție de contextul în care a fost folosit. În unele cazuri, destinatarul ar putea crede că nu îi privește și întrerupe citirea.
este bine să-l utilizați atunci când scrieți scrisori de intenție pentru aplicații de locuri de muncă, deoarece este foarte impersonal. Dar dacă este destinat e-mailurilor de birou, ați putea dori să adăugați ‘Thankyouforyourtime’ în propoziție pentru a înmuia tonul.
5. Folosind Salutări mai puțin formale
în nici un caz, ar trebui să utilizați ‘Hi ‘, ‘Salutări’ sau ‘Hi there’ sau ‘Hello There’, acestea nu sunt cele mai bune opțiuni pentru a adresa e-mailuri unei persoane necunoscute, mai ales atunci când încercați să rămâneți formal. Le puteți folosi dacă cunoașteți destinatarul și dacă este pentru un conținut informal.
când doriți să rămâneți mai puțin formal sau strict, ar trebui să mergeți cu ‘Hello Name’ sau Hi Name.’Cu alte cuvinte,’ HelloMrJames ‘sau’ HiMrsLaura. Acestea sunt modalități simple și ușoare de a începe mesajele dvs. de e-mail. Dacă destinatarul dvs. este o femeie și nu sunteți sigur dacă este căsătorită pentru a ști ce Titlu să utilizați, cel mai bine utilizați ‘Ms, aceasta acoperă atât femeile căsătorite, cât și cele necăsătorite.
concluzie
utilizarea salutărilor profesionale este foarte importantă, deoarece este primul lucru pe care destinatarul îl vede în e-mailul dvs. Acest lucru nu înseamnă că ar trebui să începeți e-mailul frumos și să îl terminați oribil, lăsând un gust acru în gura destinatarului. Utilizarea liniei corecte de închidere a e-mailului și a semnărilor lasă afișările potrivite, deoarece este ultimul lucru pe care îl citește destinatarul.
ai putea încheia cu ‘Mulțumesc’, ‘mulțumesc pentru timpul acordat’, ‘aștept cu nerăbdare să lucrez cu tine’, ‘să ai o zi minunată’ sau ‘Aștept cu nerăbdare următoarea noastră conversație’, ca linii de încheiere. Și cu semnări bune ,cum ar fi’ cu sinceritate’,’ cu respect sau cu respect’,’ cu stimă’,’ cu respect ‘sau’ cordial, apoi blocul de semnătură și numele complet.
utilizarea oricăreia dintre aceste linii de închidere și semnări ar completa mesajul dvs. de salut și de e-mail. Și este probabil să influențeze un răspuns rapid și pozitiv.
care sunt sfaturile dvs. despre eticheta e-mailului și cum adresați e-mailurile unui public necunoscut?
cinci Takeaways cheie;
- alegeți linia de subiect cu înțelepciune. Trebuie să fie scurt și concis.
- folosiți felicitări profesionale, linii de închidere și semnări.
- rămâneți prietenos, formal și evitați sarcasmul pe tot parcursul mesajului.
- verificați gramatica, punctuația și ortografiile.
- verificați frecvent și răspundeți prompt la e-mailurile dvs.